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采購對產(chǎn)品制造和服務(wù)的組織是一項重要的活動，如：制造業(yè)組織，產(chǎn)品上使用的原材料、設(shè)備上使用的配件采購。服務(wù)業(yè)組織，如：賓館客房需要的臥具、洗滌用品，餐廳需要的食品原料、餐具等，都需要通過采購來滿足要求。采購物資的質(zhì)量直接影響到產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量，如所采購的鋼材質(zhì)量達不到規(guī)定的要求，直接影響到加工件的質(zhì)量，而這種影響是無法用后續(xù)的技術(shù)改善來彌補的，餐廳采購的食品本身就不新鮮，廚師技藝再怎么高，也無法做出美味佳肴。任何組織都不可能具備生產(chǎn)產(chǎn)品或服務(wù)所需的全部物資的制造能力，因而采購物資的質(zhì)量是保證產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵，也是組織是否能持續(xù)穩(wěn)定向顧客提供合格產(chǎn)品和服務(wù)的關(guān)鍵。因此組織不僅要對供方進行評價，更重要的是幫助供方健全質(zhì)量管理體系，使其具有穩(wěn)定的產(chǎn)品質(zhì)量保證能力，這樣才能持續(xù)穩(wěn)定地向顧客提供合格的產(chǎn)品。
對采購的要求主要反映在以下方面：
一、供方的評價
對供方評價的方式和程度，取決于供方提供的產(chǎn)品或服務(wù)對組織的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量的影響程度，如果影響是至關(guān)重要的，則要考慮實地考查、現(xiàn)場評審、樣品試用的評價方式。
如果采用現(xiàn)場評審的評價方式，組織的相關(guān)部門與供方的相關(guān)部門應(yīng)對口進行，如組織的檢驗部門到供方的檢驗部門檢查檢驗文件是否完善；是否按文件要求進行檢驗；檢驗記錄是否保持；檢驗標識是否正確；檢驗人員是否具備能力；檢驗器具的數(shù)量、測量范圍、測量精度等是否滿足要求；對檢驗中發(fā)現(xiàn)的不合格品如何處理；何種情況可以緊急放行等等。組織的技術(shù)部門到供方的技術(shù)部門檢查產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量要求依據(jù)何種標準？標準是否為最新文本？如果將國家或行業(yè)標準轉(zhuǎn)換為企業(yè)標準，其技術(shù)要求是否高于國家或行業(yè)標準；企業(yè)標準是否在當?shù)刭|(zhì)監(jiān)部門備案；直接指導(dǎo)生產(chǎn)或服務(wù)的是何文件？該文件與相關(guān)標準的技術(shù)要求有無矛盾之處？技術(shù)要求是否有操作性？如：規(guī)定了粘土沙的含水量不得超過5％，是否規(guī)定了用什么方法測量，規(guī)定了澆注的時間，如何保證在規(guī)定的時間內(nèi)完成澆注等；關(guān)鍵的質(zhì)量特性在技術(shù)文件中是否予以注明；對關(guān)鍵的質(zhì)量特性采用什么方式進行重點控制；圖紙上是否清楚地注明了加工件各部位的技術(shù)要求；工藝流程圖上是否清楚地描繪出產(chǎn)品的加工順序；是否確定了特殊工序，是否進行了能力確認；技術(shù)人員的能力，工作條件是否滿足產(chǎn)品或服務(wù)創(chuàng)新的要求等等。如果單純采取現(xiàn)場評審的評價方式，即使組織滿意了，也只能證明供方的軟件即材料符合要求。
如果采用實地考查的評價方式，則要以人、機、料、法、環(huán)為主線，以關(guān)鍵活動為重點，開展實地考查。如：關(guān)鍵、特殊工序的操作者是否經(jīng)過培訓(xùn)，取得了相應(yīng)的資質(zhì)；關(guān)鍵、特殊工序的設(shè)備是否按規(guī)定的周期進行了保養(yǎng)，設(shè)備的運行狀況是否正常；加工的零部件所使用的原材料是否經(jīng)過了合格檢驗；實際操作是否符合技術(shù)要求；工作環(huán)境是否滿足產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量要求等。對服務(wù)業(yè)的實地考查重點是服務(wù)的流程是否清楚；是否按規(guī)定的流程進行；服務(wù)是否達到了規(guī)定的標準；服務(wù)人員的素質(zhì)和態(tài)度；服務(wù)中發(fā)生問題如何處理等等。實地考查的評價方式，只能證明供方的基本狀況符合要求，不能證明所提供的產(chǎn)品符合要求。
如果采取樣品試用的評價方式，則要對所試用的樣品數(shù)量、試用周期、試用在何產(chǎn)品或部件上，樣品試用結(jié)束后由哪個部門對其評價等做出明確規(guī)定。如果單純采取樣品試用的評價方法，只能證明所試用的樣品符合要求，如果是供方提供樣品，只能證明該樣品符合要求，而不能證實今后提供的產(chǎn)品合格，如果組織從供方倉庫中隨意抽取樣品，也只能對該樣品負責(zé)，就像產(chǎn)品的監(jiān)督抽查，只對所抽查的樣品負責(zé)一樣。
目前公認的對供方評價的科學(xué)方法，是這幾種評價方式相結(jié)合，即質(zhì)量管理體系的綜合評價。只有證實了供方具有完善的、符合ISO9001標準要求的質(zhì)量管理體系，才能使組織確信供方具有持續(xù)穩(wěn)定地向組織提供合格產(chǎn)品的能力。 不管用哪種評價方式，即使評價合格的供方也不能一成不變，應(yīng)定期對供方再評價，以促進供方不斷地提高供貨質(zhì)量以及質(zhì)量管理水平，尤其是供方供貨質(zhì)量發(fā)生波動時，更要及時地再評價。
二、采購信息 “采購信息”即采購的要求。采購的要求要使組織的采購人員清楚，更要使供方的相關(guān)人員清楚，只有這樣才能保證采購的信息準確。
采購信息可以用各種形式表述如：采購合同、采購訂單、采購計劃、采購協(xié)議等等，也可以是電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)等等，不論哪種形式，采購的要求要明確。如：物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求、圖紙要求、交貨期、交貨地點，運輸方式、驗收標準、驗收方式等等。為了達到采購要求，組織的采購信息不能有任何模糊不清或容易混淆的情況，尤其是熟悉的供方，不能因為是經(jīng)常采購的物資，就省去必須交待清楚的信息，特別是電話訂貨，更要將相關(guān)信息交待清楚，當然最好是以書面的形式，如果確實認為電話訂貨方便，那么采購的要求一定要讓供方理解。 采購的要求的詳略程度要根據(jù)所采購物資的重要程度決定。如果所采購的物資對組織的產(chǎn)品至關(guān)重要，那么采購文件中至少要包括以下內(nèi)容：
1．檢驗標準的要求 要求供方對該物資從原材料檢驗到成品檢驗均從嚴要求。如增加原材料檢驗的項目和抽樣量、半成品增加必要的巡檢，以及成品檢驗的現(xiàn)場驗證等。這樣必然增加了采購成本，但對于重要物資的采購，控制其產(chǎn)品質(zhì)量至關(guān)重要。
2. 供方采購程序的要求 要求組織的供方對提供該物資的供方嚴格執(zhí)行評價程序，確保所提供的物資質(zhì)量持續(xù)滿足規(guī)定要求，必要時進行現(xiàn)場監(jiān)督該物資的生產(chǎn)過程。
3.供方生產(chǎn)過程的要求 要求供方提供對該物資生產(chǎn)過程如何控制的書面材料，組織應(yīng)審查必要時進行現(xiàn)場考查。
4．供方的設(shè)備要求 對供方的設(shè)備能力提出要求，如：要求模具生產(chǎn)企業(yè)使用加工中心；指定產(chǎn)品委托某檢測機構(gòu)的儀器檢測等。
5. 人員資質(zhì)的要求 對供方生產(chǎn)該物資的人員資質(zhì)提出要求，如必須經(jīng)過培訓(xùn)持證上崗；采購食品原材料，生產(chǎn)人員必須具有健康證。
6.質(zhì)量管理體系要求 要求供方提供的產(chǎn)品在質(zhì)量管理體系覆蓋范圍內(nèi)，如建筑企業(yè)應(yīng)通過GB/T50430標準認證等。 組織的有關(guān)采購要求在傳遞給供方之前，應(yīng)由相關(guān)部門或人員進行審查、批準，以確保采購的要求是充分和適宜的。對不同重要度的物資，審批部門或人員可以不同，一般物資主管核實就行了，而重要物資也許要逐級審批。 綜上所述：供方提供的產(chǎn)品其質(zhì)量直接影響到組織產(chǎn)品的最終質(zhì)量，而組織的產(chǎn)品質(zhì)量又直接關(guān)系到顧客的使用和顧客對組織的信任程度，因而組織應(yīng)十分關(guān)注其供方的供貨質(zhì)量，而要讓組織放心其供方能持續(xù)穩(wěn)定地向自己提供合格的產(chǎn)品，則必須加強對供方的控制，這種控制不僅體現(xiàn)在要求上，當供方產(chǎn)品質(zhì)量發(fā)生波動甚至下降時，幫助其分析原因，從人力、物力上給予支援。總之，供方的產(chǎn)品質(zhì)量既然是組織產(chǎn)品質(zhì)量的重要組成部分，組織就應(yīng)象自己的企業(yè)一樣關(guān)心幫助供方，這就是八項質(zhì)量管理原則中的“與供方互利的關(guān)系”。
