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巧用Excel的“自動篩選”功能

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2006-06-16
如圖1所示的工作表(假設(shè)D列已填入數(shù)據(jù))若要上報或打印,還必須對F列和G列做隱藏處理(若直接刪除,填充到D列的數(shù)據(jù)將全部丟失)。我在實際工作中,摸索出了一種方法,即利用Excel“自動篩選”功能快速實現(xiàn)部門名稱的錄入,下面仍以“學(xué)校職工情況表”為例,說明其操作步驟。

    1. 按圖1格式輸入表格基本數(shù)據(jù)(F列、G列不需要錄入)。


圖一


    2. 單擊“數(shù)據(jù)”菜單,選中“自動篩選”,則在每個字段右側(cè)出現(xiàn)一個下箭頭的按鈕,單擊“部門代碼”右側(cè)的按鈕,打開一個下拉列表如圖2所示。

巧用Excel的“自動篩選”功能
圖二


    3. 單擊下拉列表中的任意一個“部門代號”,例:單擊“1”,則“部門代碼”為“1”的所有記錄全部顯示在屏幕上(如圖3)。


圖三


    4. 在圖3中選中“所在部門”列的單元格區(qū)域,輸入“教務(wù)科”,按下“Ctrl”鍵不松開,再按回車鍵,則“部門代碼”為“1”的記錄的“所在部門”列都填充上了“教務(wù)科”(如圖4)。

巧用Excel的“自動篩選”功能
圖四


    5. 重復(fù)步驟3和步驟4可完成所有部門的填寫操作。
 
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