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采購人員要做好對供應(yīng)商的管理，必須做好對檔案的管理。
檔案包括供應(yīng)商的基本資料，如公司名稱、地址、電話、負責人、資金、營業(yè)執(zhí)照等，建立基本資料卡，并由電腦來存檔并管理，以便隨時查閱（電子表格或者供應(yīng)商管理系統(tǒng)）。
當與供應(yīng)商簽訂供貨合作之后，采購人員就要建立供應(yīng)商檔案；
應(yīng)為毎個供應(yīng)商單獨設(shè)—個編碼以方便后期的管理。
在供應(yīng)商日常供貨的過程中，要對其供貨情況進行詳細記錄，如供貨的品質(zhì)、供貨的及時性等；
毎次對供應(yīng)商進行評價之后都要將供應(yīng)商的成績記錄在之前建立的檔案中，以備隨時査驗；
而且還要定期對供應(yīng)商檔案進行整理使其保持良好的秩序；
如果有不再合作的供應(yīng)商，要將其檔案從正常供應(yīng)商檔案中單獨分離出來，分區(qū)放置。
一、如何將供應(yīng)商分類管理
1、評估供應(yīng)商在行業(yè)中的地位，進行供應(yīng)商等級分類，更好的評估采購產(chǎn)品的風險系數(shù)。
2、通過對供貨產(chǎn)品的每年度或每季度采購金額比較，進行產(chǎn)品分類，從而分析產(chǎn)品的風險系數(shù) 通過以上兩點可以更好的進行供應(yīng)商管理。
二、針對合格供應(yīng)商必須具備以下幾點：
1、供應(yīng)商的基本資料：營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證等必備資料。
2、價格資料，每年采購物品的執(zhí)行價格 。
3、項目合同、協(xié)議條款等 。
4、質(zhì)量問題的處理資料。
5、每年的供應(yīng)商評估或評分機制。
6、各類行業(yè)必備的認證。
7、樣本之類文件。
8、材質(zhì)證明等資料
以上可根據(jù)每個供應(yīng)商的特點作好各自的檔案和文件歸檔管理，且務(wù)必對每個供應(yīng)商作好不同的供應(yīng)商管理編號，單獨將所有供應(yīng)商的價格歸在一起并存檔管理，但必須是同一個年度的歸在同一個文件夾里方便年度匯總和查閱。
三、還需要編制一份供應(yīng)商通訊錄
可做一份電子表格就行了，不一定要用專用的供應(yīng)商管理軟件，只要能夠管理好供應(yīng)商就可以。
可以大致分為以下幾類：編號、 供應(yīng)商代碼、 供應(yīng)商名稱、 物料名稱、 負責人、 辦公室電話、手機號碼、傳真 郵箱、公司地址等。
