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一、概述
良好的文件系統是質量保證系統的基本部分，應當覆蓋GMP的所有方面。
1、目標
制定所有物料的質量標準和規程以及生產和控制的方法，以保證生產相關的所有人員知道應做什么以及何時做；
確保質量負責人了解產品所有信息以決定產品是否批準放行，保證書面記錄的存在，可追溯性，保證提供相關記錄和審計追蹤以便調查。其確保驗證、審查和統計分析所有數據的有效性。
文件如何設計和使用取決于生產商。在某些情況下，下面描述的文件的一部分或全部可能在一起，但他們各自通常是相互獨立的。
2、基本要求
文件應當精心的設計、制定、檢查和發放。其應當符合生產許可和銷售許可相關部分的要求。
文件應當有合適的負責人批準、簽字并注明日期。沒有得到授權和批準，任何文件不得修改。
文件內容應當明確：應當闡明文件名稱、性質和目的。文件布局應當有序，便于檢查。復印文件應當清楚易讀。從主文件復印工作文件時，不得產生任何差錯。
文件應當定期審查并保持更新。當文件修訂時，應有防止舊版本誤用的系統。舊版本的文件應當保存一定時間。
當文件需要輸入數據時，這些數據的輸入應當清晰，易讀和不易丟失。文檔應當留有足夠的空間填寫這些數據。
文檔的任何修改應當簽名并標明日期；修改處應使原始信息清晰可讀。適當時，應當記錄修改的理由。
生產過程中采取的每一項措施應當完整記錄，才可追溯產品生產中涉及的所有關鍵步驟。記錄應當保存至產品有效期后至少一年。
應使用電子數據處理系統或照相或其他可靠的方式記錄數據（儲存記錄）。應有主配方和與系統相關的詳細的SOPs，記錄的準確性應當核查。如果使用電子方法處理文件，只有質量負責人能夠進入電腦或修改數據，應有變更和刪除記錄。應通過密碼或其他方式限制他人登陸，關鍵數據的輸入應由他人進行復核。用電子方法儲存的批記錄應備份到磁帶、縮微膠卷、打印紙或其他介質上。尤其重要的是，在保留期間，數據應當易于查閱。
二、必要的文件
1、標簽
包裝容器、設備或廠房的標簽應清晰易讀，并采用公司批準的格式。除了標簽使用文字說明外，通常還可應使用不同的顏色表明狀態（如，待驗、合格、拒絕、清潔），這種做法是有用的。
按照國家法規的要求，所有產品應當用標簽進行標識，標簽至少包括以下信息：
（a） 產品名稱
（b） 配料表
（c） 產品標準號及生產許可證號
（d）以非編碼的形式說明產品有效期
（e） 特殊儲存條件或必要的處理注意事項。
（f） 使用說明，警告和必要的注意事項。
（g）生產商或公司的名稱、地址和聯系方式。
（h）營養成分表
（i）凈含量
對于標準品，標簽和/或隨同的文件應當標明凈含量、生產日期、有效期、儲存條件和控制編號（適當時）。
2、標準和檢驗規程
用于常規檢驗前，文件所述檢測規程應在現有的儀器和設備的范圍內進行驗證。
應有經適當批準和簽字的標準，包括原材料、包裝材料和成品的鑒別、含量、純度和質量的檢測；適當時，應有中間體或待包裝產品的標準。還應包含生產過程所用的水、溶劑和試劑（例如，酸和堿）的標準。
每個標準都應批準和簽署（注明日期），并由QC或QA保存。
需要定期修訂標準以符合國家相關法律法規及質量標準。
3、原材料和包裝材料的標準
原材料、內包裝材料和印刷包裝材料的指標應提供物料的描述，包括：
（a） 指定的名稱和內部代碼
（b） 參考的國家相關法律法規及質量標準
（c） 定性和定量要求，包括可接受限度
根據公司的實際情況，還可以加入以下內容：
（a） 物料的供應商和原始生產商
（b） 印刷材料的樣品
（c） 取樣、檢測方法的說明或方法參考。
（d） 儲存條件和注意事項
（e） 復檢前的最長儲存期
包裝材料應當符合標準，應當與其所含的物料和或產品兼容。應當檢測包裝材料的標準符合性、缺陷以及標識的正確性。
描述檢測方法的文件應說明再分析每個原料要求的頻率，由其穩定性判定的。
中間體和待包裝產品的標準
應當制定中間體和待包裝產品的標準。適當時，該標準應當與原材料或成品的標準相似。
4、成品的標準
成品的標準應當包括：
（a） 產品指定名稱和代碼（如適用）
（b） 原輔料指定名稱
（c） 工藝配方
（d） 對規格和包裝詳情的描述
（e） 取樣和檢測方法或方法的參考
（f） 定性和定量的要求，有可接受限度。
（g） 存儲條件和注意事項
（h）保質期
5、工藝規程
每個產品應有正式批準的主配方和批量。
主配方應當包括：
（a） 產品名稱和質量標準相關的產品參考代碼
（b） 產品的規格和規格描述，以及批量
（c） 所使用的原料的清單，包含每個物料的用量、指定名稱和專有代號的描述（應注意生產過程中可能消失的物質）
（d） 產品最終收率的可接受限度以及相關中間體收率的可接受限度（如適用）的說明
（e） 加工場所和所用主要設備的說明
（f） 用于關鍵設備的準備和運行的方法或參考方法，例如清潔（特別是更換產品后清潔）、組裝、校準、滅菌、使用。
（g） 每步處理的詳細的生產指令（如，物料的核對、預處理、加料順序、混合時間、溫度）
（h） 所有中間控制指令和限度
（i） 必要的產品儲存要求，包括包裝容器、標簽和一些特殊儲存條件。
（j） 必要的特別注意事項。
三、包裝指令
每一產品、包裝規格和包裝類型都應有批準的包裝指令。包裝通常應包括或參考以下內容：
（a） 產品名稱
（b） 產品規格、含量和使用方法的描述（如適用）
（c） 最終包裝容器中的產品裝量，以數量、重量或體積表示。
（d） 標準批量所要求的所有包裝材料的清單，包括包裝材料的數量、規格和類型、以及每一個包裝材料質量標準的代碼或參考號
（e） 印刷包裝材料的樣張或復制品和實樣，注明產品批號、有效期。
（f） 特別注意事項，包括包裝區域和設備應仔細檢查以確保在包裝前后已清潔。
（g） 包裝操作的描述，包括所有重要的輔助操作和所用設備
（h） 中間控制（包含取樣和可接受限度的指令）的詳情。
1、批生產記錄
每一批產品均應有相應的批生產記錄。批生產記錄應當以現行已批準的指標相關部分為依據。應有起草此類記錄的方法，避免錯誤。（建議使用復印或以通過驗證的計算機程序。應避免抄錄已批準的文件）
在生產開始之前，應當檢查確保儀器和工作平臺干凈，沒有計劃生產不需要的之前的產品、文件或物料，設備應干凈并適合使用。此類檢查應當記錄。
生產過程中，采取每一步措施時，都應當記錄以下信息，記錄填寫完畢后，應注明日期并由生產操作的負責人簽名。
（a） 產品名稱
（b） 批號
（c） 開始生產、重要的中間階段和完成生產的日期和時間
（d） 每個生產階段的負責人名稱。
（e） 各重要生產階段操作人的姓名縮寫，必要時，應有對每一操作（例如，稱重）進行檢查的操作人的姓名縮寫。
（f） 每一批起始原料的批號和/或分析控制號以及實際質量（包括回收或返工物料的批號和數量）
（g） 所有相關的生產操作或事件和所用的主要設備。
（h） 完成的中間控制，操作人員的姓名縮寫，以及所得結果
（i） 不同生產階段或相關階段，獲得的產量，以及實際產量嚴重偏離預期收率的評價說明或解釋
（j） 特殊問題的注釋，包括偏離主配方的所有偏差情況的說明。
2、批包裝記錄
生產的每批或批次的一部分批包裝記錄應保存，其應基于批準的包裝指令的相關部分。應有起草此記錄的方法以避免錯誤（建議使用復印或經過驗證的計算機程序。應當避免抄錄已批準的文件）。
包裝操作開始之前，應當檢查確保儀器和工作平臺干凈，沒有計劃包裝操作不需要的產品、文件或物料，設備干凈且適合使用。此類檢查應當記錄。
采取每一步操作時，應當記錄以下信息，應通過簽名或電子密碼清晰地標識日期和負責人。
（a） 產品名稱、批號和待包裝產品數量，以及要得到的成品的批號和計劃產量、實際產量和理論產量之間的平衡核算。
（b） 包裝操作的日期和時間
（c） 實施包裝操作的負責人姓名
（d） 不同關鍵步驟的操作人員姓名縮寫
（e） 檢查標識和與包裝指令的一致性，包括中間控制的結果
（f） 包裝操作的詳情，包括所用設備的代號和包裝線，必要時，保存未包裝產品的產品不包裝指令或退回產品至存儲區的記錄
（g） 所用的印刷包裝材料的樣品，包括批號、有效期和其他額外的打印信息的印刷和定期檢查的批準的樣本。
（h） 對于一些特殊問題的注釋，包括由合適的人員書面批準的偏離包裝指令的所有偏差的詳細信息。
（i） 發放、使用、銷毀或退回庫房的所有印刷包裝材料和待包裝產品的數量和參照號或標識以及產品數量，以便進行充分的物料衡算。
四、操作規程和記錄
1、應有SOPs和采取相關措施的記錄，必要時應有結論：
（a） 儀器組裝和驗證
（b） 分析儀器和校準
（c） 維護、清潔和衛生
（d） 人事相關問題，包括資質、培訓、服裝和衛生
（e） 環境監控
（f） 蟲害控制
（g） 投訴
（h） 召回
（i） 退貨
對于每一個原材料、內包裝材料和印刷包裝材料都應有物料接收的SOPs和記錄。
2、物料接收的記錄應當包括：
（a） 發貨單和包裝容器上的物料名稱
（b） 公司內部使用的物料名稱和/或代碼，若不同于（a）
（c） 接收日期
（d） 供應商的名稱和生產商的名稱（可能的話）
（e） 生產商的批號或參考號
（f） 接收的總量和包裝容器的數量
（g） 接收后分配的批號
（h） 有關說明（例如，包裝容器的說明）
應當有關于內部標簽、原材料、包裝材料和其他物料待驗和儲存的SOPs。
對于每一個儀器和設備（如，使用、校準、清潔和維護），都應有相應的SOP，并放在每個設備的附近位置。
應當有取樣的SOPs，明確授權取樣的人員。
3、取樣指令應當包括：
（a） 取樣方法和取樣計劃
（b） 所用設備
（c） 避免物料污染或任何質量惡化的所有注意事項
（d） 取樣量
（e） 分樣操作指令
（f） 所用樣品容器的類型，是無菌取樣容器還是正常取樣容器，并貼簽
（g） 應采取特殊預防措施，特別是當涉及無菌取樣或有毒物質。
應當有描述批號編制系統的SOP，以保證每一批中間體、待包裝產品和成品都有特定的批號。
適用于生產階段和各自包裝階段批號編制的SOP應當彼此相互關聯。
批號編制的SOP應當確保同一批號不會重復使用，這也適用于返工批次。
批號分配后應當立即記錄，如記錄在日志中。記錄應當至少包括分配日期、產品標識和批量。
應當制定適用于不同生產階段的物料和產品檢測的書面檢驗規程，描述所用的方法和儀器。應當記錄實施的檢測。
4、檢驗記錄應至少包含以下數據：
（a） 物料或產品的名稱，如適用，應包括規格
（b） 批號，適當時，生產廠家和/或供應商的名稱
（c） 相關標準和檢測方法的參考
（d） 檢測結果和所參照的標準（限度），包括觀察和計算
（e） 檢測的日期和參考號
（f） 檢驗人員的姓名縮寫
（g） 對檢驗、計算進行核對的人的姓名縮寫，并注明日期。
（h） 放行或拒絕的明確聲明（或其他決定），并有指定的負責人的簽名和日期。
應當建立物料和成品的書面放行和拒絕程序。特別是由質量負責人決定成品銷售放行的書面程序。
每一批產品的銷售記錄應當保存，例如，必要時方便相應批次的召回。
重要和關鍵設備有關驗證、校準、維護、清潔或維修操作的記錄應當保存，記錄內容應包括實施這些操作的日期和操作人。
重要和關鍵設備的使用以及處理產品的區域應當按時間順序記錄。
應當有分配清潔和衛生以及詳細描述清潔計劃、方法、所用的設備和物料以及需要清潔的設備和設施的書面規程。此類書面規程應當遵循。
5、微生物實驗室記錄要求
對數據和研究進行適當的記錄是微生物化驗室成功的關鍵。首要原則是必須根據書面SOP要求進行檢測，SOP必須是書面的，反映真實操作。化驗室記錄本應記錄所有關鍵細節，以便重現檢測操作，確認數據的完整性。化驗室記錄至少應包括以下內容
日期
檢測樣品名
檢驗人員
規程編號
記錄檢驗結果
偏差（如有）
記錄參數（所用儀器、所用微生物庫存培養、所用培養基批號）
管理者/復核簽字
所有關鍵設備均應記錄，且應具有SOP所規定的校正計劃和維護記錄。適當時，設備日志或記錄表格應在現場，并與化驗室記錄本內容一致。設備溫度（水浴、培養箱、滅菌器）應有記錄并可追蹤。
所執行的SOP及其版本應記錄清楚。數據修正應對原數據劃單刪除線，在旁邊另書寫正確認數據。原始數據應保持不被擦除或覆蓋。
檢測結果應包括原始碟計數結果，使審核人員可以重新計算結果。數據分析方法應在SOP中詳細說明。如果檢驗記錄中需要引入圖表，這些圖表應采用透明膠帶保護，且不能遮擋該記錄頁上的任何其它數據。將圖表附入記錄的人員應在圖表上簽字，簽字應在圖表和記錄本之間騎縫。化驗室記錄本應編有頁碼，索引表，使用起止時間。
所有化驗室數據應歸檔，并防止不可恢復的損壞。應有正式的記錄保管和檢索程序。
