RB/T214-2017要求檢驗檢測機構應確定全權負責的管理層,所謂管理層,就是能夠承擔法律責任的一個或一組人。針對檢驗檢測機構技術特點和管理體系運行要素,管理層應至少包括三個角色:最高管理者(總經理)、技術負責人和質量負責人,三個角色各有職能和要求,這在組織結構上是在最高層級。
中層算不算管理層?我們認為中層并不屬于管理層,因為管理層應做到“全權負責”,中層的職責和權限只是對本部門工作負責,屬于執行層。
全權負責的管理層太重要了,管理層的確定關系到公司的成敗與未來,做不到全權負責,將使管理效果大打折扣。目前來看,管理層有三種形態——基于所有權的管理層、基于控制權的管理層和基于管理權的管理層。
基于所有權的管理層:機構由法人單獨投資,法人擔任最高管理者。
基于控制權的管理層:機構由幾名股東共同投資,法人為最大股東,并擔任最高管理者。
基于管理權的管理層:最高管理者由法人授權,全權負責機構的管理和運行。
RB/T214-2017對管理層有10個方面的職責要求,其中有5個方面管理體系的要求,包括:確保制定質量方針和質量目標;負責管理體系的建立和有效運行;確保管理體系所需的資源;確保管理體系要求融入檢驗檢測的全過程;確保管理體系實現其預期結果。還有5個方面的具體工作,包括:對公正性做出承諾;組織管理體系的管理評審;滿足相關法律法規要求和客戶要求;提升客戶滿意度;運用過程方法建立管理體系和分析風險、機遇。
要想使10個方面的要求得到落實,三者之間應建立既有分工又相互協作的緊密的關系。許多機構理不清三者各自所應承擔的重點任務,尤其是理不清技術負責人和質量負責人的職責分工,主要原因是分工的依據不明確——這個依據就是《程序文件》 。
《程序文件》是依據《質量手冊》的規定,就每項具體工作明確崗位職責及部門職能,對過程的內容、步驟和相互關系作出規定,以規范各項檢驗檢測活動。我們在編寫《程序文件》時,就應在職責部分清晰表明每一項工作的主要責任人,同時也清晰地表明所應參與的部門和個人,這樣就會使工作的責任界限較為明確。
以下是最高管理者、技術負責人和質量負責人工作職責分配的建議,供參考。
最高管理者全面負責實驗室運作,應重點關注:法律地位、人員招聘、人員授權、組織結構設計、部門職能分配、人員職責確定;管理體系建立、保持和實施;公正性承諾;質量方針、質量目標確定;組織管理評審;與客戶溝通;管理體系變更;設備等資源保障以及重要事項決策等。
技術負責人負責技術運作,應重點關注:設施和環境條件控制程序、設備維護程序、設備管理程序、期間核查程序、標準物質管理程序、計量溯源性程序;評審客戶要求、標書、合同程序;方法選擇、驗證和確認程序;偏離控制程序;分包控制程序;外部提供的產品和服務控制程序;數據控制和信息管理程序;抽樣控制程序;樣品管理程序;測量不確定度評定程序以及檢驗檢測報告控制程序等。
質量負責人負責質量管理,應重點關注:保證公正性程序、保護客戶秘密程序、內務管理程序、人員管理程序、人員培訓程序、服務客戶程序、投訴處理程序、不符合工作處理程序、文件控制程序、記錄控制程序、風險和機遇評估控制程序、管理體系運行與改進程序、糾正措施程序、內部審核程序、管理評審程序、監控結果有效性程序等。
機構在賦予管理層職責時應詳細到管理體系運行的具體要素,并明確相互之間的關系和權力界限,將會展示管理層的良好形象,增強機構的凝聚力,提升工作效率。