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Word2000的批注功能

放大字體  縮小字體 發布日期:2006-06-15
對于多人參與編輯的報告、論文等文檔來說,確切了解每個人的想法非常重要,Word 2000的批注和修訂就是集思廣益的絕佳工具。

 

■一、插入批注  1.文字批注

 

  批注是間接顯示在文檔中的信息。其他用戶只要打開文檔,就能看到批注人的姓名和批文,甚至聽到他的聲音。插入文字批注的操作過程是:

  第1步:選中需要做出批注的文字,或將光標放在需要進行批注的地方。

  第2步:單擊Word 2000“插入”選單下的“批注”命令,當前窗口下方就會增加一個批注輸入窗口(圖1),并自動插入批注者的姓名(即系統的當前用戶名)和批注的序號。

Word2000的批注功能
圖1

  第3步:第一條批注輸入完成后,重復第1、2步操作。光標就會在批注窗口中自動回車,供用戶輸入第二條批注。

 

  第4步:按上述步驟循環往復,就可以將所有批注插入文檔。單擊批注輸入窗口中的“關閉”按鈕,按常規方法保存文檔即可。

  2.聲音批注

  插入聲音批注的第1、2步操作與文字批注相同,其余操作過程是:

  第3步:單擊批注輸入窗口(圖1)中的“磁帶”圖標,彈出“錄音機”(圖2)。單擊“錄音”按鈕,對著話筒說出您的批注。如果情況正常,“錄音機”窗口會有聲音波形跳動。

Word2000的批注功能
圖2

  第4步:錄音完成后單擊“錄音機”中的“停止”按鈕,可以在批注窗口的姓名和序號后看到喇叭圖標(圖1)。

 

  第5步:按上面介紹的方法重復操作,就可以輸入多條聲音批注。全部完成后單擊批注輸入窗口中的“關閉”按鈕,按常規方法保存文檔即可(注意:此時由于文檔嵌入了聲音,它的體積會大大增加)。

■二、查看批注  含有批注的文檔被打開以后,批注位置、批注人姓名和序號用黃顏色標出。將光標指向某個批注,如果它是文字批注,會立刻彈出淺黃色的文字框顯示具體內容。如果光標指向的是聲音批注,則文字框內只顯示批注人的姓名。您可以用鼠標右擊批注,選中快捷選單中的“編輯批注”打開窗口。然后雙擊批注窗口中的喇叭圖標,電腦音箱即可將聲音批注播放出來。

 

  需要說明的是:文檔中顯示的批注者姓名和批注序號只顯示不打印。無須保留的批注者姓名和序號,可以將其選中按Del鍵刪除。另外,將光標放在編輯與批注窗口之間的分隔線上,待光標變成雙向光標以后,您可以隨意調整兩個窗口的大小。

■三、修訂  1.插入修訂

 

  修訂是用戶對文檔做出的直接修改。它與常規編輯方法做出的修改不同,您不僅能夠看出何處做出了修改,還能接受或拒絕這些修改,大大提高了多人編輯文檔時的效率。插入修訂的操作過程是:


圖3

  第1步:將光標放在需要插入修訂的位置。

 

  第2步:單擊Word 2000“工具”、“修訂”子選單下的“突出顯示修訂”打開對話框(圖3),根據實際需要選中其中的選項(建議全部選中),還可以單擊“選項”按鈕打開對話框,改變修訂的標記方式(如去掉修訂文字的下劃線)。

Word2000的批注功能
圖4

  第3步:輸入第一條修訂(默認用紅色加下劃線的文字顯示),完成后將光標移到新的修訂位置,重復第2步操作再次輸入修訂。

 

  2.編輯修訂

  編輯修訂就是對修訂做出接受或拒絕的決定,具體操作方法是:

  用鼠標右鍵單擊文檔中的修訂文字,根據需要選擇“接受修訂”或“拒絕修訂”命令(見圖4)。前者可去掉文字的修訂標記(顏色和下劃線),成為文檔的一部分;后者可直接將文字從文檔中刪除,不會留下任何修訂過的痕跡。

 
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