物料及產品的出入庫記錄可以在電腦上用電子表格進行嗎（定期打印紙質文本歸檔保存)？

如果是計算機化的系統這樣做是可以的，否則不行。

電子表格要經過驗證證實其真實性和受控性以及權限控制。對于刪除功能應嚴格控制并需在程序中明確批準，任何更改均需要有明確的可追溯記錄。

如何體現計算機記錄的真實性和可靠性？在質量記錄中直接使用Word和Excel可以嗎？電子記錄可以替代紙質打印記錄嗎？

《藥品生產質量管理規范（2010年修訂）》第一百六十三條規定：如使用電子數據處理系統、照相技術或其他可靠方式記錄數據資料，應當有所用系統的操作規程；記錄的準確性應當經過核對。使用電子數據處理系統的，只有經授權的人員方可輸入或更改數據，更改和刪除情況應當有記錄；應當使用密碼或其他方式來控制系統的登錄；關鍵數據輸入后，應當由他人獨立進行復核。

企業除應根據上述要求確保計算機記錄的真實性和可靠性外，另外還要滿足《中華人民共和國電子簽名法》中的相關要求。

如果在電腦中直接使用Word和Excel軟件記錄各種質量記錄，則必須制定相應的電子文件管理操作規程，未經授權的人不應進入計算機管理系統，確保記錄真實、及時，并能夠真實記錄數據的修訂歷史，確保數據的可追溯性。

記錄的格式應盡量避免直接使用Word或Excel格式。因為這些格式容易被修改且不易察覺。應將文檔格式轉換為PDF等不易修改的格式；而且，保存在電腦中的文檔也要按照電子文件管理操作規程管理，確保使用的版本為現行版本。如果采用Excel的公式進行計算，應根據設置程序的復雜性和風險程度進行相應的評價和確認，并對確認后的程序進行相應的保護，以避免出現難以察覺的風險，電子記錄可以替代紙質打印記錄，但應當滿足紙質打印記錄的相關屬性，如：不可隨意修改、能夠顯示記錄歷史、具有符合法規要求的電子簽名等，并應當有電子記錄管理的操作規程。

對于電子文件，例如模板要進行適當的控制。這里對于數據表是否有什么特定的要求？H+V 2011年2月

數據表的模板幫助避免之前計算保留數據導致的錯誤計算。針對數據表，要檢查其準確性和可靠性（附錄11頁7.1）。數據表存貯方式要能保證適當的版本控制（第4章頁4.1）。

使用數據表格時，要進行哪些準確度檢查（附錄11頁5）？H+V 2011年1月

應通過適當實施的和基于風險的控制來保證數據完整性。計算和文檔應受到保護，公式不能被無意改寫。能防止無意輸入不適當的數據類型，或導致錯誤信息（例如，在數字域中輸入文字或在整數域中輸入小數）。鼓勵進行所謂“邊界測試”。

電子數據和文件的存貯時長要求是什么？H+V2011年2月

電子數據和文件的存貯要求與紙質文件沒有區別。要保證應用于電子記錄的電子簽名在整個文件的存貯期內均有效。

如果系統不能產生打印指示是否上次原始輸入后有數據被更改，那可以什么樣的替代控制是可以接受的？H+V2011年2月

如果供應商不支持該功能，也可以接受在規程里描述必須生成相關審計追蹤報告的打印事實，并手工鏈接到支持批放行的記錄。

Part11條款和“斷定規則要求”（在21CFR 211 中）怎么管理計算機實驗室系統生成的電子記錄以及藥品生產檢測有關的打印的色譜圖？

一些行業誤解“行業指南—11 部分，電子記錄；電子簽名—范疇與應用”（ 11 部分指南；164 到 171 行）的內容，意思是所有電子記錄用紙打印出來才滿足 21CFR Part 211 的斷定規則的要求。“ Part11在有限的范圍解釋下，關于在斷定規則規定的，或者遞交給 FDA 的需要維護的記錄，當使用電子記錄替代紙版記錄時，可應用 11 部分管理。另一方面，當使用計算機生成的電子版的紙版打印件時，并且紙版記錄符合所有斷定規則的要求，人員也依照紙質版執行其受管控的活動，則在§§ 11.2(a) 和 11.2(b)要求下， FDA 不會認為人員‘使用電子記錄替代紙版記錄’。該情況下，使用計算機生成紙版記錄不會觸發 11 部分。” ThePart Part11指南也聲明（150-152 行）：“……人員必須遵守適用的斷定規則，需要維護或者遞交的記錄必須保持安全并能可靠的符合斷定規則。”

針對高效液相和氣相系統【以及其他計算機化系統涉及用戶輸入輸出，審計跟蹤（也譯作稽查報告）等】，例如 21CFR 211.68 和 21 CFR211.180(d) 斷定規則要求的那樣，電子記錄應依據這些條款保留并維護。21CFR 211.180(d)要求保留的記錄諸如“原始記錄或者真實拷貝，照片，微縮打印的紙版色譜圖拷貝，不是生成圖譜的整個原始電子數據的“真正的拷貝”，這是21 CFR 211.180(d)的要求。打印的色譜圖也不認為是生成圖譜的原始電子數據“正確的和完整的”拷貝，這也是 21 CFR 211.68 要求的。色譜圖一般不包括：進樣順序，儀器方法，積分法，或者審計跟蹤（譯者注：也有叫稽查報告的），這些都是用來生成色譜圖或與其有效性相關的信息。因此，用于藥品生產和檢測的打印版色譜圖，不滿足 21 CFR Part 211 斷定規則的要求。計算機系統生成的電子記錄必須在這些要求下進行維護。

我們承認有可適合用于實驗室檢測結果審核的打印版色譜圖的案例。類似的，也接受在檢查時，或者出于審核目的而提供打印的色譜圖。然而，電子記錄必須維護并且隨時可用于 QC/QA人員或者FDA 檢查員審核。

如何限制對CGMP計算機系統的訪問？

你必須采取適當的控制以確保對計算機化MPCR或其它記錄的更改，或將實驗室數據輸入計算機化記錄，僅能由授權人員執行（§211.68(b)）。FDA建議，如果可能，通過技術手段限制更改規格、工藝參數、或制造或檢驗方法的能力（例如，通過限制更改設置或數據的權限）。FDA建議系統管理員的角色，包括任何改變文件和設置的權利，分配給獨立于負責記錄內容的人員。為幫助控制訪問，FDA建議維護一個授權人員名單以及他們對每個在使用的CGMP計算機系統的訪問權限。

如果這些獨立的安全角色分配不適合少數員工的小規模操作或設施，例如PET或醫用氣體設施，FDA建議采用交替控制策略。7 例如，在極少數情況下，相同的人員具有系統管理員角色，并對記錄內容負責，FDA建議由第二人審查配置和內容。如果第二人審查無法實現，FDA建議由該人復核配置和他/她自己的工作。

對于這類交替控制策略的討論，參見《PET藥品生產質量管理規范（CGMP）》行業指南。

為什么FDA關注計算機系統共用登錄賬戶的使用？

企業必須采取適當的控制以確保僅授權人員可以更改計算機化的MPCR或其它記錄，或將實驗室數據輸入計算機化記錄，你必須執行文檔控制以確保這些行動歸屬于特定個人（見§§211.68(b)，211.188(b)(11)，211.194(a)(7)和(8),以及212.50(c)(10)）。當登錄憑證是共用的，無法通過登錄識別唯一的個體，該系統因而不符合211和212部分的CGMP要求。FDA要求系統控制，包括文檔控制，被設計為遵循CGMP以保證產品質量（例如，§§ 211.100和212.50）。

應如何控制空白文件？

必須有文件控制以確保產品質量（見§§ 211.100，211.160(a)，211.186，212.20(d)和212.60(g)）。FDA建議，如果使用的話，空白表格（包括但不限于，工作表、實驗室筆記本和MPCR）由質量部門或由其它文件控制方法控制。例如，可酌情發放編好號的一套空白表格，并應在所有已發放的表格完成后核對。不完整或錯誤的表格應作為永久記錄的一部分留存，并附有替換書面說明（例如，見§§ 211.192，211.194，212.50(a)和212.70(f)(1)(vi)）。

同樣地，裝訂的分頁筆記本，通過文件控制部門蓋章正式使用，以能夠檢測出非官方筆記本和筆記本頁面的任何缺失。

審計追蹤應多長時間審查一次？

FDA建議，采集關鍵數據變更的審計追蹤應在每次記錄和最終批準記錄前審查。需要定期審查的審計追蹤應包括但不限于以下內容：最終產品檢驗結果的更改歷史、樣品運行序列的更改、樣品標識的更改，以及關鍵工藝參數的更改。

FDA建議根據系統的復雜度和其預期用途例行審計追蹤審查。

關于審計追蹤的進一步信息請見前述1.c.審計追蹤定義。

應由誰來審查審計追蹤？

審計追蹤被認為是相關記錄的一部分。根據CGMP負責記錄審查的人員，應審查采集與記錄相關的對關鍵數據更改的審計追蹤，如他們審查其它記錄一樣（例如，§§211.22(a)，211.101(c)，211.194(a)(8)和212.20(d)）。例如，所有生產和控制記錄，包括審計追蹤，必須由質量部門審核和批準（§ 211.192）。這與FDA對企業在審核數據時在紙上劃痕標注的預期是一樣的。

電子副本可否用作紙質或電子記錄的準確復制品？

可以。電子副本可以被作紙質或電子記錄的真實有效副本，提供保存內容和原始數據意義的副本，包括相關的元數據和靜態或動態性質的原始記錄。

動態電子記錄的真實有效副本可以以原始記錄或與原始記錄兼容的格式復制和保存，提供被保存的原始記錄的內容和意義，以及現成可用的閱讀器和復印設備（例如，軟件和硬件，包括多媒體閱讀器）（§§211.180(d)和212.110）。

對于單機計算機實驗儀器，例如FT-IR（傅立葉變換紅外光譜）儀，保存紙質打印件或靜態記錄而不是原始電子記錄是否可接受？

如果是原始記錄的完整副本，紙質打印件或靜態記錄可滿足保存要求（見§§211.68(b)，211.188，211.194和212.60）。例如，pH計和天平在數據采集作為原始記錄期間可能產生紙質打印件或靜態圖片。在這種情況下，在采集期間的紙質打印件或靜態圖片，或真實有效副本應被保存（§211.180）。

然而，某些類型的實驗室儀器的電子記錄是動態記錄，打印件或靜態記錄無法保留動態格式，而動態格式是完整原始記錄的一部分。例如，FT-IR（傅立葉變換紅外光譜）產生的光譜文件可以被重新處理，但靜態記錄或打印件是固定的，不能滿足CGMP對保存原始記錄或真實有效副本的要求（§ 211.180(d)）。此外，如果未顯示全部光譜范圍，污染物可能被排除在外。

控制策略必須確保原始實驗室記錄，包括紙質和電子記錄，都受到第二人審核（§211.194(a)(8)）以確保所有檢驗結果被恰當地報告。

對于PET藥品，參見《PET藥品生產質量管理規范（CGMP）》行業指南對設備和實驗室控制的討論,包括對記錄的監管要求。

為什么FDA在警告信中援引“系統適用性”或試檢、預檢、或平衡運行中使用實際樣品？

FDA禁止以實現特定結果或克服不可接受結果為目的的取樣和檢驗（例如，檢驗不同的樣品直到獲得所需的通過結果）。這種做法，也被稱為符合性導向檢驗（testinginto compliance），是不符合CGMP的（見《制藥生產超標（OOS）檢驗結果調查行業指南》）。在某些情況下，使用實際樣品執行系統適應性測試已經被用來作為符合性導向檢驗的一種方式。我們會認為在試檢、預檢或平衡運行中使用實際樣品作為一種偽裝的符合性導向檢驗手段是違規做法。

根據美國藥典（USP），系統適應性試驗應包括標準制備液或其它標準溶液的重復進針，以確定是否滿足精密度的要求（見USP 通則<621>色譜）。系統適應性試驗，包括進針制備液的鑒別和選擇依據，應根據企業建立的書面程序和批準的申請或適用的藥典專論實施。（§§ 211.160和212.60）

如果在系統適用性試驗中使用實際樣品，則應是經過適當鑒定的工作標準品，且應建立書面程序并遵守該程序，樣品應當來自與待檢樣品不同的批次(§ 211.160，211.165和212.60)。除有書面和科學論證排除的數據外，所有數據均應包括在保存的記錄中，并接受審核。

更多信息參見ICH行業指南Q2（R1）分析程序驗證：文本和方法。

僅保留從重新處理的實驗室色譜中得到的最終結果是否可接受？