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簡單又難做的周例會,如何開好!

放大字體  縮小字體 發布日期:2022-09-05  來源:食品質量管理公眾號  作者:食品論壇網友整理
核心提示:簡單又難做的周例會,如何開好!
   管理其實是很簡單的事情,但做到真難。就拿開周例會來說,就是一件非常簡單又非常難做到的事情。
 
  一些企業里面周例會開得確實挺糟糕,怎么開的都有。有的是流水賬式,主持人宣布會議開始,每個人按照既定的順序,把自己想說的話一下,大家說完了,主持人說:“會議到此結束!”于是各自散去。有的是一言堂式,主持人說:“會議開始,請張總講話…… ”總經理說了上周的工作,說了工作中的問題,對大家提出了工作要求,講完了。主持人說,請大家針對張總發言談自己想法。“沒有想法,好,希望大家認真執行,散會!”于是各自散去。有的是聊天式,并沒有固定之模式,想說什么的都有,到時間就結束,各自散去。
 
  怎么開好周例會呢?
 
  要知道如何開好會,其實記住一個英語單詞就夠了,PATIO,這個英語單詞的中文意思是“庭院”。我們可以想象,開會在庭院里開,就更容易記住。英文是這個單詞的每一個首字母代表會議的一個原則。
 
  一、會議的目的(Purpose)
 
  會議一定要有目的,而且這個目的應該具體。有沒有想過,周例會的目的是什么?
 
  通過跟進、細化、發現問題,改進,推進月度、年度目標的實現。
 
  總之,目的應該非常明確,不是為了開會而開會,是為了達成目標解決實際問題。
 
  二、議程(Agenda)
 
  會議都有一個議程,例會的議程相對固定,可以提高效率。可以來個三段論:
 
  (1)上周行動計劃目標的完成情況;
 
  (2)過程中好的方面及存在的問題,需要改進的地方;
 
  (3)新的行動計劃和目標、責任人。
 
  三、時間(Time)
 
  時間相對也固定下來,周例會1個小時就可以了,超過1.5個小時的會議一定在浪費時間。如果覺得會議內容太多,1個小時時間不夠,怎么辦?那就精減會議內容,直到控制在1小時之內。
 
  四、信息(Information)
 
  其實就是會議的內容。
 
  會議內容應強化目標導向性,聚焦在上周的行動計劃和目標上和新一周的行動計劃上。我能夠聽到很多人在讀自己的流水賬,把日常工作都說了出來,這大大地浪費了時間。
 
  五、結果(Outcomes)
 
  會議要有結果,并不僅僅指記錄員寫的會議紀要,而是指會議上制定的行動計劃如何落實,目標和評價標準是什么?責任人是誰?資源保障是什么?總之是為了落地。發現問題,為下一步的改進提供基礎。
 
  這五條原則,其中蘊含著PDCA的管理閉環過程,如果都做到了,就會使各項工作不斷得到改進和提升。
編輯:foodqm

 
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關鍵詞: 周例會
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