歲末，每個辦公室都少不了上報一些報表什么的，年年如此。故如何高效率地、正確地輸入變成了大家追求的目標。在一些表格的項目中一定會有非此即彼的輸入項，如果將這些項目設計成下拉列表就會大大提高輸入的速度和正確性，今天筆者就和大家一起來探討一下這方面的技巧。


　　一、 在Word中設置“下拉型窗體域”，實現表格的選擇性錄入方式


　　在這里我們還是舉個例子來說明我們的設計思路吧！ 比如，要上報一份“2003年計算中心上機情況統計表”，在這個表格中如職稱、上機課程等幾項是要反復重復輸入的，那不妨將它設置成選擇性下拉列表式輸入方式，只要一點單元格，就會出現一個下拉列表，在列表中選擇要輸入的項就可以了。如圖1所示為此表的一部分。

圖1 2003年計算機中心上機情況匯總表

　　要實現上面如圖所示的效果需要進行如下設置。

　　第一步：設計表格

　　先打開一個Word 文檔，在其中根據需要先設計好表格。可以先將一些不能用下拉輸入的單元格先行輸入。

　　第二步：插入下拉型窗體域

　　下拉型窗體域是比較常用的窗體域類型。這種類型的窗體域通常用于非此即彼的選擇場合。我們設計的這個表格，在“職稱、上機課程和所在院、系”中就可以使用下拉型窗體域，用戶在填寫表單時可以直接點擊鼠標選定，不必進行輸入，省去了重復輸入的麻煩。

　　具體方法：將鼠標移到指定位置，比如上機課程下面的單元格，點“視圖→工具欄→窗體”，彈出“窗體”工具欄，點“下拉型窗體域”按鈕，如圖2所示。

圖2 窗體工具欄

　　窗體域插入后，單元格中會顯示出一個帶有灰色陰影的小方塊(在按下“窗體域底紋”按鈕的情況下才會顯示陰影)。窗體域底紋只在屏幕上顯示，用于提醒用戶該域的具體位置，并不會被打印出來。雙擊插入的窗體域，系統彈出“下拉型窗體域選項”對話框。在“下拉項”的框格內添加下拉菜單中的選項。添加的步驟是：首先在“下拉項”項目中輸入需要添加的第一個列表項，并單擊“添加”按鈕（或按回車鍵），然后依次輸入其余列表項。所有列表項添加完畢后，可以通過向上↑、向下↓這2個“移動”按鈕改變列表項的排列順序。選中“啟用下拉列表”項，點“確定”按鈕即可，如圖3所示。

　　這樣一個單元格的下拉型窗體域就設置好了，下面的單元格就可以采用復制、粘貼的方法來完成。依次類推，完成其他項的域插入工作。

　　第三步：保護窗體

　　下拉型窗體域插入完成之后，單擊“窗體”工具欄上的小鎖狀的“保護窗體”按鈕，這樣除了含有窗體域的單元格外，表格的其他地方都無法進行修改。此時用鼠標單擊任一窗體域單元格，在單元格的右側會出現一個下拉三角圖標，點擊該圖標會彈出下拉列表，在其中選擇即可。全部選擇好后，再點“保護窗體”按鈕即可解除鎖定。


　　二、在Excel中設置“有效性”，實現表格的選擇性錄入方式


　　還是上面列舉的那個例子吧。在Excel 中可不能在玩兒窗體域了，得換個方法才行。

圖3設計下拉項

圖4 設計表格大體輪廓

　　先在Excel工作表中設計好表格的大體輪廓，再在任意一列中輸入要在下拉列表中所顯示的內容；選定要使用選擇性輸入的區域，如圖4所示。

　　再點“數據”菜單中的“有效性”命令，在“數據有效性”窗體中的選“設置”選項卡，在“允許”欄中選擇“序列”；在“來源”欄中輸入序列來源的單元格絕對地址或點“來源”欄中右側的隱藏窗體按鈕，再用鼠標選定上面提前輸入好的要在下拉列表中所顯示的內容單元格，最后單擊“確定”返回，如圖5所示。

圖5 數據來源設置

　　此時只要用鼠標點中區域中的任一單元格，都會在單元格的旁邊出現一個下拉箭頭，單擊箭頭，會顯示出所有的設置序列，我們只要從中單擊所需的項目即可完成錄入，如圖6所示。

圖6 項目錄入

　　上面說到的兩種在Word和Excel中實現選擇性錄入的方法是不是省事多了？快試試吧