物料的編碼是所有物料在企業的戶口，其應用就如同人的身份證號一樣，企業生產技術的各個環節（設計部、生產部、采購部、財務部）的業務人員和一線工人每天都在使用它，但是各個環節對物料的理解都是不同的，因而對于物料的表達也不同，而編碼要考慮到各個相關部門的需求與具體的業務。

 

　　一、物料編碼的功能

 

　　在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關緊要，但在物料多到數百種或數千、數萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領發、驗收、請購、跟催、盤點、儲存、記錄等工作極為頻繁，而借著物料編碼，各部門能提高效率，各種物料資料傳遞更迅速、意見溝通也更加容易。物料編碼的功能如下：

 

　　1. 增強物料資料的正確性

 

　　物料的領發、驗收、請購、跟催、盤點、儲存、記錄等一切物料的活動均有物料編碼可以查核，因此物料數據更加正確。不會發生一物多名，一名多物或物名錯亂的現象。

 

　　2. 提高物料管理的工作效率

 

　　物料有系統的排列，以物料編碼代替文字的記述，使物料管理簡便省事，效率因此提高。

 

　　3. 利于電腦的管理

 

　　物料管理在物料編碼徹底推行之后，方能進一步利用電腦作更有效的處理，以達到物料管理的效果。

 

　　4. 降低物料庫存、降低成本

 

　　物料編碼利于物料庫存量的控制，同時利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。

 

　　5. 防止物料舞弊事件的發生

 

　　物料一經編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞弊事件的發生。

 

　　6. 便于物料的領用

 

　　庫存物料均有正確的統一的名稱及規格予以編碼，對用料部門的領用以及物料倉庫的發料都十分方便。

 

　　二、物料編碼的原則

 

　　1. 唯一性

 

　　同一種物料只能對應一個編碼，同一編碼只能代表一個物料，絕不能出現一個物料多個編碼，或一個編碼多個物料的情況。對于同種物料，不同供應商提供時，應在編碼中能夠有所體現，以便區別并對物料進行追溯。

 

　　2. 可使用性

 

　　編碼的長度應在6~20厘米之間，不宜過長，否則不易識別記憶。

 

　　3. 規則性

 

　　物料編碼應當是按照一定的編碼原則編制出來的，并配合對描述進行管理規范。

 

　　4. 可讀性

 

　　物料編碼不一定要求一看就知道是哪種物料，但應當做到一看到編碼就能夠識別出該物料是屬于哪一類的物料，可以考慮采用前段用分類碼，后段用順序碼的方式進行編碼。編碼的使用者應可以在較短的時間內對編碼的方式有大致的了解。

 

　　5. 通用性

 

　　同一編碼原則應能涵蓋大多數物料，新增加的品種也能夠適應。

 

　　6. 可擴展性

 

　　編碼原則的制定應能考慮企業5-10年內物料的變化趨勢，并且要對不同的情況留有一定的余地。例如，貼片物料的封裝，現在主要用的是0805，0603，可能以后會逐漸使用0402和0201的，那么在編碼原則中應當為這些物料留出余地。

 

　　7. 效率性

 

　　編碼原則不僅要考慮使用者是否可以較容易地解讀，方便記憶和識別，還應當考慮是否有助于提高日常操作的效率。

 

　　8. 兼容性

 

　　本企業的物料編碼應當考慮與主要客戶、重要供應商的編碼的兼容，這要求建立一個物料編碼對照表，把客戶、主要供應商的編碼、本企業編碼放在一張表內以便自由查詢。

 

　　9. 綜合性

 

　　編碼原則也應考慮與產品（物料清單，即BON清單）、生產、采購、貨倉運作、物料控制、財務、使用軟件系統等相關方面的配合使用問題。例如：在考慮編碼時最好全部采用數字，而不要用字母與數字混排，以方便軟件系統的使用。

 

　　三、物料編碼應注意的要點

 

　　1. 物料編碼使用的各種文字、符號、字母、數字應盡量簡單明了，不必編得太復雜，以利于記憶、查詢、閱讀、抄寫等各種工作。

 

　　2. 編碼時應注意選擇的數字或字母要具有延展性。對于復雜的物料，進行大分類后還要進行細分類。

 

　　3. 所有的物料都要有對應的物料編碼，這樣的物料編碼才完整。

 

　　4. 物料編碼應具備單一性，一個物料編碼只能代表一項物料，不能一個物料編碼代表數項物料，或數個物料編碼代表一項物料。

 

　　5. 物料編碼要統一，分類要具有規律性。不能這次編碼按高矮分，下次編碼按大小分，這樣就容易造成混亂。

 

　　6. 要方便物料編碼在電腦系統上查詢、輸入、檢索等。

 

　　7. 物料編碼所采用的文字、符號、字母、數字，必須有足夠的數量，以便所組成的物料編碼足以代表所有已出現和未出現的物料。

 

　　8. 物料編碼還應選擇容易記憶、有規律的方法，有暗示和聯想的作用，使人不必強制性記憶。