隨著信息技術的不斷普及，許多學校實現(xiàn)了無紙化考試，教師將收集的試題輸入數(shù)據(jù)庫，考試時從數(shù)據(jù)庫中隨機抽取試題生成試卷，學生可在計算機上直接答題。這種新型的考試方式大大提高了工作效率。
一般來說，題庫中的試題大多要求用數(shù)據(jù)庫格式錄入，而平時教師們寫教案、出試卷都是用Word，對VFP、Access、Excel等用得較少。況且，用數(shù)據(jù)庫格式錄入試卷也不是很方便。這就產(chǎn)生了一個問題，如何將用Word方式錄入的試題(本文以選擇題為例)轉換為Excel電子表格或DBF文件格式呢？
思路分析
對于把有分隔字符(該符號用來分隔每個字段)的文本文件轉換為Excel電子表格，大家可能都比較熟悉。因此只要將以Word方式錄入的選擇題轉換為有分隔字符的文本文件就大功告成了。可見，此步驟是關鍵一步。如圖1是以Word方式錄入的選擇題，如圖2是將圖1轉換后的Excel數(shù)據(jù)庫格式。從圖2中可以看到，一道題包括題干及四個選項，題干及選項分屬不同字段，題與題之間用段落符分隔(即分行)，題干與各選項間用分隔字符分列。了解上述思路后，我們就可以進行轉換了。
圖1 Word中的題目
問題解決
1.設立分隔字符，將文檔保存為純文本文件
由于文檔輸入的格式有所不同，如圖1所示第一題中各選項間有空格，這里還需去除選項間的空格。打開“查找與替換”對話框，在查找內容欄輸入“^w”(“^w”為空格標志符，點擊“高級→特殊字符”即可找到)，替換欄為空白，點擊[全部替換]按鈕，這樣就刪除了文本中的空白區(qū)域。按照題干與各選項間用分隔字符分列的思路，我們分別在題干與選項A、選項A與選項B、選項B與選項C、選項C與選項D間設立分隔字符，分隔字符一定要是特殊符號且文檔中所沒有的，本文以“@”為例。
圖2 Excel中的題目
圖3加入分隔符的文本文件
2.將純文本文件轉換為Excel電子表格
在Excel空白文檔中，執(zhí)行“文件→打開”命令，打開剛才保存的純文本文件，出現(xiàn)如圖4所示對話框，選中“分隔符號”，然后單擊[下一步]。在如圖5所示的對話框中，選中“其他”復選框，然后輸入字符“@”，單擊[下一步]，最后點擊[完成]。這樣，就將文本文檔轉換成了Excel數(shù)據(jù)表格。
圖4選中“分隔符號”
這時轉換的數(shù)據(jù)格式還不是十分理想，還需要對Excel數(shù)據(jù)表格進行單元格格式設置。首先手工調整各列的適當列寬。選中整個數(shù)據(jù)，然后點擊“格式→單元格”，打開“單元格格式”對話框，單擊“對齊”選項卡，選中“自動換行”復選框，在“垂直對齊”下拉菜單中選擇“居中”，按下[確定]按鈕。最后執(zhí)行“格式→行→最適合的行高”命令，文檔就自動對得整整齊齊了，效果如圖2。
圖5選中“其他”復選框
小結
1.本例是將Word中錄入的選擇題轉換為Excel電子表格，利用Excel的導出功能可以很輕松地將Excel表格轉換為Access及DBF文件等。
2.以Word方式錄入的選擇題盡管格式各不相同，但在轉換時只要把握兩條原則：
(1)題干與各選項間排列緊湊并用分隔字符分列。
(2)題與題之間用段落符分行，然后進行巧妙替換。