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在Word文檔中插入統計數字的技巧

放大字體  縮小字體 發布日期:2006-06-15
    我們在寫完一篇文章之后一般都希望了解一下它的總字數。在Word中,我們只需執行“工具”菜單的“字數統計”命令,它就會顯示出該文檔與字數有關的各種資料,如文檔的總頁數、總段落數、總行數、總字數及總的字符數等(英文單詞的每個字母都計算為一個字符,但一個單詞只能算是一個字,如單詞“Word”在字數統計中被算為一個字,在字符統計中被算為4個字符,這就是字數與字符數的區別),這大大的方便了用戶的使用。

  當然,僅僅了解文檔的字數是不夠的,有時我們還需要將該字數插入到文檔內部(如許多作者都喜歡在稿件的末尾注明文檔的總字數,這樣既便于自己的管理,又便于編輯的處理)。對此,多數用戶都是通過執行“工具”菜單的“字數統計”命令,得出文檔的總字數后再手工將它們輸入到文檔中的。此方法有一個缺點,即我們在統計了文檔的總字數之后就不能再修改,否則就又須重新進行統計,很不方便。其實我們完全不必如此麻煩,利用Word的域功能即可直接在文檔中輸入統計字數,并可實現自動更新,這就大大方便了用戶的使用。利用域功能自動統計文檔字數的步驟為:

  1.將光標移至文檔尾部。
  2.手工輸入有關統計字符的提示信息,如“本篇文檔的總字數為:”。
  3.執行Word“插入”菜單的“域”命令,打開“域”對話框。
  4.在“域”對話框的“類別”列表框中選擇“文檔信息”選項。
  5.在“域名”列表框中選擇總字數統計域“NumWords”(Word一共向廣大用戶提供了三種用于統計文檔有關信息的域,其中NumChars域用于統計文檔的總字符數、NumPages域用于統計文檔的總頁數、NumWords域用于統計文檔的總字數,廣大用戶可根據需要加以選擇)。
  6.單擊“選項”按鈕,打開“域選項”設置框。
  7.在“格式”列表框和“數字格式”列表框中選擇合適的域結果顯示格式,如是采用漢字顯示、還是數字顯示,是否保留小數等。
  8.單擊“添加到域”按鈕,將所選擇的格式添加到域中。
  9.連續單擊兩次“確定”按鈕,關閉所有的對話框。

  此時,當前光標處就會顯示出“本篇文檔的總字數為:1000”的字樣(假定該文檔的字數為1000字)。另外,我們如果在執行了上述操作之后又對文檔進行了修改也不必擔心,只需將光標移到域代碼上(即1000上),將其變為灰色之后,再按下F9鍵,Word就會自動更新該域,顯示出修改之后文檔的總字數,非常方便。當然,我們也可執行Word“工具”菜單的“選項”命令,然后復選“打印”選項卡中的“更新域”選項,以便讓Word在每次打印之前自動更新文檔中所有的域,免去手工更新的步驟,進一步方便了用戶的使用。

  如果我們需要統計每一篇文檔中的字數,那么就沒有必要逐一為每篇文檔插入“字數統計”域了,直接打開Word的通用模板(即Microsoft Office目錄Templates子目錄下的NORMAL.DOT文件),并將有關“字數統計”域插入到該文件中即可。此后,我們新建的任何一篇文檔都具有自動統計字數的功能,非常方便。

  從上面的介紹中可以看出,利用域功能在Word文檔中插入文檔的總字數是非常方便的,廣大用戶不妨一試。

 
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