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新人入職必知Email文化“潛規(guī)則”

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2020-09-21  來源:愛詞霸  作者:foodtrans
核心提示:對職場新人來說,電子郵件究竟暗藏何種玄機(jī)?電子郵件溝通是日常工作中一個重要的內(nèi)容,很多時(shí)候,職場新人容易忽視郵件溝通中一

對職場新人來說,電子郵件究竟暗藏何種玄機(jī)?

電子郵件溝通是日常工作中一個重要的內(nèi)容,很多時(shí)候,職場新人容易忽視郵件溝通中一些看似簡單,但實(shí)際重要的環(huán)節(jié)。恰恰就是這些不經(jīng)意的行為,讓你踩上雷區(qū),久而久之,帶來極大的負(fù)面影響。對剛剛開始職業(yè)生涯的人來說,具備良好的電子郵件溝通技巧,不僅對奠定成功的事業(yè)基礎(chǔ)非常關(guān)鍵,也是職業(yè)生涯中需要擁有的重要品質(zhì)之一。

秘籍1.要準(zhǔn)確設(shè)定郵件的語氣和語調(diào)!

當(dāng)你與一個人面對面說話時(shí),你可以運(yùn)用你豐富的面部表情、語音語調(diào)、手勢以及身體語言,這些都是確定談話基調(diào)的主要因素。但是,當(dāng)你用郵件進(jìn)行溝通時(shí),這些因素就無法起作用了。

當(dāng)你撰寫一封工作郵件時(shí), 主題和頭三個字,常常決定了這封郵件的主基調(diào)!比如郵件開頭的問候語使用諸 如:“Hello Peter”、“Dear colleagues” 或者“Dear leadership team”等友好、恰當(dāng)?shù)脑~語,能幫助整封郵件營造出一個良好的交流氛圍。

而郵件的結(jié)尾同樣關(guān)鍵。請使用 “kindly”、“please”、“let us”、“thanks for your help”、“best regards”、“I look forward to meeting you”等有禮貌的語句結(jié)尾。

總而言之,職場郵件要用“親切問候”開頭,用“感謝語句”結(jié)尾!

秘籍2.郵件的主題要與內(nèi)容保持一致!

我們經(jīng)常會收到缺少主題,或郵件主題與內(nèi)容南轅北轍的郵件。這類錯誤常常發(fā)生在職場新人中,如果你也犯了這種糟糕的錯誤,千萬不要僥幸你會給別人留下好印象,或者你能從眾多的競爭者中脫穎而出。

秘籍3.避免使用短信語言和表情符號等非正式的語言!

如同所有的商務(wù)郵件一樣,職場郵件也屬于正式溝通的范疇。作為職場人士,在溝通中,一定要避免使用短信語言以及表情符號,如代表微笑的符號“: - )”。

實(shí)際上,在工作中,郵件正在取代面對面的溝通(face-to-face communication)和會議(meeting)。文字不僅可以表達(dá)你的思想,還可以體現(xiàn)你在職場上為人處事的態(tài)度——積極樂觀、嚴(yán)謹(jǐn),或是隨意馬虎、不專業(yè)。

 秘籍4.標(biāo)點(diǎn)符號、語法、拼寫,都要一絲不茍!

你不妨設(shè)想一下,當(dāng)收件人閱讀一封用詞不當(dāng)、充斥著語法錯誤的郵件時(shí),會有怎樣的感受?所以,在撰寫每一封電子郵件時(shí),你都要遵守語法規(guī)則,避免用詞不當(dāng)和語法錯誤。時(shí)刻牢記:職場電子郵件也必須遵守傳統(tǒng)書信的語法規(guī)則和風(fēng)格。

秘籍5.在發(fā)送之前,多想、多查、多讀幾遍寫好的郵件!

通過反復(fù)的閱讀,就能確定你的郵件是否符合邏輯,是否有語法或拼寫錯誤,是否準(zhǔn)確表達(dá)了你的想法和意圖等。仔細(xì)檢查郵件內(nèi)容和拼寫錯誤是不可缺少的重要環(huán)節(jié),在對這些錯誤一一糾正后,方可點(diǎn)擊郵件的“發(fā)送”按鈕。再一次強(qiáng)調(diào):Review messages before sending!

秘籍6.避免使用表達(dá)絕對或負(fù)面意思的詞語!

職場郵件溝通中,請把握好字里行間的規(guī)則。盡量避免使用“不可能”、“做不到”等詞語。除此之外,在職場上,切忌發(fā)送負(fù)面或含有批評內(nèi)容的電子郵件,包括對公司的看法,評價(jià)個人隱私等內(nèi)容。職場如戰(zhàn)場,一定要遠(yuǎn)離負(fù)面話題的電子郵件!

對職場新人來講,職場郵件不僅僅是寫出內(nèi)容那么簡單,更重要的是如何表達(dá)得當(dāng)。有些時(shí)候,禮儀和規(guī)則甚至比內(nèi)容本身還要重要。恰如其分的表達(dá),會幫助你快速融入職場,實(shí)現(xiàn)你的職業(yè)理想和宏偉抱負(fù)。現(xiàn)在你要做的是:積極觀察、學(xué)習(xí)和實(shí)踐;勇于迎接挑戰(zhàn),將自己的郵件溝通能力和寫作技巧提升到一個全新的高度!

1. If you use an angry tone in email, your reader will probably answer in anger.

2. 切忌用公司郵箱給獵頭公司發(fā)自己的簡歷或求職信!

3. 一定不要用公司郵箱發(fā)送個人信息或把公司郵件轉(zhuǎn)到個人信箱中。

4. 收到郵件后,一定要仔細(xì)閱讀,深思熟慮后再回復(fù)郵件。

(來源:愛詞霸)

更多翻譯詳細(xì)信息請點(diǎn)擊:http://www.trans1.cn
編輯:foodtrans01

 
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