建立此質量管理體系是農業生產經營者組織有效實施良好農業操作規范的基本保證。本章節主要講解如何建立一套完整的質量管理體系。適用于CHINAGAP認證申請選項2的組織。
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4.1管理和組織結構 4.1.1合法 應有文件證明申請的農業生產經營組織是一個合法的實體 |
此條款首先強調了申請認證的農業生產經營者組織生產、加工、經營的合法性。主要從土地使用的合法性及加工經營的合法性兩方面加以考慮。對于種植的基地應出示有關土地使用的相關證明。而對于加工區域既要有房屋租賃或財產證明又要有加工或經營的許可證，如：營業執照等。
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4.1.2組織結構 描述農業生產經營者組織的組織結構并形成文件，并清楚規定了農場／農業生產經營者和農業生產經營者組織的關系。 |
要描述清楚農場/農業生產經營者/農業生產經營者組織的法律依存關系，這是內部管理和編寫文件的基礎，同時也是內部檢查和外部檢查方案設計的依據。
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4.1.3合同 每個農場／農業生產經營者和農業生產經營者組織之間都應簽署書面的合同，合同應包含下列要素： 4.1.3.1農場／農業生產經營者的名稱 4.1.3.2聯系地址 4.1.3.3農場具體位置 4.1.3.4遵守良好農業規范規定要求的承諾 4.1.3.5同意遵守組織的文件化程序、方針、規定和技術性要求 4.1.3.6罰則 |
農場/農業生產經營者必須與農業生產經營者組織簽署書面合同，以確定其合法的合作關系及明確的責任和利益關系。合同的內容至少包括4.1.3.1-4.1.3.6要素，并且農場/農業生產經營者必須有“遵守良好農業規范規定要求”的承諾，以確保農業生產經營者組織的所有CHINAGAP產品完全按照CHINAGAP的標準進行生產。
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4.1.4農業生產經營者注冊 農業生產經營者組織體系內所有的農場／農業生產經營者、所有適用模塊的場所應注冊。注冊的內容應包括下列信息： 4.1.4.1農場／農業生產經營者及模塊場所的名稱 4.1.4.2聯系地址 4.1.4.3各農場及其場所具體位置 4.1.4.4認證的產品(種源／亞種)及其生長／生產的場所 4.1.4.5每一種認證的產品的生產面積／畜禽數 4.1.4.6內部審核日期 4.1.4.7良好農業規范運行的現行狀態 |
農業生產經營者與農業生產經營者組織簽定合同后，在農業生產經營者組織內進行注冊，且在農業生產經營者組織統一管理下進行生產活動。農業生產經營者組織申請認證時，必須將所有的農業生產經營者向認證機構進行注冊，信息至少包括：4.1.4.1-4.1.4.7要素。
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4．2組織和管理 4.2.1結構 農業生產經營者組織應有自己的管理結構和充分適宜的培訓資源從而使注冊的農場能有效確保滿足良好農業規范的要求。農業生產經營者組織的組織結構應以書面文件予以規定，且應包含以下內容： 4.2.1.1管理者代表 4.2.1.2內部檢查人員／部門 4.2.1.3農業技術人員／部門 4.2.1.4質量管理體系的管理人員／部門 4.2.2職費和義務 所有涉及質量管理體系人員的職責和義務應加以規定并形成文件，并且應指定一名經驗豐富，資歷深厚的人員全面負責該體系。 |
農業生產經營者組織要有適宜的管理框架，以達到管理的有效性，確保滿足趙好農業規范的要求a管理結構至少包括以下人員或部門：管理者代表，內部檢查人員／部門，農業技術人員／部門，質量管理體系的管理人員／部門。各部門的職責和義務必須清晰明確。且形成文件。
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4.3人員的能力和培訓 4.3.1農業生產經營者組織應確保對相關負責的人員能得到充分培訓且滿足規定的能力要求。 4.3.2主要人員的能力、培訓、資歷應在文件中加以規定，且應滿足在本規則中規定的能力要求。 4.3.3主要人員資歷及培訓的記錄應作為證明材料予以保存。 4.3.4一個部門若有多名內部檢查員，這些內部檢查員應有一個培訓和評價的過程。 4.3.5應有相應的程序確保主要人員及時了解良好農業規范的版本更新和依據法律法規的變更情況。 |
通過對各崗位的員工培訓和其他方法提高員：亡的能力，以勝任各崗位的職責要求，增強員工的良好種植／養殖的意識，滿足產品的質量要求。對所有與產品質量有關的崗位人員的培訓及所采取的其他措施的有效性進行評價。
應保存員工的教育、培訓、技能和經驗等方面盼記錄。
保證各崗位所有員工操作的一致性，若良好農業規范相關圈家標準運行中出現的換版、發布、法律依據變更情況，應有程序和人員確保相關崗位的員：r及時了解。
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4.4質量半冊 4.4.1與良好農業規范相關的操作和質量管理體系應形成文件，并包含在質量手冊中。 4.4.2方針和程序應充分表明農業生產經營者組織對良好農業規范的要求得到控制。 4.4.3注冊成員及其主要員工應確保能扶得相關方針和程序。 4.4.4應定期評審質量手冊內容，以確保持續符合良好農業規范、本規則和農業生產經營者組織的要求。 |
此條款要求申請CHINAGAP認證的農業生產經營者組織應編制質量管理手冊。手冊是企業內部綱領性文件，是指導企業做好中國良好農業規范的內部規定。
管理手冊是證實或描述文件化CHINAGAP管理體系的主要文件的一般形式，是闡明一個企業的良好農業規范方針和目標的文件。質量手冊應涉及企業全部生產活動。通常管理手冊至少應包含或涉及良好農業規范方針、目標，管理組織機構圖及良好農業規范管理、實施、驗證或檢查工作的人員職責、權限和相互關系，實施計劃，內部檢查機制，追溯體系要求，記錄管理，客戶申訴、投訴的處理，關于手冊評審、修改和控制的規定。此管理手冊對農業生產經營者組織全體員工來說是法律件文件，必須嚴格遵照執行。
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4.5文件控制 4.5.1質量管理體系文件 應充分控制所有質量管理體系程序文件，包括： 4.5.1.1質量手冊 4.5.1.2程序文件 4.5.1.3作業指導書 4.5.1.4記錄表格 4.5.1.5外來文件，如良好農業規范相關國家標準。 |
此條款主要規定了體系文件內容。主要有五部分組成，即：質量手冊、程序文件、作業指導書、記錄表格、外來文件。注意記錄表格的理解，這里的記錄表格是指一整套的記錄系統，即從源頭輸入至末段輸出全過程完整、全面、清晰、準確的記錄。
農業生產經營者組織確保識別與良好農業規范和產品有關的全部外來文件，包括適用的CHINAGAP標準、與產品有關的法律法規、顧客提供的圖紙、產品標準等，并對其進行管理，控制外來文件的分發并使其處于受控狀態，對外來文件進行跟蹤識別，以確保使用有關版本的適用的、有效的外來文件。
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4.5.2質量管理體系文件控制要求 4.5.2.1建立文件控制程序，并形成文件。 4.5.2.2所有的文件在發布及分發前應經授權人的同意和審批。 4.5.2.3所有受控文件應用分發號、發行日期／審批日期及編碼的形式予以識別和控制。 4.5.2.4文件的任何更改應在分發前得到授權人的審批。如有可能，文件更改的原因及性質應被識別。 4.5.2.5確保各部門得到現行有效版本的受控文件。 4.5.2.6應在文件控制程序中對文件的審查、新文件的發行和作廢文件的銷毀做出規定。 |
文件控制是指對文件的編制、評審、批準、發放、使用、更改、再次批準、標識、回收和作廢等全過程活動的管理，目的是確保在文件的使用現場得到有關問的適用版本，防止使用作廢的文件。
編制文件控制程序應對以下內容做出規定：
1、發布前應能得到批準，以確保其適宜性和充分性(即文件所闡述的要點沒有漏項)。
2、文件在實施中可能會有因組織結構、產品、工作流程、法律法規、標準等發生表化而變化。
這時有必要對原文件的適用性進行評審；組織也可根據需要對文件進行定期評審以確定文件是否需要更新。文件若發生修改則需要再次批準。
3、組織應確保在使用場所能得到有關文件的適用版本。一般來說，文件的新版本出現后，舊的版本就作廢。
4、文件應易于識別．清晰可辨，可采用對文件進行編號的方式，實現對文件的快速查找，文件的字跡應清晰。
5、文件應對外來文件的識別進行要求(見上條款理解)。
6、組織應防止作廢文件的非預期使用。如有可能，應考慮將這些作廢文件從所有發放和使用場所及時收回。若由于法律或其他原因而保留作廢文件時，應對這些文件進行適當的標識。
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4.6記錄 4.6.1農業生產經營者組織應保持記錄以證實對質量管理體系的有效控制并滿足良好農業規范 相關國家標準的要求。 4.6.2質量管理體系的記錄應至少保持2年。 4.6.3記錄應真實、清晰，存放在適當的場所且易于檢索。 4.6.4記錄在檢查期間應保持有效且具有可追溯性。 |
記錄是一種特殊的文件，其特殊性表現在記錄起到提供所完成活動的證據的作用，不允許進行更改或更新。
記錄具有追溯、證實和依據記錄采取糾正和預防措施的作用。只要具有證明產品生產過程與要求的符合性及證明體系是否有效運行作用的記錄，都屬于本條款控制的范疇。
注意CHINAGAP質量管理體系的記錄應至少保持2年。
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4.7抱怨的處理 4.7.1農業生產經營者組織應建立和保持有效處理客戶抱怨的程序。 4.7.2應建立并保持形成文件的程序，對抱怨的接受、登記、確認、調查、跟蹤、反饋做出規定。 4.7.3應在客戶要求時向其提供抱怨的處理程序。 4.7.4抱怨處理程序應涵蓋對農業生產經營者組織的抱怨，并適用于對農業生產經營者和農場的抱怨。 |
組織應建立完善的客戶抱怨程序，該程序應詳細規定抱怨的接受、登記、確認、調查、跟蹤、反饋及處理的全過程，適用于對農場／農業生產經營者／農業生產經營者組織的抱怨。調查原因時應一直追溯到具體的農業生產經營者和模塊場所。
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4.8內部審核／檢查 應建立并保持內部審核／檢查程序，以評價質量管理體系的適宜性、符合性并按良好農業規范相關國家標準對農場／農業生產經營者實施檢查。 |
內部審核應是一個系統化文件化并客觀的獲取證據并進行評價的驗證過程。內部審核工作應有方案，要有固定的程序和方法，按固定的時間間隔，有計劃的實施。
內部審核包括質量管理體系的審核和農場/農業生產經營者的內部檢查。
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4.8.1質量管理體系審核 4.8.1.1每12個月至少進行一次質量管理體系審核。 4.8.1.2內部檢查員應經過適當培訓，且獨立于被審核的部門、區域。 4.8.1.3內部審核計劃、審核發現、糾正措施及其跟蹤驗證記錄均應保持且易于查找。 |
組織每年至少進行一次質量管理體系的內部審核，該內部審核是組織對質量管理體系所有要素的全面自我審核，主要針對與良好農業操作有關的所有部門，包括農場和農業生產經營者。
內部檢查工作由內部檢查員完成。內部檢查應確保客觀公正。
內部審核應有完整的審核計劃，在審核過程中有審核發現，找出不符合項，確定糾正措施，并跟蹤驗證，整個過程要有記錄，切易于查找。
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4.8.2農場／農業生產經營者檢查 4.8.2.1每一個注冊的農場／農業生產經營者每12個月應至少進行一次針對良好農業規范綜合相關國家標準的檢查，該檢查包括申請等級內(該等級及其以下)的全部控制點。 4.8.2.2應對檢查報告和農場／農業生產經營者的狀況進行驗證。 4.8.2.3新成員在正式加入農業生產經營者組織前應進行內部檢查。 4.8.2.4應保持原始檢查報告和記錄，并確保在檢查需要時隨時提供。 4.8.2.5檢查報告將包含下列信息 4.8.2.5.1注冊農業生產經營者的名稱 4.8.2.5.2受審核方(注冊成員)簽字 4.8.2.5.3日期 4.8.2.5.4檢查員 4.8.2.5.5認證的產品 4.8.2.5.6針對控制點評價的結果 4.8.2.5.7不符合項描述 4.8.2.5.8良好農業規范運行狀態 |
注冊的農場／農業生產經營者每年至少進行一次內部自我檢查，新成員在正式加入農業生產經營者組織前也應進行內部檢查。內部檢查的主要內容是《良好農業規范控制點和符合性規范》適用的模塊內所有要素的檢查，檢查內容和結果形成記錄，內部檢查同樣有檢查發現，找出不符合項，確定糾正措施，跟蹤驗證，并做出檢查報告的要求。
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4.8.3內部檢查員要求 4.8.3.1內部檢查員應滿足規則附件2中對農業生產經營者組織內部檢查員的要求。 4.8.3.2內部檢查員的獨立性意味著其能夠在內部檢查過程中對被檢查方與良好農業規范相關國家標準的符合性做出獨立評價，并獨立于自己從事的工作。 |
條款要求進行CHINAGAP生產的組織必須配置內部檢查員。內部檢查員應是經過專門的培訓，通過培訓使其掌握以下內容：CHINAGAP種植／養殖、加工的技術要領，國家相關的法律法規及相關要求，
CHINAGAP方面的各類標準，CHINAGAP檢查的方法、程序，CHINAGAP檢查技巧等。
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4.8.4不符合和糾正措施 4.8.4.1應建立并保持處理不符合及糾正措施的程序，這些不符合來源于內部檢查、外部審核／檢查、消費者抱怨或質量體系的缺陷。 4.8.4.2應建立程序并形成文件，以識別和評價質量體系及運行中出現的不符合。 4.8.4.3應對不符合項的糾正措施進行評價，并在規定的時間內完成糾正措施。 4.8.4.4應明確實施和完成糾正措施的職責。 |
組織應對內部審核／檢查發現的不符合進行糾正，并采取適宜的糾正措施。(糾正措施是指為消除已發現的不符合或其他不期望情況的原因所采取的措施)。形成文件。采取的糾正措施是否適宜組織應對其進行評價，同時規定糾正措施完成的職責和時間，并要跟蹤驗證。
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4.9產品的可追溯性和區分 4.9.1符合良好農業規范標準的產品及其銷售應具有可追溯性，并用防止與非良好農業規范認證的產品混淆的方式進行處置。 4.9.2應建立并保持程序文件對認證產品進行有效識別并確保所有產品是可追溯的，包括對所有適用的模塊場所的符合／不符合；應對認證產品的產量進行計算，以表明其符合性。 4.9.3對于果蔬類，必須建立可保證認證產品經過采摘、貯藏、運輸及可追溯的程序。 4.9.4應建立并保持有效程序以降低已認證的產品與未認證產品發生標志誤用或產品混淆的風險。 |
條款要求CHINAGAP種植／養殖、加工要建立可追溯性體系。所謂可追溯性體系是一套完整的可溯源保障機制。即當在CHINAGAP種植／養殖、運輸、加工、儲存、包裝、銷售等環節出現的問題時，依照可追溯性體系的相關文件和記錄向上追溯，可找到問題的產生點的過程。
可追溯性體系是由一整套文件和記錄組成。為了確保追溯體系的有效性，應記錄CHINAGAP全過程中的每個關鍵環節。如：種植／養殖記錄、植物保護記錄、采收記錄、運輸記錄、加工產品記錄、
儲存記錄、出入庫記錄等。通過記錄可對產量進行衡算。
在CHINAGAP種植／養殖、運輸、加工、儲存、包裝、銷售等環節應保證CHINAGAP產品不與非CHINAGAP產品混淆，并應形成程序文件。
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4.10罰則 4.10.1農業生產經營者組織應建立并實施對其注冊成員進行制裁的制度，該制度應符合本規則的相應要求。 4.10.2與農業生產經營者／農場簽訂的合同中應規定制裁的程序，包括告誡、暫停、撤銷的規定條件。 4.10.3農業生產經營者應建立適當的機制，以便能夠立即將對注冊農業生產經營者／農場的暫停或撤銷告知認證機構。 4.10.4應保持所有的制裁記錄，包括糾正措施和預防措施。 |
針對在銷售、貿易、或與顧客有關的其他環節出現的不符合，組織應對其成員采取制裁，該制度應形成文件。制裁的程序，包括警告、暫停、撤消，制裁的程序應明確規定對注冊的農場／農業生產經營者所采取的(暫停或撤消)制裁措施要及時告知認證機構。
對于制裁同樣要采取糾正措施和預防措施。
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4.11認證產品的召回 4.11.1應建立、保持程序并形成文件，以有效管理對認證產品的召回。 4.11.2該程序應明確導致召回的事件類別、負責決定認證產品召同的負責人、通知客戶和認證機構的機制以及處理庫存的方法。 4.11.3程序應具有可操作性。 4.11.4每年應以恰當的方式對程序進行至少一次驗證以確保其有效性。應保持驗證記錄。 |
對于交付后的產品可能會發生產品質量問題，組織應建立和保持并形成文件，以實施產品召同，并形成記錄。在形成文件程序時，應從種植／養殖、加上、運輸及交付后的可追溯性來考慮程序的詳細程度。
召回程序應規定每年至少進行一次驗證，以確保程序的有效性。
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4.12認證標志的使用 4.12.1農業生產經營者組織應證明認證標志的使用得到有效控制，且符合良好農業規范相關國家標準和本規則的要求。 4.12.2應建立、保持程序并形成文件，對使用認證標志加以規定。程序文件應包括良好農業規范相關國家標準、本規則和認證機構的要求。 4.12.3應對認證標志的使用加以控制，并保存使剛該標志的獲證產品、認證證書持有人以及商號的記錄。 |
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4.13分包方 4.13.1應建立并保持程序，以確保分包給第三方的活動滿足良好農業規范相關國家標準的要求。 4.13.2分包方的能力應得到評估且能證明滿足良好農業規范相關國家標準要求；應保持分包方能力證明的有關記錄。 4.13.3分包方應遵守農業生產經營者組織的質量管理體系和相應的程序，并在服務協議或合同中明示。 |
組織對分包方的選擇直接影響本組織最終產品的質量，因此分包方的選擇過程必須予以控制。
組織對分包方的控制程度，取決于分包方所承擔本組織的具體活動。組織應規定選擇、評價和重新評價分包方的準則，該準則應形成文件，并有記錄。
在與分包方的協議中應有“分包方遵守農業生產經營者組織的質量管理體系和相應的程序”的承諾。