臺州出入境檢驗檢疫局   孔先利

 

明確相關活動的職責和權限，是食品安全管理體系有效運行的保障。一個有效的食品安全管理體系，需要建立一套分工明確、權責清晰、高效運轉的組織機構體系，規定各個部門和崗位的職責和權限，以控制和協調組織內與食品安全有關的活動，確保食品的安全。本文通過對ISO22000標準中“職責和權限”相關條款的摘錄和分析，充分認識了標準中“職責和權限”相關條款的重要性，并圍繞這些條款探討相應的審核思路和方法。
    一、“職責和權限”相關條款和要求
    通讀ISO22000標準全文，共有14個條款明確提出，或包含了“職責與權限”的相關內容和要求。
    5.4，以“職責和權限”作為條款的標題，確定了“職責和權限”的總體要求，即最高管理者應確保規定各項職責和權限并在組織內進行溝通，以確保食品安全管理體系的有效運行和保持；同時，應指定人員，并明確其職責和權限，以處理與食品安全管理體系有關的問題。
    為了滿足5.4條款的總體要求，標準在如下13個條款中進一步明確規定，或包含了職責和權限的具體內容，分別是：
    5.5，要求組織的最高管理者應任命食品安全小組組長，并授予其相應的職責和權限。
    5.6.1，指定人員應具有規定的職責和權限以進行有關食品安全信息的外部溝通。
    6.2.1，當需要外部專家幫助建立、實施、運行或評價食品安全管理體系時，應對專家的職責和權限在協議或合同中予以規定。
    7.3.2，應任命食品安全小組，同時明確食品安全小組的相應職責和權限。
    7.5e，操作性前提方案文件中應規定每個方案控制的職責和權限。
    7.6.1f，HACCP計劃文件中應規定每個關鍵控制點的控制職責和權限。
    7.6.4e，關鍵控制點的監視系統應確定與關鍵控制點的監視和評價監視結果有關的職責和權限。
    7.8，驗證策劃應規定驗證活動的目的、方法、頻次和職責。
    7.10.1，當關鍵控制點的關鍵限值超出或操作性前提方案失控時，針對潛在不安全產品采取的所有糾正應由負責人批準并予以記錄。
    7.10.2，通過監視操作性前提方案和關鍵控制點所獲得的數據，應指定具備足夠知識和權限的人員進行評價，以啟動糾正措施。
    7.10.3，處理潛在不安全產品的控制要求、相關響應和授權應形成文件。
    7.10.4，最高管理者應指定有權啟動撤回的人員和負責執行撤回的人員。
    8.4.1，應在形成文件的內部審核程序中規定審核策劃、實施審核、報告結果和保持記錄的職責和要求。
    二、“職責和權限”相關條款的分析
    1、層次性和關聯性分析
    上述“職責和權限”相關的14個條款，5.4是總體性的要求，其余13個條款是具體活動的職責和權限要求，是5.4條款的進一步補充和具體化，并分散于ISO22000標準的第5、6、7、8各個章節。從表面上看，無邏輯可言，但仔細分析、歸納，這些條款可以分為四個層次：
    第一，食品安全管理體系建立、實施和保持的職責和權限，體現在5.4，5.5，6.2.1，7.3.2等條款，即食品安全管理體系建立和保持過程中，食品安全小組組長、食品安全小組、外部專家和相關部門的職責和權限；
    第二，控制措施實施的職責和權限，體現在5.6.1，7.5e，7.6.1f等條款，即操作性前提方案和關鍵控制點的控制，以及外部溝通的職責和權限；
    第三，控制措施監視和評價，以及不符合控制的職責和權限，體現在5.4，7.6.4e，7.10.1，7.10.2，7.10.3，7.10.4等條款，即監視結果的評價、關鍵限值超出、操作性前提方案失控、潛在不安全產品處理、不安全產品撤回等的職責和權限；

第四，驗證的職責和權限，體現在7.8，8.4.1等條款，即驗證策劃、實施和內部審核的職責和權限。

四個層次的職責和權限相互獨立，又互相關聯，體現了食品安全管理體系的策劃（P）、實施（D）、檢查（C）、糾正（A）等環節，不僅涉及管理層，而且涉及操作層、驗證層，貫穿于食品安全管理體系的所有過程，通過職責和權限的層層落實，不斷改進食品安全管理體系的有效性，確保安全食品的實現。

2、指定人員的職責、權限和能力分析

“職責和權限”相關的14個條款中，其中5.4，5.5，5.6.1，7.3.2，7.10.2、7.10.4等6個條款不僅要求規定工作的職責和權限，而且明確要求最高管理者應指定專門的人員（或一組人員）予以負責，以便處理食品安全管理體系有關的問題（5.4），執行食品安全信息的外部溝通（5.6.1），組成食品安全小組（7.3.2），負責操作性前提方案和關鍵控制點監視結果的評價（7.10.2），負責撤回的啟動和執行撤回（7.10.4）。

在指定人員時，標準不僅要求與其所在的部門、職位和權限相適應，而且要求指定人員應具備的足夠的知識和能力，以勝任指定的工作。如任命食品安全小組時，小組應具備多學科的知識和建立與實施食品安全管理體系的經驗（7.3.2），因而食品安全小組成員的指定應充分考慮小組的整體能力，確保食品安全相關知識和經驗的互補。對于操作性前提方案和關鍵控制點監視結果的評價（7.10.2）、處理食品安全管理體系的有關問題（5.4）、執行食品安全有關信息的外部溝通（5.6.1）等的指定人員，同樣應具備足夠的食品安全知識、培訓、技能和經驗，充分理解食品安全的相關性和重要性，以便適時的采取針對性的措施，預防食品安全問題的發生。

三、“職責和權限”相關條款的審核

從上述條款的綜合分析，不難看出，ISO22000標準中充分重視了職責和權限的重要性，通過強化職責和權限相關條款，確保影響食品安全的關鍵活動人員明確、責任到位、權限充分、資格勝任，避免出現食品安全管理上的真空地帶，防止由于人為責任不明、能力不足而造成食品安全事故的發生。

作為第三方的認證審核，如何獲取充分的審核證據，體現標準的上述精神，以便對受審核組織食品安全管理體系“職責和權限”的相關條款作出客觀準確、恰如其分的評價，筆者認為，可以圍繞如下四個方面進行審核：

1、做好文件審核工作。

為滿足ISO22000標準的上述要求，受審核組織一般會在質量手冊、程序文件和HACCP計劃等體系文件中對職責和權限作出一般性的規定，因而在文件審核環節，審核員的重點應關注標準提到的職責和權限相關條款在質量體系文件中“有無作出規定，規定是否合理”。而對于標準條款有要求，而質量手冊、程序文件或HACCP計劃沒有作出規定的職責和權限，如具體的指定人員等，應保留線索，并在現場審核時一一查證、追溯，確保標準中要求的職責和權限均在相關文件中明確規定。

2、加強對實施環節的審核。

規定了各項活動的職責和權限，更重要的是責任人員、指定人員應按照賦予的責、權有效予以實施。因而現場審核時，審核員應通過詢問獲取責任人員、指定人員是否清晰明了自己的職責和權限，以及如何實施這些職責和權限；通過查閱質量記錄，觀察現場活動，驗證相關職責和權限是否得到了貫徹落實，如查閱外部溝通相關記錄，驗證指定人員是否履行了食品安全信息的外部溝通職責。

對于指定人員，審核時還應關注文件授權的指定人員與實際執行的人員是否一致，如文件規定關鍵控制點監視記錄的審核和評價由生產部經理執行，而查閱監視記錄時，可能會發現記錄上審核簽字是質檢部經理。

3、重視接口活動的審核。

職責和權限不僅需要作出明確的規定，更需要在組織內部進行廣泛的溝通，各司其職。也只有充分的溝通，員工才能知曉自己在組織中的職責和權限，以及出現問題時應向誰報告，接受誰的通知，監視結果和記錄應提交給誰評價等等。因而，現場審核時，針對監視人員，操作人員，審核員除了應詢問這些崗位人員本身的職責和權限外，還應了解其是否知道食品安全問題的報告責任和接口關系。

同時，通過查閱責任部門和指定人員是否已經收集了規定的食品安全相關的記錄、信息，確定接口是否暢通、職責和權限的接口關系是否正常。

4、結合食品安全具體活動開展審核。職責和權限的實施往往結合于具體的食品安全活動中，因而，審核時也應結合具體活動，確定職責和權限的規定是否合理、是否得以實施以及實施是否有效。如對關鍵控制點的職責和權限審核，應審核監視、評價和驗證各個環節的責任是否均已明確，監視、評價和驗證活動是否得到實施并保持記錄。

對于要求指定人員的條款，審核時還應當關注指定人員是否具備該項活動必須的知識和能力，通過詢問食品安全相關問題，查閱指定人員的教育、培訓記錄、資格證書和工作經驗等，對指定人員的能力勝任與否作出客觀的評價。

綜上所述，筆者認為，ISO22000標準高度重視了食品安全管理體系的建立、實施、保持和改進過程中“職責和權限”的重要性，并體現于標準的眾多相關條款，我們應該保持對“職責和權限”相關條款的整體性認識，牢牢把握“職責和權限”相關條款的特點和精神，在審核實踐中充分認識這些條款的整體性、層次性、相關性和重要性，才能做到有的放矢的開展審核，確保審核的質量和有效性。