第一步：確定質量改進選題的目的。

    采用“5個為什么”來識別選取改進項目的合理性和價值理念。

 

    第二步：組成改進分析團隊。

    按照選題范圍確定參入改進活動的人員（組員）。確保改進活動的能力與資源。

 
    第三步：改進課題的描述與現狀調查。

    對課題進行詳細描述：如“手機外殼聽話器與顯示屏間嚴重刮傷”，詳細的課題描述有利如分析團隊成員更直觀的了解改進項目的本意。

 

    第四步：根本原因分析。

    日系企業的改善原則是：沒有找到真正原因的情況下不允許采取任何對策（緊急情況除外）。

    （1）是為了避免浪費資源。
    （2）是避免因為錯誤的識別原因采取錯誤的對策導致問題擴大化。

    日系企業在原因分析階段，主要采用的是著名的日本質量大師石川馨的魚骨圖（因果圖），也叫做要因分析圖，來分析真正的原因。

 

    第五步：臨時對策。

    臨時對策主要考慮到產品的交貨期限，客戶的需求等，也叫應急方案。

 

    第六步：永久對策。

    永久對策是徹底解決問題的方案，永久對策有三個關鍵點：(1)防止問題的再現性，對策要有防止問題再次發生的能力。(2)對策要橫向展開，要考慮到類似產品、類似問題的橫向展開，做到改善的徹底性。(3)對策必須是符合要因分析的對策，要與第四步形成因果關系。

 

    第七步：完成時間。

    所有的質量改進對策必須要有完成時間、責任人，否則前面的步驟都將白費。沒有時間的對策將會被遺忘、被拖延、被降級處理。所以日系企業對待所有的質量改進活動都必須責任到人，有明確的時間表來確保對策被有效執行，這是日系企業很重視的要點，如果沒有具體的完成時間，在日系企業的管理思維里認為這是無效的對策。

 

    第八步：效果驗證。

    效果驗證是總結以上七個步驟的完成狀態、進度和效果，并通過相關數據作出驗證結論。在日系企業對于效果驗證是比較嚴格的，不允許概念性或抽象的結論，例如“通過驗證”或“確認合格”之類的驗證結論。這樣的驗證是被判定為不合格的效果驗證。質量改進效果驗證必須是通過相關統計數據或檢驗、查證等的證據來作出的驗證結論才算改進結案或達成（如：通過查驗×年×月×日的月度成品合格率統計表，外觀合格率100%證明改進符合要求）。