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讓OutLook為你自動(dòng)“打印”

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2006-06-10

        常常會(huì)遇到這樣的情況:收到了一封很重要的電子郵件,除了收信人自己閱覽信件之外,可能還需要把文件打印存檔或是提交給其他人閱覽。OutLook提供了一個(gè)非常實(shí)用的功能,可以收到電子郵件后自動(dòng)檢測(cè)郵件的特殊標(biāo)記,符合打印條件的話就直接提交到打印機(jī)打印,省略了手工打印的繁瑣。

  首先設(shè)置好OutLook的POP服務(wù)器選項(xiàng),確保其可以正常從電子郵箱中接收郵件。點(diǎn)擊“工具”下拉菜單,選擇“規(guī)則向?qū)?rdquo;。在“規(guī)則向?qū)?rdquo;中點(diǎn)擊“新建”,選擇“郵件到達(dá)時(shí)檢查”。OutLook會(huì)詢問你:“想要檢測(cè)何種條件?”選擇“做動(dòng)作標(biāo)記”,此時(shí)可以發(fā)現(xiàn)“規(guī)則描述”中提示:“郵件到達(dá)后運(yùn)用此規(guī)則,做動(dòng)作標(biāo)記”,其中“做動(dòng)作標(biāo)記”包含藍(lán)色下劃線,點(diǎn)擊它可以設(shè)置需要打印郵件的關(guān)鍵字。點(diǎn)擊“動(dòng)作”下劃線進(jìn)入“已標(biāo)記的郵件”設(shè)置對(duì)話框,可以輸入“打印”。在“如何處理該郵件”中勾選中“打印”,隨后要添加“例外規(guī)則”,也就是說(shuō),哪些郵件需要打印,哪些郵件無(wú)需打。课覀児催x“除非該主題包含特定詞語(yǔ)”,根據(jù)實(shí)際需要,可以自行編輯,比如說(shuō),只要是主題包含“需打印”這樣的詞語(yǔ)就符合打印條件。此時(shí)OutLook提示:“啟用此規(guī)則?”默認(rèn)這一選項(xiàng)已經(jīng)被勾選中,單擊“完成”,此規(guī)則即可生效。

  如此一來(lái),當(dāng)別人給我們發(fā)郵件時(shí),只需在郵件主題中注明“需打印”,OutLook收到郵件之后馬上就會(huì)把此郵件送往打印機(jī)打印,不論與計(jì)算機(jī)相連接的是本地打印機(jī)還是網(wǎng)絡(luò)打印機(jī),都一樣有效。此項(xiàng)功能在OutLook 2000或是OutLook 2002中均可設(shè)置。

  小提示:Outlook通過本文所提到的“規(guī)則向?qū)?rdquo;可以創(chuàng)建一系列的規(guī)則對(duì)郵件進(jìn)行批處理工作,除了自動(dòng)將郵件分揀發(fā)送到打印機(jī)打印之外,還可以進(jìn)行郵件自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)、自動(dòng)回復(fù)、自動(dòng)保存到網(wǎng)絡(luò)中其他目錄,自動(dòng)按郵件標(biāo)記分類等等,大家可以自行嘗試哦

 
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