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用好OfficeWord2003的比較功能

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2006-06-14


 新一代辦公應(yīng)用軟件Office Word 2003新增了一些比較實(shí)用的功能,因此備受用戶的喜愛,筆者僅就其中的比較功能與朋友們交流。
一、并排比較文檔
  有時(shí)在閱讀文檔的同時(shí)你可能還需要與其他文檔進(jìn)行比較,在以前Word版本中要比較兩篇文檔是比較困難的,但現(xiàn)在如果你用的是Word 2003,只需單擊“窗口”菜單中的“與文件名并排比較”命令,就可以使打開的兩個(gè)Word文檔左右排開,您甚至還可以同時(shí)滾動(dòng)兩篇文檔來辨別兩篇文檔間的差別,具體使用方法如下:

  打開兩篇需要比較的文檔,然后單擊“窗口”菜單中的“與文件名并排比較”命令,窗口會(huì)自動(dòng)以平鋪方式排列,同時(shí)顯示出并排比較工具條,上面有三個(gè)按鈕,如圖1所示。

  第一個(gè)是同步滾動(dòng)按鈕 :可以控制一篇文檔在滾動(dòng)時(shí),與之比較的另一文檔是否同時(shí)滾動(dòng)。

  另一個(gè)是重置窗口位置按鈕 :當(dāng)窗口位置發(fā)生變化時(shí),單擊它,可以恢復(fù)到并排比較時(shí)的初始狀態(tài)。

  第三個(gè)是“關(guān)閉并排比較”按鈕,單擊它會(huì)退出文檔比較狀態(tài)。

  我們還可以用“并排比較”功能來比較一篇文檔的不同版本:單擊菜單“窗口→新建窗口”命令,為當(dāng)前文檔新增一個(gè)窗口,然后執(zhí)行“并排比較”命令,再改變其中一個(gè)窗口的版本,就可以對這篇文檔的不同版本進(jìn)行比較了。

  編輯提示:該功能在Office 2003 其他子程序中有相同的用法。

二、比較兩項(xiàng)所選文本的格式
  有時(shí)兩個(gè)段落看上去不完全一樣,但又不確定哪個(gè)屬性不一樣。這就用到了“顯示格式”功能,以比較兩項(xiàng)所選文本并查看其格式屬性的不同之處,具體使用方法如下:

  在“格式”菜單上,單擊“顯示格式”;選擇要進(jìn)行比較的第一項(xiàng)格式文本,在“顯示格式”任務(wù)窗格里,在“所選文字”下的第一個(gè)框中將會(huì)顯示一個(gè)格式示例;選中“與其他選定內(nèi)容比較”復(fù)選框。

  選擇要進(jìn)行比較的第二項(xiàng)格式文本,在“所選文字”下的第二個(gè)框中將會(huì)顯示一個(gè)格式示例。在“格式差異”框中將顯示兩項(xiàng)所選文本的差異的具體說明。

 若要使第二項(xiàng)所選文本與第一項(xiàng)所選文本的格式相匹配,請單擊“所選文字”下第二個(gè)框旁邊的箭頭,然后單擊“應(yīng)用原來選定范圍的格式”。

  用戶可以在“格式差異”中單擊帶有藍(lán)色下劃線的文本并更正不一致的地方,或在第二項(xiàng)所選文本中作其他修改,如圖2所示。

  如果兩項(xiàng)所選文本完全一致,則“無格式差別”就會(huì)顯示在該框中。

  編輯提示:該功能只在Word 2003程序中適用。

 
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