如果你有一臺電腦而沒有打印機，你一定希望在Word中編輯的文檔所占的空間比較小，這樣就可以直接將一個文檔拷貝到軟盤上，再到有打印機的電腦上打印。一般來說，如果Word文檔中沒有圖片，那么一張軟盤足可以容納下一個文檔。當文檔中有圖片的時候，這時文檔所占的空間就比較大，有時一張軟盤裝不下。
　　這種情況通常有兩種解決辦法。一是通過壓縮軟件將文檔壓縮，將壓縮后的文檔拷貝到一張軟盤上，再到其它的電腦上解壓。二是將一個文檔分為幾個小文檔，將它們分別拷貝到幾張軟盤上，再到其它的電腦上合并。我想，這兩種辦法都是非常不方便的。筆者經過實踐，發現Word本身對于含有圖片的文檔，有效果極佳的“壓縮”功能。當然，這不同于真正的壓縮，只是筆者對這種功能的命名。“壓縮”方法非常簡單，步驟如下：
　　第一、不要通過剪貼板將圖片直接粘貼到文檔中。如果需要剪貼板里面的圖片，應通過Windows的“畫筆”，將其存為一個文檔。
　　第二、再將這些圖片文檔直接插入到文檔的相應位置。
　　第三、選擇Word“編輯”下的“全選”項，選擇該圖片，再選擇“編輯”下的“復制”項。
　　第四、重新建立一個新文檔，選擇“編輯”下的“粘貼”項，將圖片粘貼到新文檔中。
　　至此，讀者可以發現，通過剪貼板將圖片直接拷貝所建立的文檔，與通過插入圖片文檔所建立的文檔相比，后者所占的空間小得多。再將后者通過第三、第四步處理得到的文檔與未處理者相比，所占的空間又有明顯地減小。