你是否有這樣的疑惑:項目都是真實做的為什么審核人員說存在真實性問題?
答案是:你的原始記錄的不夠規范。例如記錄中對某一實驗結果未處理或未說明就進行下一相關實驗,這屬于邏輯問題(實際上實驗人員是看完結果后才進行的下一實驗,只是記錄中未說明)。
為什么要審核原始記錄呢?
原因是:原始記錄是申請人或其委托人進行了相應的研制工作的證據性文件,也是藥品研究機構撰寫藥品申報資料的依據。只有客觀、準確、及時的記錄整個藥品研制的過程,真實地反映試驗過程和結果,研究軌跡清楚、可追溯,研究過程可重復,才能證明申報資料的真實性,準確性和可靠性。
原始記錄具有真實性、及時性、準確性、完整性、規范性。審核原始資料時從原始記錄著手,要求是記錄中記載的都能找到出處和去處。尤其是合成部門、制劑部門、分析部門相互配合的記錄,一定是有先后順序的,如合成部門制備的原料藥需要分析檢驗結果出來且合格后,才能送制劑部門。很多問題都是出在不同部門間送檢樣以及粘貼實驗結果的時間上。
原始記錄主要包括項目名稱、實驗名稱、實驗目的、實驗日期、實驗環境、實驗依據、實驗方案、實驗材料、實驗方法、實驗過程、實驗結果、實驗人員簽字、 復核人員簽字等。
原始記錄核查的要點和常見問題:
一般為了保密用項目代號。
舉例說明:研究過程中代碼隨意變更,不同研究組、委托研究等使用的代碼不一致。對于研究課題較多的研究單位,使用代號的應該有代號的管理制度及相應的文字記錄,既能起到保密作用,也可以避免出現差錯且可溯源。
簡寫名稱和目的。
核查其與實驗內容是否一致。
3. 實驗日期和實驗環境
按年月日順序記錄實驗日期,記錄實驗環境。
核查實驗日期和環境與實驗室溫濕度記錄是否一致(尤其是對環境要求高的實驗)。
舉例說明:因環境溫度或者濕度不合格導致實驗失敗,如易吸水易潮解的試劑或樣品應該放在指定的環境中保存或使用。
4. 實驗依據
參考標準或者本品的質量標準草案,如中國藥典2015年版某品種的含量測定方法。寫清楚依據來源,首次出現最好粘貼文獻資料。
舉例說明:只寫了藥典出處,未標明品種。
5. 實驗方案
實驗前要有方案,一般要求方案需由領導審核才能執行,方案應該包括文獻調研分析及參考文獻、前期試驗總結、擬解決的問題、初步的實驗方法和步驟等,粘貼即可。
舉例說明:無實驗方案,直接進行實驗,導致出錯率偏高。
6. 實驗材料
實驗材料包括儀器、試劑、對照品信息、樣品信息、重要耗材(色譜柱)等,核查實驗材料的資質,核對儀器使用記錄、試劑批號、物料信息是否一致,重點是物料的來源、批號、含量/純度、到貨時間、效期等。
舉例說明:實驗材料書寫信息不全、儀器校驗期過期未進行校驗、物料資質不齊、物料的領用量和使用量有較大出路等。
7. 實驗方法
實驗方法包括制備方法、色譜條件等實驗參數,也可與實驗方案合并。
核查該方法與實驗依據中的方法是否一致。
舉例說明:無實驗方法或方法改變未標明。
8. 實驗過程
實驗過程包括流動相的配制,稀釋劑的配制,供試品的配制,實驗現象的記錄、測定法、存儲路徑、實驗數據的記錄等。
核查儀器使用記錄,實驗過程的邏輯順序是否合理。
舉例說明:天平的使用記錄,要求用幾次寫幾次;貯備液多次使用未標明儲存條件;實驗過程中樣品放置條件和發生的現象未記錄,如氧化破壞樣品室溫避光放置24h,溶液由無色變黃色;未記錄實驗數據,如水分滴定未記錄消耗卡爾費休的體積;用實驗方法代替實驗過程,未寫明具體實驗步驟等。
9. 實驗結果
處理數據或圖譜,保存電子版圖譜和紙質版圖譜,以數據或圖譜為依據計算出實驗數據(需要列出計算公式,并舉例說明),粘貼數據并騎縫簽名,根據實驗結果給出結論或者結果分析,通過計算公式核查圖譜和數據的一致性。
舉例說明:無計算公式或者計算公式與數據表中的計算不一致,數據表粘貼不牢固,數據表未騎縫簽名,沒有明確的實驗結論,熱敏紙打印的實驗數據直接粘貼等。
10. 實驗人員、復核人員簽字
參與實驗的所有人簽字,最后復核人復核記錄無誤后簽字。
舉例說明:實驗人員沒有及時簽名。要加強復核工作,關注人員離職時原始記錄和研究工作的交接。
11. 其他問題
修改問題,修改應符合要求,在錯誤處劃一斜線,保證能看出原始內容,修改人簽字,注明時間和原因。
記錄中不得有缺頁、多頁、不能有空白隔頁。
記錄中整體是以時間順序為基礎的,不得有后頁時間早于前頁。
不得使用散頁等無法控制的記錄紙書寫原始記錄。
例如:藥品注冊研制現場核查是在藥品研制工作結束后進行的,屬于事后核查,對原始記錄進行核查,即要求申請人提供相應的原始記錄,證明其進行了相應的研制工作。原始記錄必須做到真正原始,一要能反映試驗現場狀態的全部信息,二要能夠再現,具備重現性。
這就要求在研究過程中,應該在進行實驗(實驗、觀察、調查或資料分析)的同時,第一時間將實驗依據、所有使用的儀器設備、物料及其量、實驗操作步驟、觀察到的試驗現象、測定的數據、結果記錄在試驗記錄本上;對于可以保存電子圖譜和電子數據的試驗,要及時保存在數據工作站;對于一些熱敏紙打印的實驗數據及時復印保存;電子化原始記錄應該保證是第一手記錄,對于修改等應該有相應的記錄和控制。