人員培訓后,經過培訓效果評價和能力確認,具備了上崗工作的能力。人員能否獨立完成任務、保證工作質量,還需進行人員監督。也就是說,經過培訓所具備的能力存在著能力不足的風險。在培訓之后,授權之前,增加人員監督的要求,使人員具備獨立完成工作任務的能力,可消除或減少人員能力不足的風險。
標準當中只是要求應對檢測人員進行監督,沒有要求如何實施監督,并不是指人員監督這項工作不重要,而是認為人員監督在檢驗檢測機構耳熟能詳,已經認識到其重要性且已經做的比較規范。下面,基于國內專家的講解及現場評審的要求,就如何組織和實施人員監督梳理一下,供參考。
首先,應清楚人員監督的目的。在RB/T 214-2017 4.2.5 要求“應由熟悉檢驗檢測目的、程序、方法和結果評價的人員,對檢驗檢測人員包括實習員工進行監督”。人員監督,其實就是在崗位工作中,監督員發現并指出其存在的問題和偏差,幫助其分析原因,使問題和偏差得到徹底解決,以滿足檢驗檢測的要求。所以,人員監督的目的,就是確保人員具備獨立完成工作任務的能力。
其次,應清楚哪些人員應受到監督。實驗室應基于風險的思維,區分哪些是需要在指導和監督下完成工作的人員,哪些是不需要監督的人員。至少下列人員應受到監督,實習員工(試用期員工)、新上崗的、新轉崗的、開展新項目人員、新設備操作人員等。監督的過程也是指導幫助的過程,通過反復糾正工作中出現的差錯,使獨立完成工作的能力得到提升。
第三,應明確由誰來實施監督。監督員的確定是一種授權活動,代表管理層實施監督,應由熟悉檢驗檢測目的、程序、方法和結果評價的人員,熟悉管理體系要求的人員實施監督。監督員數量沒有具體要求,但應覆蓋實驗室所有專業領域。技術負責人、質量負責人一般不宜擔任監督員,因為監督員是對人員工作過程的監督,應清楚其所從事的工作安排及進度,本部門人員監督比較合適。人員監督是一個帶有管理職能的技術活動,要想達到人員監督效果,就應賦予監督員一定的職責和權限,對監督中發現的偏離,應有權予以處置,可采取立即糾正、重復工作、中止工作、扣發報告等措施。必要時,還需采取糾正措施。對一些不適宜崗位工作的人員,應有權提出調整工作的建議。
第四,應分析確定人員監督的內容。人員監督操作起來比較復雜,監督員應事先理清工作流程、崗位能力需求,還需了解人員的基礎。對流程中的關鍵點應實施監督,還應考慮能力要求不同、人員基礎不同,監督過程不同,監督的內容也會有區別。所以說,在人員監督中,監督員的作用較大,應具備一定的分析判斷能力,在分析判斷的基礎上實施監督。至于監督方式,可采取現場觀察、記錄核查、面談了解、質量控制等方式,以確保其具備獨立完成任務的能力為原則。
以上內容為人員監督的實施。作為一個機構,應如何對人員監督進行管理呢?
第一,應制定人員監督計劃。在實驗室內部,人員監督的變量較大,設備、人員、項目等都在變化,是動態的,被監督的情況也會隨時出現。實驗室應從整體上制定人員監督計劃,并根據變化情況適時調整計劃,做到應監督、盡監督。
第二,應做好人員監督評價。人員監督應達到人員監督的效果,監督員應對被監督人員作出客觀、真實評價,明確其是否具備獨立承擔任務的能力。監督員對監督效果的評價決定了人員的授權。所以,不是一次、幾次監督的問題,有的人員需要一個時期的監督。對經過監督滿足要求的,可經授權后獨立開展工作;對不滿足要求的,可保留崗位,進行再教育再培訓。
第三,應做好人員監督記錄。人員監督記錄應詳細,應描述監督的過程,記錄監督的關鍵點、存在的問題及糾正措施,人員監督記錄應存入人員技術檔案。監督員應編寫人員監督報告,并作為管理評審的輸入。
人員監督還需要注意:由于監督人員能力不足走形式,未賦予監督員職責權限影響效果,監督對象覆蓋不全存在遺漏,未采取糾正措施偏差重復出現,這些問題都會使人員監督的效果大打折扣。人員監督工作非常重要,機構應該做好,可以大大降低我們的風險。