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巧解多頁面問題 妙用Word“空行替換

放大字體  縮小字體 發布日期:2006-06-09
     在日常工作中,我們經常從網上下載一些文字材料,往往因空行多使得頁數居高不下。關于“空行替換”的相關文章也看過一些,大致都是這種方法:在“編輯”菜單中打開“查找和替換”對話框,在“查找內容”中輸入“^p^p”“替換為”中輸入“^p”,然后“全部替換”。

  而眼下的一份二級C試卷,用上面的方法卻是屢試屢敗,每次都是提示:“Word已完成對文檔的搜索并已完成0處替換”。為什么空行就在眼前,Word卻不認識它呢?

  經過細心查找,發現在用替換的辦法刪除空行時要注意兩個問題:

  1.分清文件中用的是手動換行符(“Shift+回車”),還是段落標記。“^p^p”替換成“^p”并不能替換所有的空行。如果文件中用的是手動換行符,那么就要用“^l^l”替換成“^l”(這里用的不是1,而是L字母的小寫,也可以直接用替換對話框里的“特殊字符”,里面有“有手動換行符”),空行才能去除。

  我要用的試卷正是用手動換行符換行的。可是我也用了“^l^l”替換成“^l”的辦法,用“全部替換”時依然提示“Word已完成對文檔的搜索并已完成0處替換”這又是為什么呢?把我搞得一頭霧水,為了搞清楚到底問題出在哪里,我又在Word文檔中分別用手動換行符和回車符制造一些空行,用“^p^p”替換成“^p”和“^l^l”替換成“^l”來驗證,結果能順利完成空行的刪除。為什么我自己輸入的可以替換,網上下載的卻不能呢?難道這里面還有“機關”?

  2.注意空格的存在。無奈之下,我只得手工刪除了。在刪除的過程中,我發現了它的秘密:原來每個空行的換行符前還有一個空格。空格成了折騰我的“罪魁禍首”!再用“^l ^l”(注意兩個換行之間有一個空格)替換成“^l”,替換終于有成果了。單擊了幾次全部替換,又更改了幾次“查找內容”,比如把“^p ^l”替換成“^l”。我的頁面中再也沒有空行了。

  看來用替換的方法來刪除空行時,要靈活對待查找的內容,不然,Word可不懂你的心。電腦是智能的也是最“死心眼”的。
 
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