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內審員注意:內部審核不符合項怎么開?

放大字體  縮小字體 發布日期:2025-02-26  來源:實驗室認證認可服務
核心提示:不符合項的查出、處理是內審員的基本功。基本功練不好,開出的不符合項報告將失去應有的價值。那么,新上任的內審員應該如何開具
不符合項的查出、處理是內審員的基本功。基本功練不好,開出的不符合項報告將失去應有的價值。那么,新上任的內審員應該如何開具不符合項呢?
 
一、不符合項事實的描述
 
1.不符合項事實內容描述的基本要求可歸納為四條: 以客觀事實為依據、以審核準則為準繩、提出有深度的問題、得到受審核方的確認。
 “以客觀事實為依據”:就是不符合事實必須是內審員親眼看到的、當事人親口陳述的,以及內審員檢查受審核方的文件和記錄時查到的。
“以審核準則為準繩”:就是必須按照法律法規要求、合同要求、認證標準要求和組織質量管理體系文件要求,檢查體系實施過程的符合性,而不能想當然。
 “提出有深度的問題”:可以從兩個方面去理解。一個方面是對一些偶然發生的文件簽字不全、記錄編號斷續、必要的標識漏寫等問題,雖然是不符合項,但是或不具有普遍性,或總體上也不影響體系運行和產品質量,當面給受審核方提出,糾正即可,不必開具不符合項報告。另一方面是針對表象的問題,進行適當的追溯,看看問題產生的直接(初步)原因或普遍性。
“得到受審核方的確認”:最簡單的方法就是在審核現場發現不符合項后,應當即給受審核方的陪同人和當事人說清楚。必要時,也可給對方時間,拿出否定此不符合項的證據。如果他們拿不出否定的證據,就能做到使受審核方心服口服。
 
2.不符合項事實描述中,除了以上的基本要求之外,還要講究文字描述問題。文字描述的基本要求一般也可歸納成4條。
第一:文字描述必須是確鑿的事實,經過受審核方確認,不會引起爭議。
第二:文字記錄的事實必須有可追溯性。要達到這個目標,就應在不符合事實描述中關注五個關鍵詞,可稱之為“五何”,即:何時、何地、何崗位、何樣本、何種情況。
第三:語言應簡潔、清楚、問題突出。
第四:事實的描述必須與不符合理由相呼應。
 
二、不符合理由的陳述
 
不符合理由的陳述,俗稱“對標”。就是指明該事實不符合認證標準的哪一條哪一句話,這是不符合項報告十分重要的組成部分。
對標準確性的最根本因素是內審員對認證標準的深刻理解。
 
三、不符合項性質的判定
 
不符合項性質分為兩大類,即嚴重(major)不符合項和一般(minor)不符合項。嚴重不符合項主要包括:
1.體系出現系統性不符合。比如,某一個過程或關鍵子過程多處重復性出現不符合項,或體系的關鍵績效指標KPI未完成,也未采取積極的糾正措施等等。
2. 體系運行出現區域性的不符合。如:某一個部門所主管的過程均出現或多個過程出現不符合項,且未采取有效的糾正措施等等。
3. 對產品質量具有重大影響或造成嚴重后果的不符合。
4. 存在嚴重違反法律法規或重要的國家標準的行為。
對于不同認證標準或行業的認證機構,嚴重不符合項的劃分類型可能還有一些更多的要求。其他的不符合項可以界定為一般不符合項。
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編輯:songjiajie2010

 
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