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辦公軟件分欄的技巧

放大字體  縮小字體 發布日期:2006-06-14

為了美化版面的布局,人們往往會將頁面一分為二(或更多),從而使內容的分布更加條理化,這就是分欄的作用。大家所熟悉的Word和Wps 2000/Office(以下稱Wps)都提供了分欄功能,但它們的使用方法卻大不相同,而且不同的版面對分欄的樣式也有不同的要求。正所謂不同的問題不同對待,那么如何在Word和Wps中完成不同的分欄工作呢?這也是本文要回答的問題。

  一、在Word中分欄

  Word提供的分欄功能非常強大,可對所選文字隨意分欄,但細心的朋友會發現:分欄后最后一欄的文字與它前面一欄的文字在同一水平線上,當文字較少時甚至會出現最后一欄留下空白的情況(圖1),這時應該如何拉平兩(或更多)欄呢?

  
  圖1

  將光標移到該欄文字的最后,執行菜單“插入->分隔符”,在“分隔符”對話框中選擇“連續”單選項,然后單擊“確定”按鈕,這時你會驚奇地發現兩欄已經拉平了,如圖2所示。

  
  圖2

  二、在Wps中分欄

  對于Wps用戶而言,就不能像Word那樣對所選文字隨意分欄了,因為Wps只能對所有頁面進行分欄。但通常情況下,我們是不需要對文章的標題進行分欄的,遇到這種情況,我們應該如何解決呢?為了簡化問題的說明,這里我們的目標是利用Wps排出圖2所示的文檔樣式

1.首先輸入文章的標題內容并設定相應樣式。

  2.執行菜單“插入->文字框”,然后在屏幕上拖出一個大小適中的文字框來。選中該文字框并單擊鼠標右鍵,從彈出的快捷菜單中選擇“排版位置->尾隨文字后”,使文字框與前面的文字對齊。

  3.執行菜單“文件->頁面設置”命令,在“紙張邊距”選項卡中分別記住頁面左右邊距的數值;單擊進入“紙張類型”選項卡,記下紙張寬度的數值,這樣我們就可以得到一整行文字的寬度,即整行文字寬度=紙張寬度-頁面左邊距-頁面右邊距,按照這個計算方法,那我們這里的整行文字寬度就應該為184-10-10=164(mm),記下這個數值。

  4.在文字框上單擊鼠標右鍵,從彈出的快捷菜單中選擇“對象屬性”,在“文字框”對話框中選擇“尺寸位置”選項卡,在“寬度”輸入框中鍵入剛才記下的數值(圖3)。

  
  圖3

  5.在“邊線端點”選項卡中設置“邊線分格->類型”為“空線”。

  6.在“邊框分格”選項卡中分別設置“內外留空”為“無”。

7.在“版式”選項卡中設置分欄數和分欄線型(如果不需要分欄線則可設置為“空”),如圖4所示,單擊“確定”按鈕。

  
  圖4

  8.在文字框中輸入文字內容,輸入完成后如果需要拉平兩欄,可通過拖動文字框的高度來實現,如圖5所示。

  
  圖5

  經過以上的操作,大家可以看出,在Wps中實現分欄雖然比在Word中的步驟要復雜一些,但借助Wps的文字框進行分欄顯然要靈活一些(如果將文字框的“排版位置”設置為“在當前位置”還可以隨意拖動分欄的內容),主動性也更高,更適合編排版面較為復雜的刊物

 
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