確保質量管理體系有效運行，除了領導層高度重視、帶頭踐行和大力推動外，還需要充分發揮各職能部門中層管理者的作用。因為中層管理者既是執行者，又是監督指導人，對體系的有效運行起著承上啟下、溝通協調的重要作用，是體系建設的中堅力量。那么，如何發揮中層管理者在質量管理體系建設中的作用呢？我們認為，可以從以下兩個方面入手。

    一方面，要激發和保持下級員工執行規章制度的自覺性和自律性。要更好地實施質量管理，必須使每個員工從思想深處認識到質量管理的重要性，并形成良好的自覺和自律行為。中層管理者必須具備強烈的質量意識和完成質量要求的能力，通過有效的指導和示范，幫助下屬養成“遵規為圓、依矩成方”的習慣。也就是說，中層管理者應當樹立并對下屬傳遞“按文件做事”的思想，扭轉員工“按慣例做事、靠會議和領導指示處理常規事”的思想。只有中層管理者正確理解質量管理的含義及其重要性，具有將質量管理理念和技能落實并且普及的能力，才能對下級員工的質量管理工作進行科學有效的指導，促使其按規定、按流程辦事，從而增強企業質量管理體系的運行效果。因此，激勵和保持員工執行規章制度的自覺性和自律性，應是中層管理者的主要職責。

    一方面，要運用科學方法確保質量管理體系有效運行。正確的方法是做好工作的重要保證，掌握了正確的工作方法，往往能收到事半功倍的效果。實踐證明，中層管理者只有掌握科學的理論，運用科學的管理方法，才能保證管理體系的有效運行。

    要清楚本部門的有關規定。清楚規定才能知道怎么做。體系文件就是規定。要養成“按文件做事、按規定做事”的習慣。做任何工作，首先要看有沒有規定，以及文件是怎么規定的，不能想當然地做。作為基層單位的中層管理者，就是要按照程序要求，結合單位規定落實好各項工作，并做好相關記錄。

    一是明確“做什么”

    要熟悉并吃透支撐管理手冊、程序文件的各項規章制度、服務規范、崗位說明書、作業指導書的相關內容，弄清楚“做什么”，明確每項工作的要點，需要留下哪些痕跡以備查閱。

    二是“寫我所做”

    要及時對照管理手冊、管理目標文件、程序文件，認真組織人員尤其是內審員嚴格對照上級的要求和目前的管理實際，及時調整有關內容，確保文件的適宜性、充分性和有效性，真正體現“寫我所做”。

    三是“做我所寫”

    要認真梳理自身業務管轄范圍內的崗位說明書、管理辦法、規章制度等，清除不適用的條款，增強可操作性，充分體現“做我所寫”。

    四是形成自查報告并及時整改問題。

    要經常采用PDCA循環方法，檢查工作是否到位。定期組織部門內審員、業務骨干對本部門的某一項工作，特別是運轉情況欠佳或新增的工作進行自查，及時形成自查報告，找出問題的癥結所在，采取有效的方法加以改進。

    要明確自己應做的事情。中層管理者要明確自己首先是執行者，在此前提下才是管理者和檢查者，自己要切實做好分內工作，并確保其質量。

    例如，辦公室負責人要隨時建立并更新完善“受控文件清單”和“記錄清單”，強化對文件的管控，及時識別執行有效文件，標注控制無效文件；加強文件執行情況的自查，在文件執行中發現問題，提出富有建設性的改進意見，持續完善文件、優化流程。

    要指導督促本部門人員做好本職工作。中層管理者要在做好本職工作的前提下，經常檢查本部門人員的工作情況，及時發現其工作缺陷，糾正其錯誤或偏差，幫助他們提高工作質量。

    要加強部門間的橫向溝通。質量管理體系各歸口管理部門特別是主要管理者，應繼續發揮牽頭帶動、平衡協調的作用，認真對體系文件中的關鍵環節、關鍵流程進行研討，關注重點、攻克難點，注重管理目標的分解落實、日常跟蹤等。同時，加強對各基層單位的指導與監督，強化企業內部溝通。特別要做好部門間的橫向溝通，消除企業管理的薄弱環節，全面促進企業業績提升。