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“分節符”妙用—Word文檔頁面巧排版

放大字體  縮小字體 發布日期:2006-06-09

 在對Word文檔進行排版時,經常會要求對同一個文檔中的不同部分采用不同的版面設置,例如要設置不同的頁面方向、頁邊距、頁眉和頁腳,或重新分欄排版等。這時,如果通過“文件”菜單中的“頁面設置”來改變其設置,就會引起整個文檔所有頁面的改變。

  實際問題


  前幾天,有一同事要我幫他設置一文檔版面,該文檔由文檔A和文檔B組成,文檔A是文字部分,共40頁,并要求縱向打印,文檔B包括若干圖形和一些較大的表格,要求橫向打印。同時,文檔A和文檔B要采用不同的頁眉。還好,他已經將文檔A和文檔B按要求分別設置好了頁面格式,只要求將文檔B插入到文檔A的第20頁,并要求統一編排頁碼。

  解決辦法

  如果根據常規操作,先打開文檔A,將插入點定位在20頁的開始部分,執行插入文件操作,但得到的結果是文檔B面目全非,即文檔B的頁面設置信息全部變為文檔A的頁面設置格式。在這種情況下,要在文檔A中重新設置插入進來的文檔B是很費時、費力的,而要分別打印文檔A和文檔B,統一自動編排頁碼的問題又很難解決。這時,利用Word的“分節”功能,很容易地解決了這個問題。其操作步驟如下:

  1.打開文檔B,在文檔末尾插入一個分節符。

  2.全部選中后按[復制]按鈕。

  3.打開文檔A,并在19頁的末尾也插入一個分節符。

  4.將光標定位在A文檔20頁的開始部分,執行“粘貼”操作。

  幾點說明

  通過以上操作,就將文檔B完整地插入到了文檔A中,并且文檔A和文檔B都保持了原來的頁面設置信息,而新文檔A的頁碼隨內容多少自動重新進行了編排。解決該問題的關鍵是分別在文檔A和文檔B的適當位置插入了“分節符”,將文檔分成幾個不同的“節”。下面就Word中“節”的概念及插入“分節符”時應注意的問題作如下說明:

  1.“節”是文檔格式化的最大單位(或指一種排版格式的范圍),分節符是一個“節”的結束符號。默認方式下,Word將整個文檔視為一“節”,故對文檔的頁面設置是應用于整篇文檔的。若需要在一頁之內或多頁之間采用不同的版面布局,只需插入“分節符”將文檔分成幾“節”,然后根據需要設置每“節”的格式即可。

  2.分節符中存儲了“節”的格式設置信息,一定要注意分節符只控制它前面文字的格式。

  3.插入“分節符”的步驟如下:

  (1)單擊需要插入分節符的位置。

  (2)單擊“插入”菜單中的“分隔符”命令,打開“分隔符”對話框。

  (3)在“分節符類型”中選擇需要的分節符類型,分別為:“下一頁”:分節符后的文本從新的一頁開始;“連續”:新節與其前面一節同處于當前頁中;“偶數頁”:分節符后面的內容轉入下一個偶數頁;“奇數頁”:分節符后面的內容轉入下一個奇數頁。

  4.插入“分節符”后,要使當前“節”的頁面設置與其他“節”不同,只要單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令,在“應用于”下拉列表框中,選擇“本節”選項即可。

 
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