在我們起草文件或通知時(shí)，經(jīng)常要在文字中間或后面附上一張表格用來(lái)表明文件或通知中的數(shù)字關(guān)系。如某些經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)間的動(dòng)態(tài)趨勢(shì)，人員與物質(zhì)分配間的比例及數(shù)量關(guān)系，分散在各部分?jǐn)?shù)據(jù)與總量的情況等。這些數(shù)據(jù)利用表格來(lái)表達(dá)可以讓人一目了然。也許你經(jīng)常使用的是Excel、Word，其實(shí)WPS同樣可以做得很好。它的計(jì)算功能可以讓你省掉不少計(jì)算數(shù)值、審核結(jié)果的時(shí)間，讓你輕松做出令人滿意的表格。其步驟如下：

 

　　1.制作表框

 

　　首先選定位置，畫(huà)出表格(如圖1)。

 

 

圖1制表按鈕

 

　　如果認(rèn)為放置的位置和大小不合適，可以將光標(biāo)指在表格上右鍵單擊即可彈出編輯菜單，對(duì)表框?qū)傩赃M(jìn)行編輯，修改(如圖2)。

 

 

圖2調(diào)整位置

 

　　如果需要作出斜線單元格，可以鼠標(biāo)單擊表格框中需要加斜線的單元格，然后單擊工具欄上“斜線單元格”(如圖3)。

 

 

圖3制表頭時(shí)經(jīng)常會(huì)用到斜線格

 

　　填上最初的數(shù)據(jù)，制表的第一步就算完成了(如圖4)。

 

 

圖4表格雛形

 

　　2.利用計(jì)算功能，生成數(shù)據(jù)報(bào)表

 

　　上面生成的表格的含義是某機(jī)關(guān)在升級(jí)正版軟件時(shí)，配發(fā)辦公軟件的情況。要求按部門(mén)計(jì)算機(jī)數(shù)量確定更換軟件比例，使軟件得到均勻分配。以此為例說(shuō)明如何使用表格計(jì)算。

 

　　1.縱向求和算出計(jì)算機(jī)總數(shù)(如圖5)

 

 

圖5縱向求和

 

　　2.對(duì)分配給各個(gè)單位的軟件數(shù)量進(jìn)行計(jì)算。

 

　　這里要講清楚的是表格計(jì)算是按單元格所在的行列為單位來(lái)表達(dá)的。如左上角的單元格為第一行，第一列計(jì)算時(shí)表達(dá)為[1，1]。WPS表格計(jì)算時(shí)并不需要你寫(xiě)出這樣的表達(dá)式只要你單擊選中的單元格就可以了(如圖6、7)。

 

 

圖6指定單元格，引出公式

 

 

圖7設(shè)置公式

 

　　計(jì)算完成后，就可以得到一張完整的表格了(如圖8)。

 

 

圖8完整的表格

 

　　看起來(lái)操作的步驟比較多，但數(shù)值準(zhǔn)確，不必謄寫(xiě)計(jì)算結(jié)果，減少了出錯(cuò)的機(jī)會(huì)，因而顯示出它的優(yōu)越性。如果這是一張經(jīng)常要用，并且每次原始數(shù)據(jù)都會(huì)發(fā)生變化，而計(jì)算方式完全一致的表格，那么，每次制表時(shí)，你只要復(fù)制舊表格，然后只是把原始數(shù)據(jù)改變一下就可輕松得到一張準(zhǔn)確可靠的新表。是不是好處多多呀，你也來(lái)體驗(yàn)一下這種樂(lè)趣吧。