1.市場(chǎng)銷(xiāo)售
貨代企業(yè)需及時(shí)向出口單位介紹本公司的業(yè)務(wù)范圍、服務(wù)項(xiàng)目、各項(xiàng)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，特別是向出口單位介紹本公司的優(yōu)惠運(yùn)價(jià)，介紹本公司的服務(wù)優(yōu)勢(shì)等。
2.委托運(yùn)輸
由托運(yùn)人自己填寫(xiě)貨運(yùn)托運(yùn)書(shū)。托運(yùn)書(shū)應(yīng)包括下列內(nèi)容欄：托運(yùn)人、收貨人、始發(fā)站機(jī)場(chǎng)、目的地機(jī)場(chǎng)、要求的路線/申請(qǐng)訂艙、供運(yùn)輸用的聲明價(jià)值、供海關(guān)用的聲明價(jià)值、保險(xiǎn)金額、處理事項(xiàng)、貨運(yùn)單所附文件、實(shí)際毛重、運(yùn)價(jià)類(lèi)別、計(jì)費(fèi)重量、費(fèi)率、貨物的品名及數(shù)量、托運(yùn)人簽字、日期等。
3.審核單證
單證應(yīng)包括：發(fā)票、裝箱單、托運(yùn)書(shū)、報(bào)送單項(xiàng)式、外匯核銷(xiāo)單、許可證、商檢證、進(jìn)料/來(lái)料加工核銷(xiāo)本、索賠/返修協(xié)議、到會(huì)保函、關(guān)封。
4.預(yù)配艙
代理人匯總所接受的委托和客戶的預(yù)報(bào)，并輸入電腦，計(jì)算出各航線的件數(shù)、重量、體積，按照客戶的要求和貨物重、泡情況，根據(jù)各航空公司不同機(jī)型對(duì)不同板箱的重量和高度要求，制定預(yù)配艙方案，并對(duì)每票貨配上運(yùn)單號(hào)。
5.預(yù)訂艙
代理人根據(jù)所指定的預(yù)配艙方案，按航班、日期打印出總運(yùn)單號(hào)、件數(shù)、重量、體積，向航空公司預(yù)訂艙。
6.接受單證
接受托運(yùn)人或其代理人送交的已經(jīng)審核確認(rèn)的托運(yùn)書(shū)及報(bào)送單證和收貨憑證。將收貨記錄與收貨憑證核對(duì)，制作操作交接單，填上所收到的各種報(bào)關(guān)單證份數(shù)，給每份交接單配一份總運(yùn)單或分運(yùn)單。將制作好的交接單、配好的總運(yùn)單或分運(yùn)單、報(bào)關(guān)單證移交制單。
7.填制貨運(yùn)單
航空貨運(yùn)單包括總運(yùn)單和分運(yùn)單，填制航空貨運(yùn)單的主要依據(jù)是發(fā)貨提供的國(guó)際貨物委托書(shū)，委托書(shū)上的各項(xiàng)內(nèi)容都應(yīng)體現(xiàn)在貨運(yùn)單項(xiàng)式上，一般用英文填寫(xiě)。
8.接受貨物
接收貨物，是指航空貨運(yùn)代理公司把即將發(fā)運(yùn)的貨物從發(fā)貨人手中接過(guò)來(lái)并運(yùn)送到自己的倉(cāng)庫(kù)。
接收貨物一般與接單同時(shí)進(jìn)行。對(duì)于通過(guò)空運(yùn)或鐵路從內(nèi)地運(yùn)往出境地的出口貨物，貨運(yùn)代理按照發(fā)貨提供的運(yùn)單號(hào)、航班號(hào)及接貨地點(diǎn)日期，代其提取貨物。如貨物已在始發(fā)地辦理了出口海關(guān)手續(xù)，發(fā)貨人應(yīng)同時(shí)提供始發(fā)地海關(guān)的關(guān)封。
接貨時(shí)應(yīng)對(duì)貨物進(jìn)行過(guò)磅和丈量，并根據(jù)發(fā)票、裝箱或送貨單清點(diǎn)貨物，和對(duì)貨物的數(shù)量、品名、合同號(hào)或嘜頭等是否與貨運(yùn)單上所列一致。
9.標(biāo)記和標(biāo)簽
標(biāo)記：包括托運(yùn)人、收貨人的姓名、地址、聯(lián)系電話、傳真；合同號(hào)等；操作(運(yùn)輸)注意事項(xiàng)；單件超過(guò)150公斤的貨物。
標(biāo)簽：航空公司標(biāo)簽上三位阿拉伯?dāng)?shù)字代表所承運(yùn)航空公司的代號(hào)，后八位數(shù)字是總運(yùn)單號(hào)碼。分標(biāo)簽是代理公司對(duì)出具分標(biāo)簽的標(biāo)識(shí)，分標(biāo)簽上應(yīng)有分運(yùn)單號(hào)碼和貨物到達(dá)城市或機(jī)場(chǎng)的三字代碼。
一件貨物貼一張航空公司標(biāo)簽，有分運(yùn)單的貨物，再貼一張分標(biāo)簽。
10.配艙
核對(duì)貨物的實(shí)際件數(shù)、重量、體積與托運(yùn)書(shū)上預(yù)報(bào)數(shù)量的差別。對(duì)預(yù)訂艙位、板箱的有效利用、合理搭配，按照各航班機(jī)型、板箱型號(hào)、高度、數(shù)量進(jìn)行配載。
11.訂艙
接到發(fā)貨人的發(fā)貨預(yù)報(bào)后，向航空公司噸控部門(mén)領(lǐng)取并填寫(xiě)訂艙單，同時(shí)提供相應(yīng)的信息；貨物的名稱、體積、重量、件數(shù)、目的地；要求出運(yùn)的時(shí)間等。航空公司根據(jù)實(shí)際情況安排艙位和航班。貨運(yùn)代理訂艙時(shí)，可依照發(fā)貨人的要求選擇最佳的航線和承運(yùn)人，同時(shí)為發(fā)貨人爭(zhēng)取最低、最合理的運(yùn)價(jià)。
訂艙后，航空公司簽發(fā)艙位確認(rèn)書(shū)(艙單)，同時(shí)給予裝貨集裝器領(lǐng)取憑證，以表示艙位訂妥。
12.出口報(bào)關(guān)
首先交發(fā)貨人提供的出口貨物報(bào)關(guān)單的各項(xiàng)內(nèi)容輸入電腦，即電腦預(yù)錄入。在通過(guò)電腦填制的報(bào)關(guān)單上加蓋報(bào)關(guān)單位的報(bào)關(guān)專(zhuān)用章；然后將報(bào)關(guān)單與有關(guān)的發(fā)票、裝箱單和貨運(yùn)單綜合在一起，并根據(jù)需要隨附有關(guān)的證明文件；以上報(bào)關(guān)單證齊全后，由持有報(bào)關(guān)證的報(bào)關(guān)員正式向海關(guān)申報(bào)；海關(guān)審核無(wú)誤后，海關(guān)官員即在用于發(fā)運(yùn)的運(yùn)單正本上加蓋放行章，同時(shí)在出口收匯核銷(xiāo)單和出口報(bào)關(guān)單上加蓋放行章，在發(fā)貨人用于產(chǎn)品退稅的單證上加蓋驗(yàn)訖章，粘上防偽標(biāo)志；完成出口報(bào)關(guān)手續(xù)。
13.出倉(cāng)單
配艙方案制定后就可著手編制出倉(cāng)單：出倉(cāng)單的日期、承運(yùn)航班的日期、裝載板箱形式及數(shù)量、貨物進(jìn)倉(cāng)順序編號(hào)、總運(yùn)單號(hào)、件數(shù)、重量、體積、目的地三字代碼和備注。
14.提板箱
向航空公司申領(lǐng)板、箱并辦理相應(yīng)的手續(xù)。提板、箱時(shí)，應(yīng)領(lǐng)取相應(yīng)的塑料薄膜和網(wǎng)。對(duì)所使用的板、箱要登記、消號(hào)。
15.貨物裝箱裝板
注意事項(xiàng)：不要用錯(cuò)集裝箱、集裝板，不要用錯(cuò)板型、箱型；不要超裝箱板尺寸；要墊襯，封蓋好塑料紙，防潮、防雨淋；集裝箱、板內(nèi)貨物盡可能配裝整齊，結(jié)構(gòu)穩(wěn)定，并接緊網(wǎng)索，防止運(yùn)輸途中倒塌；對(duì)于大宗貨物、集中托運(yùn)貨物，盡可能將整票貨物裝一個(gè)或幾個(gè)板、箱內(nèi)運(yùn)輸。
16.簽單
貨運(yùn)單在蓋好海關(guān)放行章后還需要到航空公司簽單，只有簽單確認(rèn)后才允許將單、貨交給航空公司。
17.交接發(fā)運(yùn)
交接是向航空公司交單交貨，由航空公司安排航空運(yùn)輸。
交單就是將隨機(jī)單據(jù)和應(yīng)有承運(yùn)人留存的單據(jù)交給航空公司。隨機(jī)單據(jù)包括第二聯(lián)航空運(yùn)單正本、發(fā)票、裝箱單、產(chǎn)地證明、品質(zhì)鑒定證書(shū)。
交貨即把與單據(jù)相符的貨物交給航空公司。交貨前必須粘貼或拴掛貨物標(biāo)簽，清點(diǎn)和核對(duì)貨物，填制貨物交接清單。大宗貨、集中托運(yùn)貨，以整板、整箱稱重交接。零散小貨按票稱重，計(jì)年交接。
18.航班跟蹤
需要聯(lián)程中轉(zhuǎn)的貨物，在貨物運(yùn)出后，要求航空公司提供二程、三程航班中轉(zhuǎn)信息，確認(rèn)中轉(zhuǎn)情況。及時(shí)將上述信息反饋給客房，以便遇到有不正常情況及時(shí)處理。
19.信息服務(wù)
從多個(gè)方面做好信息服務(wù)：訂艙信息、審單及報(bào)關(guān)信息、倉(cāng)庫(kù)收貨信息、交運(yùn)稱重信息、一程二程航班信息、單證信息。
20.費(fèi)用結(jié)算
發(fā)貨人結(jié)算費(fèi)用：在運(yùn)費(fèi)預(yù)付的情況下，收取航空運(yùn)費(fèi)、地面運(yùn)輸費(fèi)、各種服務(wù)費(fèi)和手續(xù)費(fèi)。
承運(yùn)人結(jié)算費(fèi)用：向承運(yùn)人支付航空運(yùn)費(fèi)及代理費(fèi)，同時(shí)收取代理傭金。
國(guó)外代理結(jié)算主要涉及到付運(yùn)費(fèi)和利潤(rùn)分成。
