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ExcelXP“單元格”合并與拆分的技巧

放大字體  縮小字體 發布日期:2006-06-16

  本人在用Excel XP管理教職工檔案時,經常遇到合并或拆分單元格數據的情況,經過一段時間的使用后摸索出了一套自己的“合并與拆分”理論,供同行們參考。

 

  所謂合并數據是指將兩列中的數據合并到一列中,拆分數據是指將一列中的數據拆分到兩列中,圖1為“畢業院校”和“專業”兩列的拆分及合并的效果圖。

  合并數據

  要將“畢業院校”和“專業”兩列中數據合并為“畢業院校及專業”,有“真”、“假”兩種合并方法,所謂真合并就是將兩列數據真正合并到一列中,而假合并表面上看是合并為一列了,實際數據還是存在于兩列中,具體操作跟我一起來看看吧。

  1、真合并

  如果將一列中的數據通過再輸入合并到另一列中,那不是我們希望看到的解決辦法,快捷而準確的操作方法是:

  (1)將需要合并的“畢業院校”和“專業”兩列數據通過“剪切”、“粘貼”移動到一個新工作表中,如命名為“合并”工作表。

  (2)在“合并”工作表中將XLS文件另存為TXT文件,單擊“文件→另存為”,保存類型選擇“文本文件(制表符分隔)”,單擊[保存]按鈕后根據提示連續單擊兩次[確定]按鈕即可。

  (3)在Execl中單擊[打開]按鈕,重新打開TXT文件,在“文本導入向導→步驟之1”中采用默認設置,單擊[下一步]按鈕,在“步驟之2”分隔符號中,去掉“Tab鍵”前復選框的選擇,單擊[完成]按鈕,這時兩列中數據合并到一列中。


圖1

  (4)將合并后的數據再通過“剪切”、“粘貼”操作移動到原工作表的原位置處,合并操作完成。

  提示:合并后的數據在原來兩列數據(如畢業院校和專業)之間會有一個空格,而有時根據實際需要去掉或加寬空格,可采取如下措施:

  方法一:對TXT文件進行編輯

  XLS文件中列與列之間數據轉換為TXT文件后是以制表符分隔的,此時合并后的數據在原來兩列數據之間會有一個空格,改變TXT文件中兩列之間距離(即改變空格的大小),對應的XLS文件中原兩列數據之間的距離也會隨之發生改變,若TXT文件中兩列數據之間距離增大或減小為零,則合并的XLS文件中兩列數據之間距離也會隨之增大或減小為零。如果你要將兩列數據無縫合并,建議應用下面兩種方法。

  方法二:利用函數ConcateName


圖2

  ConcateName函數可以實現將幾個文本字符串合并為一個文本字符串,語法為:ConcateName (text1,text2,……),text1, text2,……為1到30個將要合并成單個文本項的文本項,這些文本項可以為文本字符串、數字或對單個單元格的引用,如圖2所示。

  方法三:利用“&”運算符

  利用“&”運算符也可將幾個文本字符串合并為一個文本字符串,“&”運算方式同“+”、“-”等運算方式一樣,如圖2所示。

  2、假合并

  我們也來一個“瞞天過海”吧,呵呵,在對單元格設置邊框時,利用工具欄中的“外部框線”將兩個單元格框在一起,這樣兩個單元格中數據就在一個表格中了,打印出來后保證不留一點“作假”痕跡。此招對付較少單元格效果不錯,要應付大量的單元格,奉勸你還是來點“真”的吧!否則夠你忙的了。

  拆分數據

  合并方法掌握了,拆分也不難,拆分的方法與前面介紹的合并方法相似,先將XLS文件另存為TXT文件,再對TXT文件進行編輯,將需要拆分的數據用“Tab”鍵或空格分開,然后再用Excel重新打開編輯后的TXT文件,這樣原來在一起的數據就被拆分開了。

  處理含有大量信息的表格時,以上合并與拆分的方法很有效,有興趣的朋友可以試一試。

 
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