對管理體系進行評審，以確保管理體系具有持續(xù)的適宜性、充分性和有效性，但在實際管評中常有管理評審策劃簡單、針對性不強，存在形式化、套路化等突出問題，使管評未能發(fā)揮應有的作用。

 

       所以本期我們結合前輩們的有效經(jīng)驗做法，對更有效管評的方法進行探討，希望對大家有所幫助！

 

1. 做管理評審的意義

 

2. 管評存在的常見問題

 

3. 提高管評的有效經(jīng)驗

 

 

一、做管理評審的意義

 

        部分檢測機構僅將管理評審理解為符合外部要求的例行動作，忽略了其真正的意義。

 

        有效的管理評審可幫助檢驗檢測機構管理層及時、清晰、準確地掌握自身運行狀況，掌握各階段目標的實時進度，查找實際工作與預期計劃之間的差距，客觀評價質(zhì)量管理體系運行過程中出現(xiàn)的問題，通過采取糾正與預防措施，確保質(zhì)量方針、質(zhì)量目標的落實，提高實驗室工作效率和整體素質(zhì)水平，促使實驗室工作滿足客戶需求，增強實驗室的綜合競爭力。

 

 

二、管評存在的常見問題

 

        通過找到管理評審中存在的問題，能夠幫助檢驗檢測機構進一步提升管理評審質(zhì)量，可分為評審匯總常見問題和日常實施中的常見難點：

 

1. 評審匯總的常見問題

 

        通過查閱CNAS發(fā)布的評審案例中發(fā)現(xiàn)，管理評審仍然存在較大提升空間，問題主要集中在：

 

輸入要素不全面、不具體；

 

缺少管理評審輸出；

 

管理評審輸出沒有進行后續(xù)的跟蹤與驗證等。

 

2. 日常實施中的常見難點

 

部分機構的管理評審在日常實施中仍存在很多問題，例如：

 

管理者在管理評審中發(fā)揮的作用不顯現(xiàn)；

 

管理評審策劃簡單粗放，制定計劃不周密、不詳細；

 

        管理評審內(nèi)容重點不突出，沒有對實驗室體系運行中易出現(xiàn)問題、新環(huán)境、新開發(fā)業(yè)務等進行重點突出，識別風險；

 

        計劃評審時間倉促，參與人員無法對評審要素和各輸入材料做充分準備；

 

缺少對管理評審中相關要素的過程監(jiān)督管理；

 

        參與管理評審人員對該工作理解不全面，管理評審自身的持續(xù)改進工作關注度不夠等。

 

 

三、提高管評的有效經(jīng)驗

 

1. 制定細化的管理評審策劃方案

 

        部分機構的管理評審策劃僅制定了評審實施的預期時間、參加的部門或人員及管理評審輸入要素名稱等，這類不全面的策劃在最終執(zhí)行過程中很難支撐完成有效的評審。

 

所以，在策劃管理評審方案時，應至少關注以下4點：

 

（1）管理評審時間應結合實際工作

 

       管理評審間隔不應超過12個月，部分檢驗檢測機構管理評審的時間比較隨意，可能會選擇全年的任意月份，這種策劃大多未與日常實際工作融入，考慮到全年工作閑忙的實際情況，管理評審時間策劃時可考慮以下情況。

 

        管理評審覆蓋的15個輸入要素中，幾乎所有要素涉及的內(nèi)容在日常工作中都可能會發(fā)生變化，這些可能對檢驗檢測機構活動產(chǎn)生重大影響，因此應根據(jù)實際情況及時開展管理評審。例如：外部法規(guī)、CMA等文件發(fā)生重大變化；某外部審核或投訴發(fā)現(xiàn)嚴重不符合等。

 

        可選擇與檢驗檢測機構其他總結工作同時進行，例如：部分檢驗檢測機構會選擇年底或年初等。

當檢驗檢測機構地址發(fā)生變化時，應及時進行管理評審。

 

（2）管理評審方式應融入日常工作

 

        檢驗檢測機構通常都有年終總結，以及月度總結或季度總結，精細化管理的檢驗檢測機構可能還有各類市場會議、技術會議及質(zhì)量會議等。某些大型機構還有黨工團等組織，這些組織常會組織培訓或組織各類活動，例如：對管理的群策群力討論、對工作流程的改進創(chuàng)新等。這些不同性質(zhì)、主題或時間的會議可視為不同相關要素的評審，檢驗檢測機構可加以細化與運用。

 

（3）輸入要素要求應可量化

 

       管理評審的輸入要素，如有可能應在策劃方案中進行量化或細化說明，以便管理評審時進行有效性評價。例如：考慮政策和程序適宜性時，應給出適宜性的評價方法，可根據(jù)自身情況使用計分或結果占比等方法；考慮工作量時，可采用平均人日數(shù)、平均工時、平均案件量等方法進行評價。

 

（4）輸入要素應強化歸屬部門

 

       管理評審輸入要素涉及外部、內(nèi)部、資源、流程、技術等多方面，其內(nèi)容來源與檢驗檢測機構內(nèi)設部門有很強相關性，應細化各部門職責，以保障各要素內(nèi)容的全面性和代表性。例如：在考慮檢驗檢測機構相關內(nèi)外部因素變化時，對于負責市場的部門應重點關注整體市場、地域市場、競爭對手等內(nèi)容，對于負責資質(zhì)維護的部門應重點關注法律法規(guī)的變化、行業(yè)的發(fā)展定位和變化等。

 

2. 宜實施全過程管理

 

        過程管理在GB/T 19001-2016《質(zhì)量管理體系要求》標準中已被廣泛應用。從GB/T 27025-2019《檢測和校準檢驗檢測機構能力的通用要求》附錄B能夠看出，檢驗檢測機構也是參照GB/T 19001進行運作，但在GB/T 27025中過程管理要求較為籠統(tǒng)，從而使檢驗檢測機構忽略該問題。建議參考GB/T 19001進行過程管理，并重點關注以下幾方面。

 

（1）確定檢驗檢測機構活動的各個過程

 

       GB/T 27025給出了檢驗檢測機構運作示意圖，描述了檢測機構的技術過程、質(zhì)量過程、資源過程等。檢測機構可結合實際工作細化各過程。例如：可采用單一來源過程分析法（烏龜圖法）、工作表等方式進行細化。

 

（2）完善各活動過程的文件要求

 

       檢驗檢測機構應結合細化的活動流程制定或完善相應文件，以保障過程動作的規(guī)范，保障各過程活動的有效性。仍以管理評審活動為例，應在文件中詳細描述各部門及崗位職責和權限、工作順序、評審指標、人員能力、各要素材料的監(jiān)測時機方法及量化要求等。

 

（3）做好活動過程的評價與改進

 

        通過對過程的評價才能掌握檢驗檢測機構活動的有效性，評價也是過程管理的關鍵環(huán)節(jié)。在評價時，評價人員應對評價的方法和過程較為熟悉，應能夠準確識別過程中存在的問題，必要時應使用該過程工作之外的人員進行評價，以便更客觀地反映實際情況。

 

        應對評價結果進行整理與分析，可采用PDCA或其他方式，持續(xù)改進該過程。例如：持續(xù)修訂文件要求，來保持文件與實際工作的相符性，增加人員對該工作的理解支持；如可結合日常經(jīng)驗進行文件修訂或表格調(diào)整，減少相關人員的工作量；如可識別過程工作可否采用信息化手段解決工作量或工作效率或人員出錯等。

 

3. 可運用適合的質(zhì)量工具

 

        質(zhì)量工具和統(tǒng)計方法已在各行業(yè)運用多年，但檢驗檢測機構通常在內(nèi)外部質(zhì)量控制或設備核查等工作時運用較多，且使用的工具較為單一。檢驗檢測機構可結合各過程特點及設計的量化考核內(nèi)容選擇適當?shù)馁|(zhì)量工具，同時還可結合統(tǒng)計工具一起使用。

 

以部分過程為例，具體可參考下表：

 

表1 質(zhì)量工具使用表

 

 

04  總結：

 

       管理評審本身就是重要的檢驗檢測機構活動過程，只有清晰識別其內(nèi)容，細化策劃，進行過程量化的考核，并在最高管理者和參加人員重視和理解的情況下，才能保障管理評審的有效性，才能發(fā)揮其作用，才能使管理評審不斷改進檢驗檢測機構活動，切實解決存在的問題，幫助更好地開展日常活動與規(guī)劃發(fā)展。