文檔在被別人審閱的時(shí)候，一般不希望被別人修改。或者在修改 的時(shí)候修改的地方也應(yīng)該通知作者自己。此時(shí)就要對(duì)文檔加以保護(hù)， 也可以完全保護(hù)文檔，以免被不歡迎的人訪問(wèn)和修改。
Word 2000 提供了若干方法限制對(duì)文檔的存取，包括如下方面：
- 為傳送供審閱的文檔設(shè)置密碼，防止除批注或修訂標(biāo)志以外 的任何修改。
- 為打開(kāi)文檔設(shè)置密碼，防止未授權(quán)用戶打開(kāi)該文檔。
- 為修改文檔設(shè)置密碼，防止未授權(quán)用戶修改文檔。
老師在修改學(xué)生的作文或者編輯在審閱作者的文章時(shí)，一般不能 對(duì)其語(yǔ)句進(jìn)行修改，但可以針對(duì)某些段落或語(yǔ)句進(jìn)行批注。保護(hù)文 檔只接受批注的步驟如下：
（1）選擇【工具】菜單中的【保護(hù)文檔】命令，出現(xiàn)如圖1-26 所示的【保護(hù)文檔】對(duì)話框。
（2）在【保護(hù)文檔】對(duì)話框中選擇【批注】選項(xiàng)。
（3）如果需要加入密碼保護(hù)，請(qǐng)?jiān)凇久艽a】下面的文本框中輸入密碼即可。單擊【確定】會(huì)讓你再次確認(rèn)輸入密碼。
文檔受保護(hù)后，只可以在文檔中插入批注，而不能進(jìn)行其他編輯 操作。
1.6.2 只接受修訂
如果老師要對(duì)學(xué)生的作業(yè)進(jìn)行修改，那么學(xué)生交作業(yè)時(shí)就可以對(duì) 文檔進(jìn)行保護(hù)，讓文檔只接受修訂。
在【保護(hù)文檔】對(duì)話框中選中【修訂】選框后單擊【確定】按鈕， 這樣用戶在對(duì)文檔進(jìn)行編輯操作時(shí)，就會(huì)以突出的方式顯示作出的 修改。修訂的狀態(tài)如圖1-27 所示。
可以根據(jù)習(xí)慣對(duì)編輯的操作作出不同的顯示，如刪除操作可以用 雙刪除線并用紅色表示，而并不是真的把內(nèi)容刪除。具體的修訂設(shè) 置將在第十章中介紹。
1.6.3 保護(hù)窗體
窗體是一篇由下列內(nèi)容組成的文檔：
- 填寫窗體者無(wú)法更改的文字或圖形。作為窗體設(shè)計(jì)者，用戶 可以插入希望得到回答的問(wèn)題、選項(xiàng)列表、信息表格，等等。
- 用于從填寫窗體者處收集信息并進(jìn)行整理的空白區(qū)域。
在【保護(hù)文檔】對(duì)話框中選中【窗體】，如果文檔中有幾節(jié)，那 么單擊【節(jié)】按鈕，可以選擇特定的節(jié)進(jìn)行保護(hù)。受保護(hù)的窗體如 圖1-28 所示。
受保護(hù)的窗體只能在特定的文本框中輸入內(nèi)容，或者對(duì)某些選項(xiàng)進(jìn)行選擇等。關(guān)于窗體的創(chuàng)建和作用將在第八章中作詳細(xì)的介紹
1.6.4 解除文檔保護(hù)
要解除受保護(hù)的文檔的保護(hù)狀態(tài)，只需選擇【工具】菜單中的【解 除文檔保護(hù)】命令即可，如果設(shè)置了密碼，則需要用戶輸入解除保 護(hù)的密碼。如圖1-29 所示。
1.6.5 設(shè)定打開(kāi)文檔權(quán)限密碼
為文檔設(shè)置打開(kāi)文檔設(shè)置密碼后，只有知道密碼的人才有資格閱 讀和修改該文檔。設(shè)置打開(kāi)文檔權(quán)限密碼的步驟如下：
（1）文檔在初次保存或者文檔在被另存為時(shí)，都會(huì)彈出如圖1-30 所示的【另存為】對(duì)話框。
（2）單擊【工具】按鈕，在彈出的菜單中選擇【常規(guī)選項(xiàng)】， 打開(kāi)如圖1-31 所示的【保存】對(duì)話框。
（3）在【打開(kāi)權(quán)限密碼】文本框中輸入密碼。密碼可以是字母、 數(shù)字和符號(hào)。密碼最多只能有15 個(gè)字符。
（4）單擊【確定】按鈕，打開(kāi)【確認(rèn)密碼】對(duì)話框，如圖1-32 所示。
（5）在【請(qǐng)?jiān)冁I入一遍打開(kāi)權(quán)限密碼】文本框中輸入一遍密碼， 以確保無(wú)誤。如果這里輸入的密碼與上一次輸入的密碼不同，密碼 將設(shè)置不成功。
（6）單擊【確定】按鈕，返回【另存為】對(duì)話框，再單擊【保 存】按鈕即可。
經(jīng)過(guò)上述的密碼設(shè)置后，我們下一次打開(kāi)文檔時(shí)，就會(huì)彈出一個(gè)【密碼】對(duì)話框，要求用戶輸入打開(kāi)權(quán)限密碼，如圖1-33 所示。
如果用戶忘記了密碼，將打不開(kāi)這個(gè)文檔，所以一定要牢記設(shè)置 的密碼。
如果要修改或者刪除原來(lái)的密碼，可以在打開(kāi)文檔后，單擊【工 具】菜單中的【選項(xiàng)】菜單項(xiàng)，并選擇【保存】選項(xiàng)卡，也可以打 開(kāi)如圖1-2 所示的【選項(xiàng)】對(duì)話框，用戶只需在設(shè)置打開(kāi)權(quán)限密碼 的地方將密碼修改為新的密碼或者設(shè)為空即可。
1.6.6 設(shè)置修改權(quán)限密碼
有些文檔只允許別人閱讀、復(fù)制，但不希望被隨意修改演示內(nèi)容， 可以設(shè)置文檔的修改權(quán)限密碼。設(shè)置修改權(quán)限密碼后，不知道密碼 的用戶雖然可以打開(kāi)該文檔，也可以對(duì)文檔進(jìn)行編輯修改，但要將 文檔設(shè)為只讀，所做修改要保存另一個(gè)文檔。
設(shè)置修改權(quán)限密碼的方法和設(shè)置打開(kāi)權(quán)限密碼的方法基本一樣， 可以在保存文件時(shí)打開(kāi)如圖1-31 所示的【保存】對(duì)話框，并像設(shè)置打開(kāi)權(quán)限密碼的方法一樣，在【修改權(quán)限密碼】文本框中輸入密碼 后單擊【確定】按鈕，并在【確認(rèn)密碼】對(duì)話框中再輸入一遍密碼。 也可以單擊【工具】菜單中的【選項(xiàng)】菜單項(xiàng)，并在彈出的【選項(xiàng)】 對(duì)話框中選擇【保存】選項(xiàng)卡。 設(shè)定了修改權(quán)限密碼后，在下一次打開(kāi)文檔時(shí)，會(huì)彈出如圖1-34 所示的【密碼】對(duì)話框，要求用戶輸入修改權(quán)限密碼。
輸入正確密碼后單擊【確定】按鈕，即可像打開(kāi)正常文檔一樣進(jìn) 行編輯修改，如果不知道密碼，可以單擊【只讀】按鈕，把文檔設(shè) 置為【只讀】，這樣也可以打開(kāi)文檔來(lái)閱讀，也可以單擊【文件】 菜單中的【另存為】菜單項(xiàng)來(lái)復(fù)制一個(gè)新的文檔。如果單擊【取消】 按鈕，將不打開(kāi)該文檔。
1.6.7 建議以只讀方式打開(kāi)文檔
Word 可在打開(kāi)文檔時(shí)顯示建議以只讀方式打開(kāi)文檔的消息。如果用只讀方式打開(kāi)文檔，那么在對(duì)文檔修改并保存時(shí)，就要求用戶 以其他文件名來(lái)保存。如果要在文件打開(kāi)時(shí)顯示建議以只讀方式打 開(kāi)文檔的信息，只需選中如圖1-31 對(duì)話框中的【建議以只讀方式打 開(kāi)文檔】復(fù)選框即可。
當(dāng)用戶在下一次打開(kāi)文檔時(shí)，會(huì)彈出一個(gè)信息框，詢問(wèn)是否以只 讀方式打開(kāi)該文檔，如圖1-35 所示。
如果選擇【是】按鈕，則文檔以只讀方式打開(kāi)文檔，如果選擇【否】 按鈕，則文檔以普通文檔形式打開(kāi)。選擇【取消】按鈕，則不打開(kāi) 該文檔。
注意：
在打開(kāi)文檔時(shí)，并不需要密碼，所以在設(shè)置【建議以只讀方式打 開(kāi)文檔】時(shí)，并不需要設(shè)置任何密碼。