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使用word修訂

放大字體  縮小字體 發布日期:2006-06-15


    在共享文檔提交審閱時,Word 能跟蹤每個用戶所作的修訂,并在 每個用戶都保存之后將所有的修訂記錄起來。如果不止一個人對文 檔中的同一個區域進行了操作,Word 會分辨有沖突的修訂,詢問用 戶是否接受前面用戶所作的修訂。
    修訂標記能夠讓作者跟蹤多位審閱者對文檔所做的修改,這樣作 者可以一個接一個地復審這些修改并用約定的原則來接受或者拒絕 所做的修訂。

10.3.1 使用修訂標記
    使用修訂標記,即是對文檔進行插入、刪除、替換以及移動等編 輯操作時,使用一種特殊的標記來記錄所做的修改,以便于其他用 戶或者原作者知道文檔所做的修改,這樣作者還可以根據實際情況 決定是否接受這些修訂。
    使用修訂標記來記錄對文檔的修改,需要設置文檔使其進入修訂 狀態,可以按照如下方法進行:
    (1)打開要做修訂的文檔。
    (2)選擇【工具】菜單項中的【修訂】菜單項,再從級聯菜單 中選擇【突出顯示修訂】菜單項,打開如圖10-7 所示的【突出顯示 修訂】對話框。
使用<aword修訂 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703911193.gif">
    (3)單擊選中【編輯時標記修訂】復選框。同時選中【在屏幕 上突出顯示修訂】復選框,可以在修改處顯示修訂標記。如果選中 了【在打印出的文檔中突出顯示修訂】復選框,可以在打印文檔的 同時打印文檔的修訂標記。
    (4)單擊【確定】按鈕。
    用戶也可以在狀態欄中雙擊使用<aword修訂 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703912188.gif">標記,使該標記激活為使用<aword修訂 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703912540.gif">,此 時文檔也進入修訂狀態。進入修訂狀態的文檔,當對文檔進行編輯 操作時,會以修訂標記來顯示,如圖10-8 所示。
使用<aword修訂 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703912766.gif">

10.3.2 設置修訂標記選項
    默認情況下,Word 用單下劃線編輯添加的部分,用刪除線標記刪除的部分。用戶也可以根據需要來自定義修訂標記。如果是多位審 閱者在審閱一篇文檔,更需要使用不同的標記顏色以互相區分,所 以用戶有時需要對修訂標記進行設置,設置修訂標記選項步驟 如下:
    (1)單擊【突出顯示修訂】對話框的【選項】按鈕,或者單擊 【工具】菜單中的【選項】菜單項,在彈出的【選項】對話框中選 擇【修訂】選項卡,如圖10-9 所示。
使用<aword修訂 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703914172.gif">
    (2)根據用戶的需要,分別對【插入的文字】、【刪除的文字】、 【修改過的格式】和【修改過的行】選擇標記和顏色。
    (3)單擊【確定】按鈕。

10.3.3 接受或者拒絕修訂
    文檔進行了修訂后,可以決定是否接受這些修改,步驟如下:
    (1)單擊【工具】菜單中的【修訂】菜單項,再從級聯菜單中 選擇【接受或拒絕修訂】菜單項,出現如圖10-10 所示的【接受或 拒絕修訂】對話框。
使用<aword修訂 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703915596.gif">
    (2)如果接受當前的修訂,單擊【接受】按鈕。如果接受全部 的修訂,則單擊【全部接受】按鈕。
    (3)如果不接受當前的修訂,單擊【拒絕】按鈕,如果不接受 全部的修訂,則單擊【全部拒絕】按鈕即可。
    (4)要按順序把修訂的地方逐項審閱,單擊使用<aword修訂 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703915596.gif">按鈕可以 向前查找前一處修訂,單擊使用<aword修訂 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703916113.gif">按鈕可以向后查找下一處修 訂。

10.3.4 比較審閱后的文檔
    如果審閱者直接修改了文檔,而沒有讓Word 加上修訂標記,此 時可以用原來的文檔對修改后的文檔進行比較,以查看哪些地方進 行了修改。步驟如下:
    (1)選擇【工具】菜單中的【修訂】菜單項,然后從其級聯菜 單中選擇【比較文檔】。
    (2)在彈出的【選擇與當前文檔比較的文件】對話框中選擇比 較的文件。
word修訂 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703916473.gif">
    (3)如果Word 發現兩個文檔有差異,Word 會在原文檔中作出修 訂標記,用戶可以根據需要接受或拒絕這些修改。

 
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