物料規格是描述物料各方面要求的圖紙、樣品、技術文件或它們的結合。它是供應商進行生產的依據和標準,也是企業的來料檢驗部門所依循的標準。
物料規格一般是由企業的產品開發和品質管理部制定。采購人員雖無權制定或修改物料規格,但是有權要求規格部門對物料規格進行詳細、準確的描述,以便供應商理解規格的全部內容,了解企業對物料品質要求的尺度。
一、物料規格的表現方式
* 工程圖紙
對于非通用零部件,企業常用工程圖紙對其進行描述。供應商將根據工程圖紙進行生產或組裝,來料檢驗部門則按工程圖紙測量尺寸和進行其他方面的檢驗。
* 樣品
樣品一般用于那些難以用文字、圖片表示的物料或物料的某些特性。比如,塑膠件的外觀標準就常常需要用樣品來配合工程圖紙加以規定。
* 技術文件
技術文件常用于那些難以用圖紙來表態或難以呈送樣品(或樣品不好保存)的物料。
二、物料規格的設計要點
物料規格的制定作業,雖是工程或技術人員的責任,但為了所制定的規格符合采購要求,采購人員對規格的制定應加以留意,并提供適當的建議。物料規格設計的要點如下:
* 一般性物料應盡量采用國際性及通用性的規格。
* 規格設計要力求新穎,并以適應新發明原料及制造方法為原則。
* 設計物料規格需要有合理的公差,以方便掌握制作品質,容易控制時效。
* 主要規格應力求清晰、明確,次要規格應具有彈性,避免苛求。
三、物料規格的選用
物料規格決定是否適當,是物料品質控制的關鍵。現介紹使用規格的選用順序如下:
* 國內規格選用順序
1、國家標準。凡有國家標準可用者,原則上不應使用其他規格采購。
2、各行業或協會制定的標準。如無國家標準可用時,可以考慮使用國內各行業或學會、協會、委員會所制定的標準。
* 國外規格選用順序
1、國際通用規范。凡是有國際通用規范可以采用者,不得使用其他規格采購。
2、其他國家規格中用通用性者。
* 補助規格的使用及限制
1、供應商設計規格。如企業本身無能力制定規格時,可考慮國內具有工業水準及檢驗能力的供應商代為設計規格,但供應商設計的規格最好先經過專業人員審計后才能使用。
2、藍圖、照片、說明書。這些僅能作為規格的輔助資料,不能單獨用以作為采購的唯一依據。