有沒有什么辦法來減少重復(fù)工作，提高效率呢？答案是肯定的，你可以使用Word提供的郵件合并功能。別著急，郵件合并功能并不是一定要你發(fā)郵件，它的意思是先建立兩個(gè)文檔：一個(gè)包括所有文件共有內(nèi)容的主文檔和一個(gè)包括變化信息的數(shù)據(jù)源。然后使用郵件合并功能在主文檔中插入變化的信息。合成后的文件你可以保存為Word文檔，可以打印出來，當(dāng)然也可以以郵件形式發(fā)出去。真有這么神奇嗎？接下來我就以打印齊魯大學(xué)2003年錄取通知書為例，看一下Word XP中郵件合并功能是如何使用的。
1. 運(yùn)行Word XP新建一個(gè)文檔，執(zhí)行“工具”——“信函與郵件”——“郵件合并向?qū)?rdquo;。在出現(xiàn)的“郵件合并”窗口中選擇文檔類型為“信函”，如圖1所示，然后單擊“下一步”。
2. 在“選擇開始文檔”窗口中，如果使用已有的文件，那就選擇“從現(xiàn)有文檔開始”然后選擇并打開相關(guān)文檔，如果從新編寫那就選中“使用當(dāng)前文檔”前的復(fù)選框，然后單擊“下一步”進(jìn)入第三步操作。
3. 在“選擇收件人”窗口中選中“鍵入新列表”前的復(fù)選框，然后點(diǎn)擊“創(chuàng)建”按鈕編輯數(shù)據(jù)源。在彈出的“新建地址列表”窗口中，點(diǎn)擊“自定義”按鈕，為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建合適的項(xiàng)目。因?yàn)橐环蒌浫⊥ㄖ獣行枰兓膬?nèi)容一般包括姓名、系或?qū)I(yè)的名稱、報(bào)到日期等，所以在“自定義地址列表”窗口中可以通過使用“添加”和“刪除”按鈕將數(shù)據(jù)源的項(xiàng)目改成 “姓名”、“系”、“專業(yè)”、“日期”這四個(gè)適合要求的域名，如圖2所示。確定后返回前一窗口，輸入被錄取的學(xué)生的信息，如圖3所示。輸入完畢后，保存并關(guān)閉數(shù)據(jù)源，然后單擊“下一步”，進(jìn)入主文檔的編輯。
4. 在第四步“撰寫信函”中，在Word的編輯區(qū)輸入各份通知書共有的內(nèi)容，在需要輸入姓名、系名稱、專業(yè)名稱和報(bào)到日期處，就通過點(diǎn)擊“其他項(xiàng)目”按鈕，激活“插入合并域”窗口，并選擇其中合適的項(xiàng)目，點(diǎn)擊“插入”按鈕，將其插入文檔，如圖4所示。和其他的文字編輯一樣，你可以隨意設(shè)置修改段落格式、字體、字號(hào)等等。
5. 文件編輯完后，單擊“下一步”進(jìn)入第五步“預(yù)覽信函”。這時(shí)我們發(fā)現(xiàn)錄取通知書中的變化部分已經(jīng)被數(shù)據(jù)源中輸入的數(shù)據(jù)取代，如圖5所示。你可以使用“預(yù)覽信函”窗口中的前進(jìn)、后退按鈕查看不同同學(xué)的通知書，如果發(fā)現(xiàn)問題的話，還可以重新修改數(shù)據(jù)源。
6. 現(xiàn)在就單擊“下一步”進(jìn)入最后一步的操作“完成合并”，點(diǎn)擊“編輯個(gè)人信函”，在彈出的“合并到新文檔”窗口中選擇“全部”，如圖6所示，剛才編輯的所有文件就變成由與錄取人數(shù)相同的頁碼組成的一個(gè)Word文檔，執(zhí)行“文件”——“打印預(yù)覽”命令看看，如圖7所示，效果不錯(cuò)吧。
值得一提的是，你可以在第三步中直接調(diào)用Excel文件、數(shù)據(jù)庫文件、Word表格中的數(shù)據(jù)……作為數(shù)據(jù)源，這無疑將會(huì)大大提高我們的工作效率，現(xiàn)在你不會(huì)再為做大量重復(fù)勞動(dòng)而心煩了吧。
