今天我們來站在供應商的角度，聊聊如何應審？也就是說當客戶來審核的時候，你到底應該做哪些準備工作，配合客戶高效完成審核，同時讓客戶感覺你們是一家不錯的，靠譜的，放心的供應商。我來說說我的想法，然后同行可以補充～

 

 

       作為供應商，具備一定的應審經驗是必要的。這些應審經驗不是說騙客戶，而是配合客戶高效，準確地完成客戶想要確認的關鍵點，同時將你們的優勢展示給客戶，讓客戶放心。客戶審核也不是要確認你們是一家100%完美的公司，而是要確認你們有足夠的生產能力為客戶生產某產品，你們有足夠的檢測能力為客戶識別不良保證質量，你們有足夠的反應速度為客戶解決發生的問題，你們有足夠的質量意識為客戶提出建樹性意見。能滿足上述這4個足夠，你們就足夠稱職！

 

       對于SQE來講，肯定一家供應商要比否定一家供應商難度大的多。如果一個SQE想否定一家供應商不適合生產某產品，易如反掌。但是如果讓一個SQE來肯定一家供應商能夠保質保量生產某產品，這還是有一定難度的。因此在整個過程中，需要供應商配合，積極地高效地專業地給客戶展示你們有充足的能力為其代工生產，這便是應審的終極目的！

 

       那么供應商應該如何配合SQE的過程審核，讓客戶滿意放心呢？讓我們進入主題。

 

1  清晰了解客戶的訪問行程安排，提前做好準備工作

 

       客戶來訪前，作為供應商一定要拿到客戶準確的行程安排。什么時候到，乘坐什么交通工具，幾個人，分別是什么級別的人員，是否有老外<包括東洋，西洋，南洋>。

 

       這些信息有什么用呢？

 

       客戶的日程安排決定了你們現場的生產安排，客戶的到達和離開時間是你們接送的重要指引信息。有多少人來，分別是什么級別，決定了你們應審團隊的組成人員，不要出現客戶來了3個人，你們2人應審捉襟見肘的，客戶的效率必然會低很多，客戶審核不能第一時間被應對，那么客戶會覺得你們的態度有問題或者你們后期量產后的反應速度也不會很及時有效。

 

       客戶來訪人員是否有老外，這條信息決定了你的接待工作需要具備哪些軟性條件：包括飲食，翻譯等相關細節。如果來訪的客戶有日本人，你們是不是需要提前準備個日語翻譯呢？當然客戶肯定會有翻譯，如果你們能有個翻譯會讓客戶覺得你們考慮的周到。畢竟日本人的英語還是有些蹩腳，如果大家都用第三方不熟悉的語言交流，總有些低效和距離感。

 

 

2  客戶審核用到的問卷資料

 

       供應商在準備應對客戶審核前，需要提前拿到客戶審核的問卷資料，當然一般SQE在審核前的郵件交流中肯定會發給供應商，但也不排除有些SQE的專業性而疏忽這個細節的。如果真的沒有發給你們，建議供應商積極地去跟客戶要審核問卷。

 

       因為每家客戶都會結合自己的產品特性制定自己的過程審核問卷，雖然都是VDA6.3的衍生版本，但是多多少少會有增減。尤其是關鍵項的定義上，可能會有不一樣。所以供應商最好積極地拿到客戶即將使用的問卷內容，提前確認客戶的審核重點，做好準備。這樣客戶在現場審核交流的時候，你們不會覺得陌生或者唐突。

 

 

3  關于接客戶

 

       前面說過，你們需要確認客戶的到訪人數，就是為了在接送的時候不要出現尷尬。客戶來4個人，你們派司機開一輛5座豪華轎車前往接送，司機發現一個客戶純純美國加州人，200多斤，剛一上車后排就滿了，剩下3個人尷尬地站在車外，悶熱的天氣讓他們汗如雨下。這時候，腫么辦？但如果你們提前安排另外一輛7座的，那尷尬本身就不存在了～

 

       去年我去韓國出差，一行同事4人，2個德國人，還好他們都很瘦，但個子很高。供應商也算是很認真的了，提前把我們的信息確認好了。但是，問題是他們去接我們的時候，開到一半覺得一輛5座的車接4個人有點小，怕出現尷尬就電話給我，讓我們再等15分鐘，他們再派一輛車過來。我覺得這家供應商已經很好了，因為他們意識到了人多車小的問題，但是問題應該是他們在來接我們的路上意識到的而不是提前應審會議上意識到的。所以還是比預計的時間晚了半小時才到，這也讓我們高管有些不爽～

 

       關于接送客戶還有一點就是不要讓客戶被冷落，這是什么意思呢？

 

       如果拜訪供應商的過程中會出現兩種情況，大家來感覺下這兩種供應商給你的感覺和你會做出的決定：

 

A:供應商的司機會在我到達車站前，電話給我告知他已經到達車站，具體在哪里等待，建議的碰面地點。

等我上車后，又告知我大約多久可以到達他們工廠內；在快到達工廠內的時候，司機會電話他們內部接待人員，大約幾分鐘后到達；等我到了，看到相關的人員已經在門口等候了。

 

B：你已經到達車站，在出站口等了幾分鐘，沒人理你。然后你電話他們聯系人，他們說司機已經在路上了或者他聯系司機確認司機目前在哪里。更可惡的情況是：司機搞錯了時間或者調度人員安排錯了，麻煩再等一會兒。

 

       等了所謂的一會兒，你被接走了，也不知道什么時候到工廠，到了工廠司機走了，你一個人不知所措，站在辦公樓門口冷冷地打電話聯系相關人員。片刻，相關人員氣喘吁吁地跑過來帶你走進會議室。

 

 

4  關于審核路線的安排

 

       作為供應商，在拿到客戶的審核日程安排后，安排好接送和食宿。接下來就是要根據客戶的審核日程安排，為客戶設計一條審核路線或者參觀路線，同時按照客戶的審核安排通知好相關部門客戶具體到達相關部門的時間，相關部門做好準備。同時，客戶一般會按照生產的流程圖一步一步往下走，但是如果你們的部門排布流程有更高效的方式進行審核，你們也可以建議客戶按照你們的流程完成審核。

 

       比如你們的IQC倉庫和出貨倉庫在一起，那么客戶在審核來料相關事項的時候就可以將完了品的管理一起看完，這樣就不用一堆人一次一次的來回穿梭在工廠中了。

 

 

5  陪審的過程中

 

       審核過程中，一個成熟的有經驗的SQE是非常清晰知道他要看什么，同時只要是SQE認為非常關鍵的控制點，他會打破沙鍋問到底，因為他想確認你們的生產，檢驗，管理都是達標的。在這個過程中，一方面SQE是在識別確認風險點，另外一方面也是在指導供應商如何做好過程控制，為什么要做這方面的控制。所以，在審核過程中要有意識地主動傾聽SQE的問題，然后快速給出相關的證據，同時一定要嚴格執行ISO9001的基本要求，在現場的就要放在現場，不要在審核的過程中東奔西跑的，一會去這里拿，一會去那里找。

 

       理論上講，SQE審核過程中需要的現場資料，不能第一時間拿出來，SQE有理由認為你是沒有相關的標準要求或管理記錄。這不是吹毛求疵放大問題，而是本來就應該在現場的東西，你們卻沒有放在現場，這跟現場沒有或者你們沒做相關工作是等同的，這是一種意識問題。現場規定了滅火器的擺放位置，結果你告訴我滅火器你們統一放在倉庫，你說這是不是很氣人呢。生產管理相關的文件，記錄也是一樣的。

 

       我在審核過程中也遇到過很多，比如關鍵電性能檢測作業指導書不在操作現場，過了10幾分鐘拿過來一份，這樣的話，作業指導書已經失去了其指導的意義。那么我必須給你開一個不符合項目，因為這是管理問題，不單單是針對你這個電性能的作業指導書不在現場這么簡單而已。 

 

       在審核過程中，不要跟SQE互相掐架，有就是有，沒有就是沒有，也不要討價還價，這樣只會讓SQE更加變本加厲地深度挑戰你們。可以互相溝通，探討，確認。但是不要指鹿為馬，強詞奪理！當然，SQE也不要指鹿為馬的審核，這就是職業素養問題了。

 

       另外，在陪審的過程中，供應商一定要有一個人全程陪同并且做好相關的問題點記錄。這里我也建議SQE讓自己的供應商養成陪審記錄問題點的習慣，別什么事情都SQE記錄下來，然后末次會議總結給你。供應商如果想表現得專業點，就主動點，這沒什么錯。

 

       還有一種令人反感的供應商的做法就是：

 

       現場審核發現作業文件缺失某些內容，于是SQE提出問題，供應商立刻讓質量工程師更新作業指導書，然后等末次會議的時候就把更新的作業指導書拿出來，說你看我們改掉了。

 

       這樣的供應商恰恰是沒有完全理解體系的作用，因為現場操作的作業指導書是來源于上層開發文件的，你單單即刻更新作業指導書，只能讓SQE覺得你們任何的文件編制都是很隨意的，沒有思考的，沒有體系的，沒有管理流程，反而越描越黑！這不是積極，反而是暴露了更多管理問題，讓SQE更加不信任你們！

 

       這就好比一個笑話：

 

       古時候戰場上一個士兵被弓箭射到屁股，然后他跑到外科醫生處醫治，醫生拿起剪刀將露在屁股外面的弓箭剪斷，然后說好了。

 

       士兵很郁悶，問：“可是弓箭頭還在里面啊？”

 

       醫生說：“我是外科醫生，只負責外面”

 

       這就是一個沒有體系概念的例子，所以供應商千萬不要這么做：哪里錯了立刻更新哪里～

 

 

6  關于末次會議

 

       末次會議上，SQE會將審核過程中所提出的問題做一一陳述，同時解釋為什么有這個要求，你們的符合性。末次會議上，建議大家暢所欲言，百家爭鳴地跟SQE交流問題，針對SQE的問題和你們實際的現狀以及你們對問題的理解程度做深入溝通，同時針對SQE審核提出的問題有異議可以發表自己的見解，SQE也需要一一解答。

 

       最反感供應商一口一個感謝指導，一口一個感謝幫忙，但是對于SQE提出的問題不接受，不理解，不整改！

 

交流，深度交流，深度理解客戶的要求，這樣你們才會在接下來的整改中思路清晰，執行有效，否則都是在敷衍！

 

SQE還有5分鐘到達工廠，請做好準備！每一個會應審的供應商都不是簡單的做好表皮工作，而是實打實地在協助SQE高效，準確地完成工作。