我國實行對外開放以來,對外貿易得到迅速發展。WTO的成功加入,使我國的對外貿易事業有了突破和發展。作為對外貿易中的一種基本的通訊聯絡方式,商務英語書信也得到廣泛應用。對于外貿專業的學生以及從事對外貿易的工作者來說,熟練掌握商務英語書信的格式與結構并加以應用,是不可或缺的一項技能。
　　
  商務英語書信有自己獨特的格式與結構。雖然現在的人們喜歡標新立異,喜歡以一種更隨意、更友好的方式進行交往,但是,為了避免寄信方和收信方之間由于格式、結構的不統一而引起的混亂,以及由此而帶來的查找不便、使雙方花費不必要的時間,所以,最安全、最有效的方法就是遵循國際上常用的、約定俗成的格式與結構。一旦選定一種格式與結構,最好是堅持使用,不能想改就改,想換就換,否則就會給對方一種不穩定、不踏實的感覺,會引起一些意想不到的麻煩,有可能最后導致交易的失敗。
　　
  一般來說,現在使用的商務英語書信的格式主要有兩種:傳統的縮頭式(the conventionalindented form) 和現代的齊頭式(the modern blocked form) 。
　　
  根據英國傳統做法,縮頭式要在信文每一段縮進五或六個字母的空間,有時可能會縮進更多。現在,齊頭式在商務英語書信中使用得非常普遍。它的突出特點就是所有信的內容都從信紙的左邊開始,段落與段落之間要比縮頭式多空出兩到三行,以便于區分。這種格式被稱作齊頭式(the fullblocked form) 。但是,有時把日期放在信紙的左邊會給查找帶來不便,所以,人們使用了一種改良的齊頭式(the modifiedblocked form) ,即把日期放在右邊,而把其他內容放在左邊。 
　　
  一般來說,我們通常使用單行距來布局一封信,這會使我們所寫的信有一種緊湊感,但有些人在寫短信的時候,更喜歡用雙行距。
　　
  根據個人或公司的喜好,可以選擇使用齊頭式或縮頭式。但不論選擇哪一種格式,一般商務英語書信的結構都包括以下幾部分內容:
　　
  (1) 信頭(the letter - head)
　　
  (2) 案號和日期(the reference and date)
　　
  (3) 封內名稱和地址(the inside name and address)
　　
  (4) 開頭稱呼語(the salutation)
　　
  (5) 信文(the message or the body of the letter)
　　
  (6) 結尾敬語(the complimentary close)
　　
  (7) 寫信人簽名或簽署(the writer’s signature and designation)
　　
  (8) 注意事項(the attention line)
　　
  (9) 事由、標題(the subject line)
　　
  (10) 經辦人代號(the reference notation)
　　
  (11) 附件(the enclosure)
　　
  (12) 抄送(the carbon copy notation)
　　
  (13) 附言(the postscript)
　　
  在商務英語書信中,上述每一部分內容都有自己固定的位置,包含自己獨特的內容,它們是不能隨意互換的。
　　
  信頭所包含的是寫信人的基本情況,包括他的姓名、地址、電話號碼、電傳號碼以及傳真號碼甚至E - mail 地址。信頭在信紙的最上方,有的公司把信頭直接印在所使用的信紙上。質量優良的信紙以及一個整潔、勻稱的信頭,可以展示一個公司的風采,增強公司的信譽。
　　
  案號是寫信時所給的、以便查詢的字母或數字。經常以“Our ref”和“Your ref”來區分。它的位置一般是在信頭的右邊。而日期在信頭以下三行或四行,不管是齊頭式還是縮頭式,一般把日期放在右端,這可起到行尾的作用,使信看上去更整齊。在商務英語書信中,日期一定要寫全,不能用數字的形式,因為美國和英國的日期標示法是不同的。英國的日期標示法是“24thMarch. 2002”, 而美國的日期標示法則是“March24 ,2002”。月、日的后面用逗號,年份后面不用標點。