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任何一種管理體系審核所關注的焦點，均為確定管理體系是否已建立，是否正在有效實施并始終得以保持O因此，管理體系審核的重點應是驗證符合性，而不是開具不符合報告。
應以積極的態(tài)度尋找符合的事實而不是過失。可是，當審核證據(jù)確定存在不符合時，正確地描述不符合就很重要。
按照ISO 9000標準3.6.2條款給出的定義，不符合是“豐滿足要求”。一份好的不符合報告應包含三部分內容：
支持審核發(fā)現(xiàn)的審核證據(jù)；
查到的不符合所對應的要求；
不符合的陳述。
以上各點都很重要，但審核實踐中應首先確定并形成文件的是第一部分，即審核證據(jù)。一名合格的審核員應對可能潛在的不符合的情況進行觀察和判斷。有能力的會在尋找更多明確的審核證據(jù)前把潛在不符合的審核證據(jù)記錄在審核檢查單中，以便下一步確認其是否不符合。
假如沒有審核證據(jù)，就沒有不符合。假如確有證據(jù)，必須把它作為不符合項記錄下來，而不能弱化為觀察項、“改進的機會”。“建議”等。從長遠看，弱化不符合對組織、與組織相關的顧客以及都沒有好處，可能導致因對應該采取糾正措施的不符合內容重視不夠而帶來風險。
此外，審核證據(jù)應形成足夠詳細的文件，使受審核組織能夠找到井準確地確認發(fā)現(xiàn)的問題。
審核員下一步需要做的是識別和判定未能得到滿足的具體要求。不符合是未滿足要求，假如不能識別要求，就不能提出不符合。
要求可以有許多來源，可以是ISO 9001標準規(guī)定的，或組織的管理體系（內部要求）規(guī)定的，或是法律法規(guī)規(guī)定的，或是顧客要求的。一旦針對某一具體要求確認了不符合，就需形成文件，在文件描述中可以簡單到引用標準和有關條款。
ISO 9001標準的某些條款可能不止一個要求，要清楚地識別并寫下與不符合有關的具體要求。例如，寫出與該審核證據(jù)相關的標準要求或其他來源的準確內容。
不符合報告最重要的一部分是不符合陳述。不符合陳述是推動組織進行原因分析，糾正和采取糾正措施的重要內容。
不符合陳述要符合以下要求：
不需加以說明并且與體系問題有關；
明確、不含糊，表述正確并盡可能簡練；
不能是審核發(fā)現(xiàn)的復述或用來代替審核證據(jù)。
一份好的不符合報告應包含三個部分：
審核證據(jù)；
要求；
不符合陳述。
假如不符合報告的三個部分都寫得好，則受審核方或任何其他有關人員都能讀懂井理解不符合項目，這也會成為今后各自工作過程中參照的有用記錄。
總而言之，以系統(tǒng)的方式對不符合進行記錄并形成文件，是在審核過程中為企業(yè)審核提供可追溯性，促進評審和提供完成糾正措施的證據(jù)的重要手段。
對企業(yè)提出不符合后，審核員對組織糾正不符合情況的驗證，以及組織所實施的“關閉”不符合的過程，既可能為組織實現(xiàn)增值，又可能給組織帶來負面影響。如果審核員能通過開具的不符合報告，在規(guī)定的時間內確保組織已令人滿意地按照要求對不符合進行了糾正，就可以認為為組織提供了增值服務，增加了組織獲得顧客滿意的可能性。
那么，如何對不符合進行有效驗證和關閉，以達到和受審核方都滿意的結果呢？
首先，需要驗證受審核方對不符合所采取的措施。
體系需要評審受審核方對不符合所采取的措施，并驗證其有效性O一般情況下，組織對不符合所采取的措施有兩種不同的順序（每種順序都有三部分相同的內容）：
①糾正一原因分析一糾正措施；②原因分析L喳H正一糾正措施。針對上面兩種不同的順序，企業(yè)可以根據(jù)產(chǎn)品類型或不符合的情況選擇一種。無論選擇哪一種，解決不符合的三部分內容都是相同的。例如，對軟件產(chǎn)品，在查明原因之前不可能實施糾正；對硬件產(chǎn)品，如剎車片磨損的警示燈亮了就應該立刻實施糾正。
在這三部分內容中，ISO 9000標準給出了定義和陳述：不符合（不合格）是指“未滿足要求”，糾正是指“為消除已發(fā)現(xiàn)的不合格所采取的措施”，糾正措施是指“為消除已發(fā)現(xiàn)的不合格或其他不期望情況的原因所采取的措施”。
其中，“糾正”是消除已發(fā)現(xiàn)的不合格的措施。例如，糾正可以是用合格產(chǎn)品置換不合格產(chǎn)品，或是用程序的現(xiàn)行有效版本替代已作廢的版本。針對‘郭正措施”，必須首先確定不合格的原因。在這個過程中，組織可以有很多種方法和工具確定不合格的原因，從簡單的頭腦風暴法到較復雜的系統(tǒng)問題解決技術（如問題根源分析、魚刺圖、“SWIH”等）。應熟悉這些工具的使用方法。因為實施糾正措施的程度和有效性取決于對真實原因的識別。在某些情況下，這甚至會有助于組織識別并盡可能避免其他領域類似的不合格。
在驗證組織對不合格所采取的措施時，需確認組織是否提供了以上三部分內容，也就是糾正、原因分析、糾正措施的文件和客觀證據(jù)，并且是適宜的。
接下來，需驗證的重要要素包括：
措施的陳述是否清楚、簡練；措施是否徹底，是否準確地引用了特定的文件、程序等，是否適宜；
糾正措施完成的日期，應是表示糾正措施已完成的日期（過去的日期）；
支持糾正措施已完全、有效實施的聲明的證據(jù)，糾正措施已按其描述的方式完成的證據(jù)。
還應驗證組織已確保所采取的措施不會對產(chǎn)品質量或體系的實施帶來新的問題。
同時，糾正和糾正措施并不一定同時需要。在某些情況下，只需要糾正或糾正措施一項就可以滿足驗證和關閉的要求。例如，組織能夠證實不符合是偶然發(fā)生，或該不符合再發(fā)生的概率很低。
需要注意，糾正措施和預防措施是不同的。有效的糾正措施指通過消除發(fā)生原因而預防不合格的再發(fā)生。但是，不要把糾正措施和預防措施相混淆。ISO 9000標準3.6.4條款對“預防措施”給出的定義是“為消除潛在不合格或其他不期望情況的原因所采取的措施”。按照這個定義的性質，預防措施與已發(fā)現(xiàn)的不符合無關。然而，對已發(fā)現(xiàn)的不符合的原因進行分析，可能識別出組織其他領域潛在的不符合，并為預防措施提供條件。
最后，如何關閉不符合呢？
不符合的表現(xiàn)往往是獨立的，可以有許多方法或活動來關閉它們。例如，有些要求可以在現(xiàn)場直接檢查（這可能要求附加現(xiàn)場訪問），有些要求則可以遠程關閉（僅評審所提交的文件證據(jù)即可）。
在決定關閉不符合之前，審核組長或審核員（一名審核員單獨審核時）應當評審組織在糾正／分析原因方面做了些什么，通過實施糾正措施得到了怎樣的結果。審核組長／審核員需確保客觀證據(jù)（包括支持性文件）能夠證實所描述的糾正措施已完全實施了，并且對預防不符合再發(fā)生是有效的。只有當這些情況均令人滿意，才可以關閉不符合。
應以積極的態(tài)度尋找符合的事實而不是過失。可是，當審核證據(jù)確定存在不符合時，正確地描述不符合就很重要。
按照ISO 9000標準3.6.2條款給出的定義，不符合是“豐滿足要求”。一份好的不符合報告應包含三部分內容：
支持審核發(fā)現(xiàn)的審核證據(jù)；
查到的不符合所對應的要求；
不符合的陳述。
以上各點都很重要，但審核實踐中應首先確定并形成文件的是第一部分，即審核證據(jù)。一名合格的審核員應對可能潛在的不符合的情況進行觀察和判斷。有能力的會在尋找更多明確的審核證據(jù)前把潛在不符合的審核證據(jù)記錄在審核檢查單中，以便下一步確認其是否不符合。
假如沒有審核證據(jù)，就沒有不符合。假如確有證據(jù)，必須把它作為不符合項記錄下來，而不能弱化為觀察項、“改進的機會”。“建議”等。從長遠看，弱化不符合對組織、與組織相關的顧客以及都沒有好處，可能導致因對應該采取糾正措施的不符合內容重視不夠而帶來風險。
此外，審核證據(jù)應形成足夠詳細的文件，使受審核組織能夠找到井準確地確認發(fā)現(xiàn)的問題。
審核員下一步需要做的是識別和判定未能得到滿足的具體要求。不符合是未滿足要求，假如不能識別要求，就不能提出不符合。
要求可以有許多來源，可以是ISO 9001標準規(guī)定的，或組織的管理體系（內部要求）規(guī)定的，或是法律法規(guī)規(guī)定的，或是顧客要求的。一旦針對某一具體要求確認了不符合，就需形成文件，在文件描述中可以簡單到引用標準和有關條款。
ISO 9001標準的某些條款可能不止一個要求，要清楚地識別并寫下與不符合有關的具體要求。例如，寫出與該審核證據(jù)相關的標準要求或其他來源的準確內容。
不符合報告最重要的一部分是不符合陳述。不符合陳述是推動組織進行原因分析，糾正和采取糾正措施的重要內容。
不符合陳述要符合以下要求：
不需加以說明并且與體系問題有關；
明確、不含糊，表述正確并盡可能簡練；
不能是審核發(fā)現(xiàn)的復述或用來代替審核證據(jù)。
一份好的不符合報告應包含三個部分：
審核證據(jù)；
要求；
不符合陳述。
假如不符合報告的三個部分都寫得好，則受審核方或任何其他有關人員都能讀懂井理解不符合項目，這也會成為今后各自工作過程中參照的有用記錄。
總而言之，以系統(tǒng)的方式對不符合進行記錄并形成文件，是在審核過程中為企業(yè)審核提供可追溯性，促進評審和提供完成糾正措施的證據(jù)的重要手段。
對企業(yè)提出不符合后，審核員對組織糾正不符合情況的驗證，以及組織所實施的“關閉”不符合的過程，既可能為組織實現(xiàn)增值，又可能給組織帶來負面影響。如果審核員能通過開具的不符合報告，在規(guī)定的時間內確保組織已令人滿意地按照要求對不符合進行了糾正，就可以認為為組織提供了增值服務，增加了組織獲得顧客滿意的可能性。
那么，如何對不符合進行有效驗證和關閉，以達到和受審核方都滿意的結果呢？
首先，需要驗證受審核方對不符合所采取的措施。
體系需要評審受審核方對不符合所采取的措施，并驗證其有效性O一般情況下，組織對不符合所采取的措施有兩種不同的順序（每種順序都有三部分相同的內容）：
①糾正一原因分析一糾正措施；②原因分析L喳H正一糾正措施。針對上面兩種不同的順序，企業(yè)可以根據(jù)產(chǎn)品類型或不符合的情況選擇一種。無論選擇哪一種，解決不符合的三部分內容都是相同的。例如，對軟件產(chǎn)品，在查明原因之前不可能實施糾正；對硬件產(chǎn)品，如剎車片磨損的警示燈亮了就應該立刻實施糾正。
在這三部分內容中，ISO 9000標準給出了定義和陳述：不符合（不合格）是指“未滿足要求”，糾正是指“為消除已發(fā)現(xiàn)的不合格所采取的措施”，糾正措施是指“為消除已發(fā)現(xiàn)的不合格或其他不期望情況的原因所采取的措施”。
其中，“糾正”是消除已發(fā)現(xiàn)的不合格的措施。例如，糾正可以是用合格產(chǎn)品置換不合格產(chǎn)品，或是用程序的現(xiàn)行有效版本替代已作廢的版本。針對‘郭正措施”，必須首先確定不合格的原因。在這個過程中，組織可以有很多種方法和工具確定不合格的原因，從簡單的頭腦風暴法到較復雜的系統(tǒng)問題解決技術（如問題根源分析、魚刺圖、“SWIH”等）。應熟悉這些工具的使用方法。因為實施糾正措施的程度和有效性取決于對真實原因的識別。在某些情況下，這甚至會有助于組織識別并盡可能避免其他領域類似的不合格。
在驗證組織對不合格所采取的措施時，需確認組織是否提供了以上三部分內容，也就是糾正、原因分析、糾正措施的文件和客觀證據(jù)，并且是適宜的。
接下來，需驗證的重要要素包括：
措施的陳述是否清楚、簡練；措施是否徹底，是否準確地引用了特定的文件、程序等，是否適宜；
糾正措施完成的日期，應是表示糾正措施已完成的日期（過去的日期）；
支持糾正措施已完全、有效實施的聲明的證據(jù)，糾正措施已按其描述的方式完成的證據(jù)。
還應驗證組織已確保所采取的措施不會對產(chǎn)品質量或體系的實施帶來新的問題。
同時，糾正和糾正措施并不一定同時需要。在某些情況下，只需要糾正或糾正措施一項就可以滿足驗證和關閉的要求。例如，組織能夠證實不符合是偶然發(fā)生，或該不符合再發(fā)生的概率很低。
需要注意，糾正措施和預防措施是不同的。有效的糾正措施指通過消除發(fā)生原因而預防不合格的再發(fā)生。但是，不要把糾正措施和預防措施相混淆。ISO 9000標準3.6.4條款對“預防措施”給出的定義是“為消除潛在不合格或其他不期望情況的原因所采取的措施”。按照這個定義的性質，預防措施與已發(fā)現(xiàn)的不符合無關。然而，對已發(fā)現(xiàn)的不符合的原因進行分析，可能識別出組織其他領域潛在的不符合，并為預防措施提供條件。
最后，如何關閉不符合呢？
不符合的表現(xiàn)往往是獨立的，可以有許多方法或活動來關閉它們。例如，有些要求可以在現(xiàn)場直接檢查（這可能要求附加現(xiàn)場訪問），有些要求則可以遠程關閉（僅評審所提交的文件證據(jù)即可）。
在決定關閉不符合之前，審核組長或審核員（一名審核員單獨審核時）應當評審組織在糾正／分析原因方面做了些什么，通過實施糾正措施得到了怎樣的結果。審核組長／審核員需確保客觀證據(jù)（包括支持性文件）能夠證實所描述的糾正措施已完全實施了，并且對預防不符合再發(fā)生是有效的。只有當這些情況均令人滿意，才可以關閉不符合。
