啟動Excel，打開需要查看的工作簿文檔(如圖4)，選中數據區域中任意一個單元格，然后選擇菜單“數據→記錄單”，Excel則顯示記錄單窗體(如圖1)，通過單擊窗體中的“上一條”或“下一條”按鈕，即可按順序逐條瀏覽表格中的詳細數據。

數據表

圖1 記錄單顯示

　　單擊窗體中的“新建”按鈕，將相關數據輸入其中，再單擊一下“新建”按鈕即可向表格中添加新的數據。

　　單擊窗體中的“條件”按鈕，輸入要查詢的條件(如在“監理單位”對應的方框中輸入“*雨山”)，然后再單擊“上一條”或“下一條”按鈕，即可分別查詢到“監理單位”中包含“雨山”二字所有記錄的詳細情況。 (注：“*”號代表所有字符；如果查詢的字符是單元格的第一個字符，則“*”號可以省略。)

　　注意：要正確使用“記錄單”功能，最好讓表格結構保持簡單的二維表格形式，不要出現如圖2所示紅色框內的復雜結構。

圖2

　　如果出現圖2的復雜結構，在進行上述“記錄單”操作時，系統會彈出如圖3所示的對話框。

圖3

　　此時可以將表格修改成普通的二維格式(如圖4)，就可以使用“記錄單”功能了。

圖4