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資料整理用Excel

放大字體  縮小字體 發布日期:2006-06-16
單位里的各類文件資料堆積如山,繼續存在電腦里,隨時都可能遭受病毒侵害和系統崩潰的滅頂之災。資料的保管最理想最安全的辦法是刻錄到光盤里�?啼浿�,我們必須對雜亂的文檔進行整理。有一個很有效的整理方法,雖然操作起來有些麻煩,但日后查找卻極為方便。試想,當老板十萬火急地要你立馬找出上年度的工作總結,面對成百上千的文檔,你僅僅動了幾下鼠標就輕松搞定時,老板會怎樣欣賞你

    1.準備工作:打開資源管理器,在任意盤符新建一個文件夾,將要刻錄的所有文件存在其中。

    2.建立Excel表格:建立一個Excel表格,用來錄入文檔的相關資料�?梢苑譃樾蛱�、文件類型、文件名稱、文件來源、文件日期、備注等。文件類型又可分為上級文件、單位文件、人事資料、財務報表等。制作表格時,最好不要進行單元格的合并,以免影響以后的操作。

    3.資料的錄入:資料錄入時無需分類進行,可以無序錄入。除了在表格中直接錄入外,還可以利用窗體來錄入。方法是:單擊菜單欄“數據/記錄單”,打開窗體錄入框,在相應的框格中輸入資料。輸入完后,回車打開新的一張表格(如圖1)。輸入之前可以先將文件類型、文件來源等項目中的固定分類,通過“自動更正”功能逐一用簡單的符號代替,只要輸入簡單的符號就可以了

資料整理用Excel


    4.建立超鏈接:錄入之后,選定每個文件名稱的單元格,單擊鼠標右鍵,選擇“超鏈接”,在彈出對話框中選擇對應的文檔。

    5.排序:因為我們是無序錄入的,錄入完后,為了有序排列,就要利用排序功能了。選中表格的任意單元格,執行菜單欄上“工具/選項”,在彈出的對話框中單擊“自定義序列”選項卡,在左邊框中選擇“新序列”,單擊“導入”后,選中表格中文件類型的所在區域,再按一次“導入”(如圖2),確定后我們會發現原先無序的內容一下子變得有序了。

資料整理用Excel


    排序之后,你會發現序號因此被打亂了。沒關系,在你排序之前,在序號列之后插入一空白列,任你怎么排序,序號都不會改變。不過,記得排序之后刪除這列。

    將表格保存到新建的文件夾里并放在所有文檔之前。好了,所有的整理工作都完成了,最后就是把文檔刻錄到光盤里保存了。
 
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