圖１
雙擊標尺上的灰色區域，也可以打開“頁面設置”對話框。 如果文稿需要裝訂，就要設置裝訂線的位置：在“頁面設置”對話框中的“頁邊距”選項卡里選擇裝訂線的位置，這個裝訂線的輸入框中的數值表示的是裝訂線到頁邊的距離，而現在的頁邊距表示的就是裝訂線到正文邊框的距離的了。
打開“頁面設置”對話框，單擊“版式”選項卡，從“垂直對齊方式”下拉列表框中選擇對齊方式，單擊“確定”按鈕，單擊“格式”工具欄上的“居中”按鈕，把文檔放到整個頁面的中間(圖2)。
圖２
Word是自動換行的，所以段落的設置不用操心，只是圖形對象要使用相對對齊方式。
第二節 使用分頁符
想把標題放在頁首處或是將表格完整地放在一頁上，敲回車，加幾個空行的方法雖然可行，但這樣做，在調整前面的內容時，只要有行數的變化，原來的排版就全變了，還需要再把整個文檔調整一次。其實，只要在分頁的地方插入一個分頁符就可以了。
在Word中輸入文本時，Word會按照頁面設置中的參數使文字填滿一行時自動換行，填滿一頁后自動分頁，這叫做自動分頁，而分頁符則可以使文檔從插入分頁符的位置強制分頁。 
若要把兩段分開在兩頁顯示時，把光標定位到第一段的后面，打開“插入”菜單，單擊“分隔符”命令，打開“分隔符”對話框，選擇“分頁符”，單擊“確定”按鈕，在這里就插入了一個分頁符，這兩段就分在兩頁顯示了(圖3)。
要是又不想把這些內容分頁顯示，把插入的分頁符刪除就可以了。默認的情況下分頁符是不顯示的，單擊“常用”工具欄上的“顯示/隱藏編輯標記”按鈕(圖4)，在插入分頁符的地方就出現了一個分頁符標記，用鼠標在這一行上單擊，光標就定位到了分頁符的前面，按一下Delete鍵，分頁符就被刪除了。 圖3
圖4
其實分頁符就是一個比較特殊的字符，可以選取、移動、復制和粘貼。不過一般很少這么用，因為插入分頁符有一個很方便的快捷鍵：Ctrl+回車。分頁符插入以后會自動占據一行，可以很方便地找到。
|
第三節 使用換行符 |
使用換行符
分頁符只是分隔符的一種，這個和分段有一些區別：拿這個標題來說，通常為了排版的需要會給標題設置一個比較大的段后間距，如果不使用換行符，而把這個標題分成兩段的話，就要重新設置段落的格式，而換行符則只是把東西放到了另外的一行中，并沒有分段，行與行之間還是只有行距在起作用，這樣就不用再設置段落格式了。換行符主要是在那種要換行但又不想分段的地方使用。
換行符的插入：打開“插入”菜單，單擊“分隔符”命令，打開“分隔符”對話框，選擇“換行符”，單擊“確定”按鈕，就在光標所在的地方插入了一個換行符(圖3)。
|
第四節 使用分節符 |
使用分節符
分節符的使用：有時候會在文檔的不同部分使用不同的頁面設置，若希望將一部分內容變成分欄格式的排版，可以選擇這些部分的內容，使用分欄的方法來將它們分欄，但也可以用插入分節符的方法來實現，將光標定位到這些內容的前面，打開“插入”菜單，單擊“分隔符”命令，打開“分隔符”對話框，選擇“分節符類型（連續）”，單擊“確定”按鈕，在這里插入一個連續的分節符，在后面也插入一個連續的分節符，將光標定位在引文中，打開“格式”菜單，單擊“分欄”命令，打開“分欄”對話框，選擇“兩欄”，將“應用范圍”選擇為“本節”，單擊“確定”按鈕，現在這篇文檔就按我們的要求排版了。
實際上前面說的許多操作都可以用分節的方式來設置作用區域的，如頁面邊框、頁面的邊距設置、紙張、紙型、版式等等。
第五節 頁眉和頁腳
一般情況下，頁眉和頁腳分別出現在文檔的頂部和底部，在其中可以插入頁碼、文件名或章節名稱等內容。當一篇文檔創建了頁眉和頁腳后，就會感到版面更加新穎，版式更具風格。
頁眉和頁腳的設置：打開“視圖”菜單，單擊“頁眉和頁腳”命令，Word自動彈出“頁眉和頁腳”工具欄，并進入頁眉和頁腳的編輯狀態，默認的是編輯頁眉，輸入內容，單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“在頁眉和頁腳間切換”按鈕，切換到頁腳的編輯狀態，編輯完畢后，單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“關閉”按鈕回到文檔的編輯狀態，設置好頁眉和頁腳后，單擊“打印預覽”按鈕，可以看到設置的頁眉和頁腳就出現在文檔中。
圖5
這只是最簡單的頁眉和頁腳的設置，平常看到的書籍中大多是各個章節的頁眉和頁腳都不相同，而且奇偶頁的頁眉和頁腳也是不同的，這個就需要使用分節來設置了。
首先在要設置不同的頁眉和頁腳的兩部分之間插入分節符，然后打開“視圖”菜單，單擊“頁眉和頁腳”命令，單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“頁面設置”按鈕，打開“頁面設置”對話框，選中對話框中的“奇偶頁不同”前的復選框，單擊“確定”按鈕，注意現在頁眉虛線框上的提示，現在的顯示表示我們正在設置的是第一節的奇數頁頁眉，輸入內容，單擊“下一項”按鈕，設置第一節偶數頁的頁眉，輸入內容后，再單擊“下一項”按鈕，再設置第二節的奇數頁頁眉，這里若不做什么改變的話，單擊“下一項”按鈕，來設置第二節的偶數頁頁眉，單擊工具欄上的“與上一節相同”按鈕，設置好這個頁眉，用同樣的方法設置好后面的頁眉和頁腳。
不過還要注意“與上一節相同”和“奇偶頁不同”等問題。一般普通的文檔只要能看到頁碼就可以了，此時沒有必要使用頁眉和頁腳來設置，Word中有一個簡單的插入頁碼的功能：打開“插入”菜單，單擊“頁碼”命令，打開“頁碼”對話框，選擇要插入頁碼的位置和對齊方式，單擊“確定”按鈕就可以了。
圖6
第六節 文檔的背景
可以給Word的編輯區換個顏色，打開“格式”菜單，單擊“背景”選項，從彈出的面板中選擇“寶石藍”單擊，就把背景色設置成了寶石藍的顏色。不過背景色只能在Web版式視圖中才會有，在設置了背景色以后，Word就自動切換成Web視圖。
用一張圖片也可以作背景：打開“格式”菜單中的“背景”面板，單擊“填充效果”命令，打開“填充效果”對話框，單擊“圖片”選項卡，單擊“選擇圖片”按鈕，選擇一個圖片，單擊“插入”按鈕，把這個圖片插入進來，單擊“確定”按鈕，在文檔中就把剛才選擇的圖片作為背景了。要是不想要了，打開“格式”菜單的“背景”面板，選擇“無填充顏色”就可以去掉背景。
設置其他格式的背景：打開“格式”菜單的“背景”子菜單，單擊“填充效果”命令，在“顏色”項里選擇“預設”，單擊“預設顏色”下拉列表框，選擇“金色年華”項，在底紋式樣中選擇“中心輻射”，單擊“確定”按鈕，文檔中就出現了選擇的背景樣式。 其它的幾種效果：打開剛才的對話框，單擊“紋理”選項卡，可以選擇紋理；單擊“圖案”選項卡，可以選擇“前景”和“背景”色等等。
圖7 圖8
這些設置都不能打印出來，只是在編輯的時候看著好看。不過Word 2000提供了一個簡易的水印功能：打開“格式”菜單的“背景”面板，單擊“水印”命令，打開“水印”對話框，從左邊的“文本”列表中選擇文字，在“字體”列表框中選擇字體，然后設置尺寸，選擇顏色，單擊“Ok”按鈕，頁面中就出現了顯示在文字下面的水印了；單擊“打印預覽”按鈕，可以看到設置的水印效果。 前面曾經把一個剪貼畫放到文字底部，這個圖片是可以打印出來的，而且所有的圖形對象都可以這么做，不過那樣的話圖片要每頁單獨設置，如果我們一篇文檔有比較多的頁，那就太麻煩了。
圖9
使用頁眉和頁腳來設置背景圖片，為每節或整個文檔設置一個水印：打開“視圖”菜單，單擊“頁眉和頁腳”命令，在頁眉中插入一個圖片：打開“插入”菜單，打開“圖片”子菜單，單擊“來自文件”命令，選擇文件，單擊“插入”按鈕，把文件插入進來；單擊圖片選中它，單擊“圖片”工具欄上的“圖像控制”按鈕，選擇“水印”，單擊“文字環繞”按鈕，選擇“襯于文字下方”，然后設置一下圖片的位置：單擊“常用”工具欄上的“繪圖”按鈕，打開“繪圖”工具欄，單擊繪圖工具欄上的“繪圖”按鈕，單擊菜單中的“對齊或分布”項，選擇“相對于頁”命令，然后再打開這個菜單，分別選擇“水平居中”和“垂直居中”；單擊“常用”工具欄上的“打印預覽”按鈕可以查看效果。
第七節 文檔網絡
通常我們編輯的稿件沒有辦法使上下的文字對齊是因為使用的兩端對齊方式，同時又設置了標點壓縮等段落格式的原因，而這些都是Word的默認設置，如果要實現精確的對齊，可以用文檔網格來做。
先把Word的度量單位設置為字符單位：打開“工具”菜單，單擊“選項”命令，打開“選項”對話框，單擊“常規”選項卡，選中“使用字符單位”前的復選框，單擊“確定”按鈕。
圖10
然后打開“文件”菜單，單擊“頁面設置”命令，打開“頁面設置”對話框，單擊“文檔網格”選項卡，選擇“文字對齊文檔網格”，注意這里是每行25個字符，每頁30行，單擊“繪圖網格”按鈕，打開“繪圖網格”對話框，將網格設置中的“水平間距”設置為“1字符”，“垂直間距”設置為“1行”，選中“在屏幕上中顯示網格線”前的復選框，確保“水平間隔”前面的復選框是選中的，設置水平間隔和垂直間隔都是1，然后單擊“確定”按鈕回到“頁面設置”對話框，單擊“確定”按鈕完成設置，效果就出來了。
圖11
第八節 打印預覽和打印
也可以在打印時選擇一些參數來設置。打開“文件”菜單，單擊“打印”命令，打開“打印”對話框，在“縮放”選擇區中有一個“按紙型縮放”下拉列表框，從中選擇要縮放成的紙型就可以了。
打印幾份同樣的稿件，可以在打印對話框中設置：打開“打印”對話框，在“副本”選擇區的“份數”輸入框中輸入要打印的稿件數量，單擊“確定”按鈕就可以了。
打印一部分頁碼：打開“打印”對話框，在“頁面范圍”選擇區中選擇“頁碼范圍”，填入要打印的頁碼，每兩個頁碼之間加一個半角的逗號，連續的頁碼之間加一個半角的連字符就可以了；也可以選擇打印當前頁，或者打印選定的內容。
圖12
把一個文檔像一般的書籍那樣打印出來：打開“頁面設置”對話框，在“頁邊距”選項卡中選中“對稱頁邊距”前的復選框，頁邊距的“左”和“右”就變成了“內側”和“外側”，在裝訂線后面的輸入框中輸入1，單擊“確定”按鈕，然后打開“打印”對話框，從“打印”下拉列表框中選擇“奇數頁”，單擊“確定”按鈕進行打印，打印完畢后再將打印出來的紙翻過來，放回打印機中，在剛才的對話框中選擇“偶數頁”進行打印，打印時一定要注意紙張的放置順序。
一般在打印之前先預覽一下打印的內容：單擊“打印預覽”按鈕，將窗口轉換到打印預覽窗口中，在這里看到的文檔的效果就是打印出來的效果，預覽有多頁同時顯示，也有單頁顯示：單擊“單頁”按鈕，在預覽窗口中的文檔就按照單頁來顯示，單擊“多頁”按鈕，選擇一種多頁的方式，回到了多頁顯示的狀態；同頁面視圖中一樣，可以設置顯示的比例，還可以設置標尺的顯隱，單擊“查看標尺”按鈕，取消按下狀態，可以將標尺隱藏起來；單擊這個放大鏡按鈕，使它不再按下，可以在這里直接編輯文檔，如果對預覽的效果感到滿意，直接單擊這個“打印”按鈕，就可以把文檔打印出來。
圖13
使用快捷鍵Ctrl+P鍵也可以打開打印對話框； 打開“打印”對話框，在“副本”選擇區中可以設置文檔是否按份打印，如果選擇了按份打印，則文檔在打印時將從第一頁打印到最后一頁后再開始打印第二份，否則在打印時Word會把一頁的份數打印完以后再打印后面的頁。
除了使用“常用”工具欄上的“打印預覽”按鈕可以進入打印預覽狀態外，使用“文件”菜單中的“打印預覽”命令也可以進入打印預覽狀態。