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Word:格式選擇題轉為Excel文檔

放大字體  縮小字體 發布日期:2006-06-15

  隨著信息技術的不斷普及,許多學校實現了無紙化考試,教師將收集的試題輸入數據庫,考試時從數據庫中隨機抽取試題生成試卷,學生可在計算機上直接答題。這種新型的考試方式大大提高了工作效率。

  一般來說,題庫中的試題大多要求用數據庫格式錄入,而平時教師們寫教案、出試卷都是用Word,對VFP、Access、Excel等用得較少。況且,用數據庫格式錄入試卷也不是很方便。這就產生了一個問題,如何將用Word方式錄入的試題(本文以選擇題為例)轉換為Excel電子表格或DBF文件格式呢?

  思路分析

  對于把有分隔字符(該符號用來分隔每個字段)的文本文件轉換為Excel電子表格,大家可能都比較熟悉。因此只要將以Word方式錄入的選擇題轉換為有分隔字符的文本文件就大功告成了。可見,此步驟是關鍵一步。如圖1是以Word方式錄入的選擇題,如圖2是將圖1轉換后的Excel數據庫格式。從圖2中可以看到,一道題包括題干及四個選項,題干及選項分屬不同字段,題與題之間用段落符分隔(即分行),題干與各選項間用分隔字符分列。了解上述思路后,我們就可以進行轉換了。

Word:格式選擇題轉為Excel文檔
圖1 Word中的題目

  問題解決

  1.設立分隔字符,將文檔保存為純文本文件

  由于文檔輸入的格式有所不同,如圖1所示第一題中各選項間有空格,這里還需去除選項間的空格。打開“查找與替換”對話框,在查找內容欄輸入“^w”(“^w”為空格標志符,點擊“高級→特殊字符”即可找到),替換欄為空白,點擊[全部替換]按鈕,這樣就刪除了文本中的空白區域。按照題干與各選項間用分隔字符分列的思路,我們分別在題干與選項A、選項A與選項B、選項B與選項C、選項C與選項D間設立分隔字符,分隔字符一定要是特殊符號且文檔中所沒有的,本文以“@”為例。

Word:格式選擇題轉為Excel文檔
圖2 Excel中的題目
具體方法如下:打開圖1所示的文檔,復制“A、”,執行“編輯→替換”命令,將光標停放在查找欄,按下“Ctrl+V”鍵,在查找欄輸入“A、”。在替換欄中輸入“@ A、”,點擊[全部替換]按鈕,這樣文中所有的選項“A、”被替換成了“@ A、”,同樣,將“B、”替換成“@ B、”,將“C、”替換成“@C、”,將“D、”替換成“@D、”。由于圖1第二題中選項間有段落符標志,需要去除選項間的段落標志符,在“查找與替換”對話框中,將“^p@”替換為“@”(“^p”為段落標志符,點擊[特殊字符]按鈕即可找到),去掉“@”字符前的所有段落標志符。最后結果如圖3,然后將該文檔另存為純文本文件。
Word:格式選擇題轉為Excel文檔
圖3加入分隔符的文本文件

  2.將純文本文件轉換為Excel電子表格

  在Excel空白文檔中,執行“文件→打開”命令,打開剛才保存的純文本文件,出現如圖4所示對話框,選中“分隔符號”,然后單擊[下一步]。在如圖5所示的對話框中,選中“其他”復選框,然后輸入字符“@”,單擊[下一步],最后點擊[完成]。這樣,就將文本文檔轉換成了Excel數據表格。

Word:格式選擇題轉為Excel文檔
圖4選中“分隔符號”

  這時轉換的數據格式還不是十分理想,還需要對Excel數據表格進行單元格格式設置。首先手工調整各列的適當列寬。選中整個數據,然后點擊“格式→單元格”,打開“單元格格式”對話框,單擊“對齊”選項卡,選中“自動換行”復選框,在“垂直對齊”下拉菜單中選擇“居中”,按下[確定]按鈕。最后執行“格式→行→最適合的行高”命令,文檔就自動對得整整齊齊了,效果如圖2。

 

 

Word:格式選擇題轉為Excel文檔

圖5選中“其他”復選框

 小結

  1.本例是將Word中錄入的選擇題轉換為Excel電子表格,利用Excel的導出功能可以很輕松地將Excel表格轉換為Access及DBF文件等。

  2.以Word方式錄入的選擇題盡管格式各不相同,但在轉換時只要把握兩條原則:

  (1)題干與各選項間排列緊湊并用分隔字符分列。

  (2)題與題之間用段落符分行,然后進行巧妙替換。

 
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