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巧選“文件模板”

放大字體  縮小字體 發布日期:2006-06-09
       我們學校經常要用16開的紙張打印各種計劃、總結、報告之類的文件,用8開的紙張打印各種試卷。為了提高工作效率,我在WPS Office中設計了兩個模板文件,分別取名為“16開模板”和“8開模板”,并把“16開模板”設定為“默認模板”。只要一打開WPS Office就會依據“16開模板”文件新建一個文檔。但每當我要新建8開的試卷文檔時,就需要單擊“文件”菜單下的“新建”命令,調出“新建”對話框,然后選擇“8開試卷”模板新建文件。這樣很不方便,如果經常使用的模板很多就會更麻煩。

??經過摸索,我終于找到一種方法,可以直接在桌面上進行模板選擇。我們以上面提到的情況為例,說明具體的實現方法。

??1. 新建一個文件,根據要求,設計好格式,保存為“16開模板.wps”。

??2. 在WPS Office中關閉此文件,打開此文件所在文件夾,選中此文件,單擊右鍵,選擇“屬性”項調出“屬性”對話框,在“常規”選項卡中將文件屬性改為“只讀”。

??3. 在桌面上建立此文件的快捷方式。

??這樣,我們雙擊桌面上的“16開模板”快捷圖標,就會打開“16開模板.wps”文件的一個副本,編輯完后,存盤即可。

??其實,我們并沒有建立“WPS模板文件”,我們只是建立了一個具有“只讀”屬性的WPS文件,因為具有“只讀”屬性的文件是不能進行修改的,所以這時WPS Office 2002就會自動打開它的一個副本文件(在WPS Office 2002以前的版本中會彈出一個窗口,詢問你是否打開副本文件),這時我們所以的操作實際上都是針對它的副本文件。由此可見,具有“只讀”屬性的“16開模板.wps”文件并不是真正的模板文件,但它卻有著模板文件一樣的功能。

??我們只需重復上述方法再建立一個“8開模板”即可,這樣就可以在桌面上直接選擇“文件模板”了。注:此方法也適用于Word文檔。
 
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