一年一次的內審,很多檢驗檢測機構是為了應付外審而不得已為之,做內審時敷衍了事,找不到管理體系的真正問題所在。有時即便找到問題原因,卻很少有人跟進,所有東西還是停留在發現問題階段。怎樣才能讓我們的內審更加有效?
傳統的內部審核流程
1、制定審核計劃(內容包括:審核目的、審核范圍、審核依據、日期、內審人員、日程安排)
2、制定審核檢查表(很多檢驗檢測機構沒有對審核檢查進行更新,而是沿用以前的檢查表)
3、按計劃執行審查(執行內部審核、查、看、問、記)
4、審核結果匯總(召開末次會議、進行結果的匯總)
5、管理評審(審核結果評估、提出改善意見)
6、會議決議(定案、決定改善措施、糾正預防措施、負責人、改善計劃等)
7、結果跟進(改善措施的效果跟進、結案)
高效內審的13個法則
1、確定內審的目的
除了應付外審的要求之外,還要明確自己的目的性及體系整改目標、部門整改目標、流程整改目標。
畢竟組織一次內審是要花費很多時間與精力的,要盡量使它的效能最大化,并且能達到自己的目的,找到真正的不足之處。
比如:覺得自己的裝配車間近期合格率直線下滑,我們可以通過內部審核找到它下滑的原因。一些流程走得不順,效率不佳,我們也可以進行內部調查、測試、審核,找出不順的原因。
除此之外,還要讓相關人員知道,內審不是找誰的茬,是要找管理體系的不足之處,然后加以改正,這是對大家都有好處的。
2、 審核的范圍
可以是整個檢驗檢測機構、整個體系,也可以是一個部門、一個流程,甚至一個產品的品質控制過程。這些均可以根據內審目的而定。
3、審核依據
除了之前的傳統體系要求外,我們還可以增加一些有針對性的要求,如:最高管理者的要求、管理者代表的要求、部門負責人的要求。即是與內審的目的相一致。
4、審核前的調查
在審核開始之前主導內審的人員要針對審核的目的與要求,做一些調查與信息的收集,這個在傳統內審中是沒有的,收集的內容包括:部門內部的績效表現、人員的調查、負責人的自評、內部人員自評、部門與部門之間互評、日常運行情況。
這樣使后期內審更加有針對性與目的性,效果會更好。這個可以在內審之前的日常管理與進行中積累收集,也可以集體調查收集。
5、制定內審計劃
內容包括:審核目的、審核范圍、審核依據、日期、內審人員、任務安排、日程安排。使審核工作得到具體的書面上的呈現。
6、確定內審人員
7、編寫內審檢查表
審核小組成員,針對于審核目的、范圍、依據,有針對性地編寫審核檢查表,突出此次審核的目的是體系的改善還是部門與流程的改善,還是全面的整改與梳理。
8、內審的項目的重審討論
檢查表出來之后,內審組再一次進行集合評審檢查表的內容,剔除多余與重復的審核內容,補充不足之處,批注重點等等。
9、進行內部審核
按照審核計劃的內容執行,審核日期可以是隨機的,也可以是有計劃性的,但一定要盡可能多地發現問題。
10、內部審核結果匯總
結果匯總到審核組長處,并開會討論分析此次審核發現的問題。匯成書面的審核總結報告交給管代或最高管理者,為下一部的管理評審做準備。
如果是單獨部門或流程內審,可以在這總結會上討論并制定相關的糾正預防措施即可,這可以視問題的嚴重程度靈活運用。
11、管理評審
召開管理評審會議,針對審核發現的問題制定相應的糾正預防措施,有則改之無則加勉。
12、內審結果的跟進
使所有的措施得到落實并產生績效。
13、結案
所有的措施進行結果跟進與效果評估,形成標準。