我國會展業經歷了二十余年的發展，作為信息的集散地的功能也得到了越來越多的人的共識。通過在展會期間的調查，企業可以搜集到有關競爭者和顧客的信息，為企業的下一步發展戰略提供依據。

　　同時，大眾也可以了解到國內外企業的發展情況，并獲取到許多的文化知識。展會作為交流信息的平臺，至少需要三方面主體的共同作用，即組展商、參展商，以及與本次展會相關的其他信息提供組織。

　　首先，對于組展商，它要擔負起前期信息的搜集、整理、提供，中期展會管理，以及后期展會總結等多方面的職責。在展會開始之前，組展商應首先從參展商和其他信息提供者那里搜集必要信息，之后對所得的眾多信息進行綜合整理和加工，把它們匯編成冊向展會提供詳盡信息。

　　同時重要的是，組展商設計與建立一套完整的展會運行體制，保證信息順利流通。應該說，組展商的前期工作是整個信息流程的起始階段，也是這一過程中最為重要的階段。

　　其次，從參展商方面來說，在決定參加一個展會后，應首先針對本次活動做出周密的戰略分析，并確定出預期目標。在進行宏觀和微觀分析的基礎上，確定本次參展過程中企業所期望得到的信息，并對企業的預期目標進行定位。在展會中，參展商在主動向組展商提供自身信息的同時，也從展會中得到更多的、更為詳實的信息。

　　因而在完善的利益保護機制下，每一個主體不會因為自身信息的曝光而遭受“災難”。參展單位在展會中主動搜集所需要的信息，密切與組展商及其他信息提供者進行聯系，加大企業信息獲取量，使參展活動“不虛此行”。展會結束后，各參展單位對所獲信息及參展成果整理匯總，與預期目標進行對比衡量收益。

　　再次，對于與展會相關信息提供者，即供應商、經銷商、采購商、廣告和同期同類展會等等，它們對整個展會中信息集散功能的發揮也具有十分重要的作用。

　　展會前，他們需要向組展商提供有關信息，并對自身利益和要求進行表達，以使自身信息順利進入展會，在這些信息被參展商了解的同時，也能夠了解到其他競爭者的信息。在展會開始之后，這些信息提供者也不遺余力地向展會提供各種各樣的信息，向參展單位展示自己，在競爭中獲得收益。

　　需要注意的是，提供一個供參考的參展平均費用是不現實的，因為這些費用取決于展臺的大小、展會的類型、展會的舉辦地點及眾多其他因素。

　　通常，參展相關費用包括：

　　-基本費用(展臺租金，能源供應，參展證件，停車許可證等);

　　-展臺設計費用(創意建議書，規劃，刻字，展具，圖片，幻燈片，標識，裝修和裝飾，聲像支持的展示等);

　　-展臺設備的費用(家具，地毯，燈光，廚房設備攝像機，投影儀等);

　　-展臺服務費用(參觀者招待，裝置，招待，口譯，輔助員工等);

　　-溝通材料價格(邀請函，贈送品，廣告資料，產品目錄，廣告費，郵費，新聞夾，翻譯，觀眾的入場券，電話，傳真，互聯網等);

　　-運輸、物流和垃圾處理費用(儲藏、保險、過境稅、垃圾處理等)

　　-參展員工旅行、住宿和款待費;

　　-其他費用(咨詢，展會市場調查，跟進，培訓等)。

　　對新參展企業或小企業而言，與另一家企業聯合參展是低成本、高收益的參展方式。特別是在海外展會上，兩個或兩個以上的企業共同租用一個展臺參展或聯合參加政府展臺都是進入新的海外市場的有價值的選擇。