1.明確需求

 

       一個從各方面都表現非常好的供應商不一定適合采購企業的需要，因為它可能報價非常高。只有適合自己需要的供應商才是最好的供應商。要找到滿足自己需要的供應商首先要明確自己的需求是什么，這種需求包含的范圍非常廣，如需要怎樣的原材料或零件，每隔一段時期內的需求量是多少，按計劃新供應商要在什么時候開發到位，對供應商的產能、質量和服務水平需求程度如何，供應商的地理位置要求。

 

 

2.編制供應商開發進度表

 

       供應商開發應按企業的生產計劃、銷售計劃、研發計劃進行。編制一份合理的、可操作性強的供應商開發進度表有利于減少盲目工作，使工作目標明確化、日清日高，扎實完成每一時期內的工作，最終達成目標。

 

 

3.多種途徑尋找新供應商的聯系信息

 

       采購方的需求和開發進度明確后，便可根據這些需求尋找供應商的聯系方式和產品信息。尋找供應商信息的方法非常多，現在電子商務平臺非常發達，網上就能找到非常多詳細的供應商資料和聯系方式。

 

       除了電子商務平臺外，可以利用的渠道還包括報紙、電視、行業信息、各種展覽會交易會、網站等。每一種渠道都可以找到許多供應商資料。

 

       依據企業的自身要求，從中選擇幾家綜合表現較好的企業作為準供應商，經過進一步的溝通洽談和了解后，留下3~5家備選并進一步聯系。

 

 

4.聯系供應商

 

       應使用適當的聯系方式與供應商進行聯系，以提高聯系的效率和明確表達要達到的意圖，初次聯系時一般采用電話方式。取得供應商的初步信息后，可以根據供應商所在地遠近采取不同的措施。較近的供應商可以要求他們到企業面談為主，面談時要求他們提供企業介紹、樣品等。面談時要盡可能多地從供應商那里得到相關信息，同時要把企業的相關要求及原材料有關信息盡可能多地向供應商表述清楚，把自己企業的有關非核心信息也盡可能多的告訴供應商，使他們了解采購方企業的要求和企業文化。

 

       如果是遠距離供應商，草率地讓他們千里迢迢來企業見面會談顯然是不合適的，最佳的做法是讓供應商通過快遞、電子郵件、微信、傳真等現代辦公方式提供相關資料和樣品，從而一定程度上了解他們的企業實力。

 

       無論供應商是近是遠，讓他們填寫一份“供應商調查問卷”非常有必要，它可以為準供應商儲存信息，為以后備選提供參考。

 

       供應商調查問卷一般包括以下信息:供應商名稱、負責人姓名和聯系方式、地址、企業成立時間、主要產品、企業人數、年產銷量、產能情況、生產特點、主要生產設備情況、質量標準(國際標準、國家標準、行業標準、企業標準等)、工藝文件、檢驗機構及檢測設備、檢測設備校準情況、主要客戶情況、主要銷往地情況、國際合作情況、員工培訓情況、研發情況、產品或體系認證情況、獲獎情況等。

 

 

5.實地訪問

 

       實地訪問非常有必要，它可以從宏觀上判斷供應商是否具備與采購企業進行合作的基礎條件。在操作過程中，越來越多的企業供應商開發工作是由一個包括工程、品質管理人員在內的開發團隊去完成，如果采購人員不提前對供應商的工廠有一個初步了解，萬一供應商的整體情況與采購商的要求相距甚遠，可能會對采購方的管理造成非常大的問題。實地訪問的目的是要得到一個對供應商的初步了解。初次拜訪的結果不一定非常準確，但它可以使采購方決定下一步是否與供應商繼續進行溝通和接洽。

 

       初次的實地訪問是采購管理工作的基礎，采購管理人員應把供應商的有關信息錄入計算機系統，形成管理性文件數據庫。

 

 

6.對工廠進行審核

 

       對工廠進行審核的目的是掌握供應商提供的信息是否準確，是否存在夸大的現象，以保證采購質量。如果購買的是關鍵物料，除特殊情況外都要安排正式的工廠審核，采購方可以更準確、更詳細地掌握供應商的技術、能力、質量保障、財務情況、研發能力、產能情況等基本信息。

 

       審核人員一般應包括采購人員、財務人員、工程技術人員、品質管理人員等。不同的企業審核人員的構成情況各不相同，但他們的審核內容相差無幾。

 

       一般來說，采購人員主要對供應商的交貨能力、生產能力等進行審核。品質管理人員對品質系統、供應商的質檢能力及檢測器具進行審核。工程技術人員對供應商的設備情況、加工精度、研發能力進行現場審核。

 

       審核的方式一般包括記錄、報表、現場查看、提問、調查表等。在審核過程中，應堅持以下原則:嚴格把關、實事求是、抓大放小。

 

 

7.初步報價

 

       在審核完成后，要把審核的結果進行分類打分，并分別給予不同的權重，最后得出一個綜合分。由采購方規定達到多少分以上為優秀、良好、及格等。同時要經過民主決議規定多少分以下的供應商不得采用，以防腐敗現象產生。采購方可以要求審核合格的供應商進行初步報價。

 

       在初步報價過程中，可以大概列出采購方的要求，并由供應商報出他們的價格。

 

       在要求供應商報價前，建議向不同的供應商發放多份類似的報價，以調查市場上同類原材料的價格與質量及其他影響因素的走勢。

 

 

8.產品試制認證

 

       供應商提供一定數量的產品給采購方進行檢驗、試產，目的是確定供應商的產品質量是否真正達到采購方的要求，這是采購過程中的一個至關重要的環節。

 

       一般來說，提供試制產品時要求一并提供產品詳細的參數說明和注意事項，包括成分說明、安全說明、使用說明、檢驗報告、證書、質量認證情況等。

 

 

9.試產

 

       合格的樣品不代表未來供應商的所有供應產品都有了質量保證，畢竟試制品可以集中所有的人力、物力、財力做到最好，但在生產量增大的情況下，質量有可能沒有保障。

 

       因此采購方向供應商采購一批較大數量的樣品進行試產非常有必要，通過數量的增大可以更好地評測供應商的產品質量。

 

 

10.確認供應商

 

       在樣品認證和批量試產后，合格的供應商方可正式成為公司的合格供應商。合格供應商要不斷進行審批和考核，使綜合表現不斷接近采購方的要求。