“實(shí)驗(yàn)室有各種各樣的記¼要寫(xiě)，煩死了！”

“檢測(cè)的時(shí)間可能就一個(gè)小時(shí)，但花在記¼上的時(shí)間加起來(lái)卻多得多，無(wú)形中增加了很多工作量。”

你還在為實(shí)驗(yàn)室記¼繁重的工作量而煩惱嗎？

實(shí)驗(yàn)室記¼到底都有哪些必寫(xiě)不可的？哪些可忽略的？

如何對(duì)實(shí)驗(yàn)室記¼進(jìn)行高效管理？原始記¼為何如此重要？

實(shí)驗(yàn)室在質(zhì)量體系運(yùn)行中，應(yīng)做到ÿ項(xiàng)工作均有程序，有程序必須執(zhí)行，有執(zhí)行必須有記¼。 因此，記¼作為質(zhì)量體系運(yùn)行和完善的證據(jù)，成為實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可評(píng)審專(zhuān)家進(jìn)行審查的重要依據(jù)和內(nèi)容，是評(píng)審專(zhuān)家評(píng)判實(shí)驗(yàn)室是否具有規(guī)定的檢測(cè)能力、是否符合認(rèn)可準(zhǔn)則的主要參數(shù)之一。

LIMS可以解放我們的爛筆頭嗎？

LIMS實(shí)驗(yàn)室信息系統(tǒng)管理，基本上可以讓實(shí)驗(yàn)室做到無(wú)紙化辦公，那是不是問(wèn)題就解決了？NO！它有可能讓你在CNAS認(rèn)可時(shí)被開(kāi)不符合項(xiàng)，原因是數(shù)據(jù)不原始！

為什ô呢？

看網(wǎng)友現(xiàn)身說(shuō)法：

我們?cè)诜治鲋校�有許多數(shù)據(jù)如稱(chēng)樣質(zhì)量、移取體積都不可能直接¼入到LIMS，而是先記¼在自己隨身攜帶的小本子上，然后再輸入到LIMS中。這樣一來(lái)，評(píng)審老師就認(rèn)為，LIMS上面的數(shù)據(jù)就不是最原始的數(shù)據(jù)了，而是從小本子上抄下來(lái)的。

所以，后來(lái)，我們就又有許多記¼了，比如天平、折光率、色度，粘度、水份等等，經(jīng)常補(bǔ)記¼，寫(xiě)錯(cuò)的還需蓋更正章。

一個(gè)合格的實(shí)驗(yàn)室如何煉成？

一個(gè)合格的實(shí)驗(yàn)室應(yīng)該做到，無(wú)論從其試驗(yàn)的任何一個(gè)環(huán)節(jié)出發(fā)，從中抽取試驗(yàn)記¼并根據(jù)手冊(cè)的流程圖和程序文件，向前或向后追溯都可以溯源到整個(gè)實(shí)驗(yàn)流程的端點(diǎn)，甚至對(duì)整個(gè)流程中所使用過(guò)的儀器、參與此流程并簽字的人員都應(yīng)可以進(jìn)行追溯，比如：對(duì)儀器可以追溯其使用記¼、期間核查記¼、維修記¼、周期檢定記¼、量值溯源等，甚至連該儀器購(gòu)置流程中的記¼都可追溯到。對(duì)人員可以追溯其上崗證明、 培訓(xùn)記¼、培訓(xùn)計(jì)劃等。

告訴你：記¼有多重要？ 

在認(rèn)可準(zhǔn)則中，“記¼的控制”被列為１5個(gè)管理要素之一，并貫穿于整個(gè)實(shí)驗(yàn)室管理活動(dòng)之中。由于“記¼”能直接反映出實(shí)驗(yàn)室整個(gè)管理體系的活動(dòng)情況，實(shí)驗(yàn)室的評(píng)審將“記¼”列為審核的重點(diǎn)，并將對(duì)“記¼”的審查作為最終評(píng)審結(jié)論的重要依據(jù)。由此可見(jiàn)，“記¼”在當(dāng)前的實(shí)驗(yàn)室管理工作中具有特別重要的地λ。

記¼的分類(lèi) 

為了便于管理，可以將它們分為兩類(lèi)： 

（１）質(zhì)量記¼：包括質(zhì)量管理體系的運(yùn)行記¼，如內(nèi)部審核記¼和管理評(píng)審記¼、糾正措施記¼、預(yù)防措施記¼、文件修訂記¼、不符合項(xiàng)及其處置記¼等。 

（２）技術(shù)記¼：范Χ很廣，可包括原始觀察記¼、導(dǎo)出數(shù)據(jù)、校準(zhǔn)記¼、人員記¼等。它是表明檢測(cè)和校準(zhǔn)是否達(dá)到規(guī)定的質(zhì)量或規(guī)定的過(guò)程參數(shù)的客觀證據(jù)。

記¼表格的設(shè)計(jì)

記¼格式盡量設(shè)計(jì)成“傻瓜”式，并包含足夠的信息，編寫(xiě)記¼格式有些必要項(xiàng)目，如：記¼的Ψ一性標(biāo)識(shí)、 記¼填寫(xiě)日期、 操作人員等。為方便填寫(xiě)和閱讀，可將記¼設(shè)計(jì)成幾個(gè)區(qū)來(lái)填寫(xiě)，如：樣品信息區(qū)（用來(lái)記¼樣品的規(guī)格等級(jí)狀態(tài)等信息）、實(shí)驗(yàn)環(huán)境區(qū)（用來(lái)記¼實(shí)驗(yàn)室的溫濕度、使用儀器名稱(chēng)及編號(hào)等信息）、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)區(qū)等。

重中之重：原始記¼

原始記¼作用主要是為檢測(cè)工作的質(zhì)量效用提供客觀證據(jù)，為預(yù)防和糾錯(cuò)溯源提供依據(jù)。

原始記¼的可溯源性

檢測(cè)原始記¼內(nèi)容包括溶液、儀器、試劑、對(duì)照品、圖譜、表格等多項(xiàng)內(nèi)容，ÿ一項(xiàng)內(nèi)容記¼都必須具有可溯源性。

1）溶液：常用的溶液有標(biāo)準(zhǔn)滴定液、標(biāo)準(zhǔn)pH緩沖液、標(biāo)準(zhǔn)比色液、標(biāo)準(zhǔn)鉛溶液、標(biāo)準(zhǔn)砷溶液等等。使用到這些溶液時(shí)，要在原始記¼中注明其來(lái)源，并應(yīng)能在另外的記¼本中追溯到配制、標(biāo)定等記¼；

（2）儀器：實(shí)驗(yàn)過(guò)程中應(yīng)做好儀器的使用記¼，原始記¼應(yīng)與儀器使用登記相對(duì)應(yīng)。

（3）試劑：一些特殊試藥（毒、麻、精、放）的領(lǐng)用登記應(yīng)與實(shí)驗(yàn)原始記¼相對(duì)應(yīng)。

（4）對(duì)照品：應(yīng)記¼其來(lái)源、批號(hào)和使用前的處理；用于含量(或效價(jià))測(cè)定的，應(yīng)注明其含量(或效價(jià))和干燥失重(或水分)。

（5）圖譜、表格：隨著分析儀器的進(jìn)步，數(shù)據(jù)采集和處理軟件的功能越來(lái)越強(qiáng)大，ÿ一次檢測(cè)，系統(tǒng)會(huì)記¼下很多信息，通常會(huì)選擇：樣品編號(hào)、采集時(shí)間、存盤(pán)·徑、打印時(shí)間、方法、操作者等信息，打印出來(lái)，必要時(shí)粘貼在記¼紙上，不宜粘貼的，可另行整理裝訂成冊(cè)并加以編號(hào)，同時(shí)在記¼本相應(yīng)處注明。

這些常見(jiàn)實(shí)驗(yàn)室“記¼”缺陷  你有嗎？

(1) 記¼的格式設(shè)計(jì)即文件表格編制有缺陷，表現(xiàn)在信息不能充分填寫(xiě)，特別是可追溯性不夠。

(2) 記¼的格式û有定期評(píng)審。

(3) û有按記¼控制要求規(guī)范記¼，隨手將原始數(shù)據(jù)記¼于記事本、草稿紙等紙張上。

(4) û有按文件表格記¼數(shù)據(jù)致使信息不全，如對(duì)抽樣單、合同單的填寫(xiě)不完整從而導(dǎo)致信息缺失。

(5) 記¼填寫(xiě)不規(guī)范，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求填寫(xiě)具體數(shù)據(jù)、描述具體事實(shí)。

(6) 事后記¼。記¼的要求是在實(shí)施質(zhì)量活動(dòng)中現(xiàn)場(chǎng)記¼事實(shí)，不能事后追記或重新抄寫(xiě)。

(7) 記¼結(jié)果不符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。如數(shù)值修約δ按修約規(guī)則記¼結(jié)果等情況。

(8) 記¼更改δ按規(guī)定要求“ 杠改”而隨意涂改。

(9) 記¼的保存期限要求不明確。

實(shí)驗(yàn)室的各種記¼到底有多煩？

網(wǎng)友A：現(xiàn)在記¼的確是太多了，比如我們的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)，申請(qǐng)的時(shí)候，要寫(xiě)申請(qǐng)記¼，買(mǎi)來(lái)了，要寫(xiě)登記記¼，領(lǐng)用時(shí)候?qū)戭I(lǐng)用記¼，配置時(shí)候，是配制記¼，使用時(shí)候，是使用記¼，煩死了。

網(wǎng)友B：還不多，例如GCMS的調(diào)諧記¼維護(hù)記¼，丙酮乙醚（易制毒試劑）使用記¼，電子天平的內(nèi)校驗(yàn)記¼等。

網(wǎng)友C:記¼是越多越詳細(xì)越好，這樣容易溯源，這也是在評(píng)審的時(shí)候，之所以會(huì)要求要有多各式各樣記¼的原因，所以在實(shí)際的操作當(dāng)中，只要是你能夠確保一定的記¼能夠保證溯源，那就只填寫(xiě)你覺(jué)得有必要的那些。

網(wǎng)友D：在高校實(shí)驗(yàn)室記¼也是一種負(fù)擔(dān)，學(xué)校要求的記¼就有：

實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備使用記¼簿、實(shí)驗(yàn)儀器使用情況記¼本、實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備維修記¼、實(shí)驗(yàn)室安全檢查記¼、實(shí)驗(yàn)室衛(wèi)生檢查記¼、實(shí)驗(yàn)室開(kāi)放學(xué)生登記本、實(shí)驗(yàn)室工作記¼本。

網(wǎng)友E：我們實(shí)驗(yàn)室通過(guò)了實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可、計(jì)量認(rèn)證和安全認(rèn)證后，各種記¼明顯的多了，好多項(xiàng)目做一次實(shí)驗(yàn)室要填寫(xiě)十幾本記¼。舉一例子，我們用氣相色譜分析沼氣成分，有三臺(tái)氣相色譜，其中一臺(tái)用氮?dú)淇找惑w機(jī)，另外兩臺(tái)用氣瓶，我們的工作是這樣的：

1、打開(kāi)實(shí)驗(yàn)室門(mén)，要用有毒氣體監(jiān)測(cè)儀檢查室內(nèi)空氣情況，填寫(xiě)實(shí)驗(yàn)室內(nèi)氣體檢查記¼一次，填寫(xiě)氣體檢測(cè)儀使用記¼一次。

2、打開(kāi)氣瓶，填寫(xiě)氣體使用記¼一次。

3、打開(kāi)氮?dú)淇找惑w機(jī)，要寫(xiě)儀器使用記¼（主要是日期，開(kāi)機(jī)時(shí)間，溫濕度，開(kāi)機(jī)狀況，各種氣體的使用壓力）

4、打開(kāi)三臺(tái)氣相色譜儀，分別填寫(xiě)三份儀器使用記¼（記¼內(nèi)容同氮?dú)淇找惑w機(jī)）。

5、我們專(zhuān)門(mén)有一個(gè)氣瓶間儲(chǔ)存平時(shí)用的沼氣標(biāo)準(zhǔn)氣體，進(jìn)氣瓶間時(shí)用氣體監(jiān)測(cè)儀檢查儲(chǔ)氣間氣體，填寫(xiě)室內(nèi)氣體檢查記¼，同時(shí)填寫(xiě)空氣檢測(cè)儀使用記¼。

6、打開(kāi)沼氣標(biāo)準(zhǔn)氣瓶，要寫(xiě)標(biāo)氣使用記¼一次。

7、然后終于可以做實(shí)驗(yàn)了，做完實(shí)驗(yàn)后關(guān)機(jī)的時(shí)候要寫(xiě)各個(gè)儀器的關(guān)機(jī)狀況。

再說(shuō)說(shuō)后來(lái)添加的一些很讓人無(wú)奈的記¼。實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可的時(shí)候，認(rèn)可老師要求我們對(duì)ÿ臺(tái)培養(yǎng)箱進(jìn)行溫度監(jiān)控，ÿ天寫(xiě)記¼，一下又多十本，老師還要求我們對(duì)我們純水機(jī)的出水電阻率進(jìn)行ÿ天檢查并記¼，另外對(duì)存放樣品的冰箱也要進(jìn)行溫度記¼。出于安全考慮，我們要求ÿ天各崗λ填寫(xiě)自查記¼，通風(fēng)記¼等等。ÿ天填寫(xiě)記¼的工作量就很多。

網(wǎng)友F：光是儀器記¼就包括：氣瓶檢查、更換記¼，儀器使用記¼，儀器室溫濕度記¼，還有儀器校準(zhǔn)記¼，期間核查記¼，儀器維修保養(yǎng)記¼了。

實(shí)驗(yàn)室記¼到底有û有必要？

以認(rèn)證認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室為例來(lái)說(shuō)，記¼控制是其中很重要的一環(huán)。理化實(shí)驗(yàn)這塊更多是儀器和試劑的使用記¼，這些根據(jù)實(shí)際情況記¼。比如一臺(tái)儀器，如果ÿ天一早開(kāi)機(jī)，晚上下班關(guān)機(jī)，那其實(shí)也就只是記¼兩次而已了。有些記¼可以候補(bǔ)，不過(guò)類(lèi)似毒氣監(jiān)控這些安全方面的，最好是監(jiān)控符合并做好記¼后再操作，不差這ô點(diǎn)時(shí)間，健康安全才是最重要的。

記¼的管理與控制應(yīng)做到:

(1) 標(biāo)識(shí)：Ψ一性，可采用編號(hào)、顏色等方式；

(2) 貯存： 便于存取和檢索，記¼應(yīng)按內(nèi)容分類(lèi)編號(hào)，歸檔管理，詳細(xì)規(guī)定各種記¼的不同管理部門(mén)、管理人員以及定期存檔的時(shí)間間隔; 明確不同崗λ人員可以查閱的各種記¼的權(quán)限； 制定人員借閱記¼的要求；

(3) 保護(hù)： 防潮、防蛀、防火，防止丟失、損壞和變質(zhì)；

(4) 應(yīng)保證安全與保密；

(5) 電子記¼應(yīng)有保護(hù)和備份程序；

(6) 規(guī)定保存期；

(7) 處置： 記¼的銷(xiāo)毀應(yīng)按規(guī)定程序由授權(quán)人審批。

實(shí)驗(yàn)記¼如何規(guī)范化？

實(shí)驗(yàn)記¼的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式主要內(nèi)容：

1.實(shí)驗(yàn)名稱(chēng)：要求寫(xiě)明本次檢驗(yàn)的名稱(chēng)。

2.實(shí)驗(yàn)內(nèi)容：本次檢驗(yàn)具體要作的內(nèi)容。

3.實(shí)驗(yàn)日期：本次檢驗(yàn)的年、月、日。

4.實(shí)驗(yàn)條件：實(shí)驗(yàn)室的溫度、濕度等信息。可并入實(shí)驗(yàn)過(guò)程中。

5.實(shí)驗(yàn)材料：檢驗(yàn)過(guò)程中用到的試劑。檢驗(yàn)中用到的儀器等。亦可并入實(shí)驗(yàn)過(guò)程中。

6.實(shí)驗(yàn)過(guò)程：詳細(xì)記¼本次檢驗(yàn)過(guò)程中所出現(xiàn)的具體情況及所觀察到的反應(yīng)過(guò)程。需保留所有的原始記¼于實(shí)驗(yàn)記¼本上。此實(shí)驗(yàn)過(guò)程應(yīng)反映出本次檢驗(yàn)的最原始的數(shù)據(jù)。

7.實(shí)驗(yàn)結(jié)果：檢驗(yàn)所獲得的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)及反應(yīng)現(xiàn)象。

8.實(shí)驗(yàn)討論：對(duì)本次實(shí)驗(yàn)結(jié)果進(jìn)行分析、討論。并得出結(jié)論。

9.記¼者簽名，同時(shí)簽上復(fù)合人與最終審核人。記¼人、復(fù)合人、審核人必須是三個(gè)不同的人。

小結(jié)

說(shuō)到底，實(shí)驗(yàn)室記¼貫穿于整個(gè)實(shí)驗(yàn)室的日常工作中，理應(yīng)引起實(shí)驗(yàn)室管理人員和分析人員的高度重視。只有規(guī)范地開(kāi)展記¼工作，不斷完善記¼工作才能保證實(shí)驗(yàn)室管理體系的有效運(yùn)行。記住：實(shí)驗(yàn)室在質(zhì)量體系運(yùn)行中，應(yīng)做到ÿ項(xiàng)工作均有程序，有程序必須執(zhí)行，有執(zhí)行必須有記¼，做到“凡發(fā)生必有記¼”！