第一步:定制專用模板文件
個人建議更改模板文件如下:
1.連按兩次“Ctrl+T”鍵，使文本段落的首行縮進兩個字，符合中文的編輯習慣，在寫作及排版中不用再為此麻煩。
2.指定文字的默認字體。
3.指定文字默認字號。
4.指定文件默認的段落行距。
5.添加頁碼。
6.指定默認的頁面設置（如“B5”或“A4”等）。
第二步:定制專用樣式
剛才更改模板文件，使文件的默認格式符合我們的排版要求。有時，我們在編輯文件時，往往還對文本有特殊要求。舉例說，要求標題比正文大一號字并加黑，要求每行小標題加黑等，這時就可以使出樣式法寶了。
在這里，以建立“標題樣式”為例，要求“標題樣式” 是: 字號為二號，字體為黑體，并且居中。首先選擇“格式/樣式”項，彈出樣式面板，點擊樣式面板中的“新建”按鈕。根據“標題樣式”的要求，再單擊“格式/文字”項，出現“文字”面板，在“中文字體”中選擇“黑體”，在“字號”中選擇二號字，“確定”，關閉“文字”面板。再次單擊“格式”按鈕，選擇下拉菜單中“段落”項，在右下方的“對齊方式”中選擇“居中”即可。回到正常編輯狀態下，點擊工具欄上的樣式下拉菜單，就會找到新建的“標題樣式”。
第三步:定制專用工具欄
點擊工具欄上的“添加或刪除按鈕”按鈕，去掉那些對鉤，即可去掉一些你不常用的按鈕選項。
把鼠標置于工具欄之上，單擊右鍵，選擇“自定義”項，可以自由地編輯工具欄了。選中“命令”頁簽，在左邊選中“樣式”，右邊會出現我們剛才制作的樣式，拖入到工具欄的適當位置即可。我們還可以添加各種按鈕，甚至可以從“字體”項中把常用的字體等拉到工具欄上。
第四步:運用快捷的操作技巧
熟練運用一些快捷鍵能夠使你的排版及編輯速度快上加快。主要的快捷方式有:用Ctrl+A快速選中全文; 雙擊鼠標左鍵能快速選中一段文字等。把這些“選中”技巧同樣式按鈕或者格式刷配合起來使用，能使排版速度顯著提高。此外，如Ctrl+S是快速存盤，Ctrl+X是剪切，Ctrl+C是復制，Ctrl+V是粘貼，Ctrl+Home能快速回到文檔開頭，Ctrl+End能快速到達文檔結尾等，大家可以看看Word的幫助文件。
本文中我把個人認為最關鍵的內容總結了一下，希望能幫助從事文字編輯的朋友提高工作效率。