一、需求分析與規劃

 

　　1.明確采購需求

 

　　由采購部門、廚房團隊（或生產部門）、食品安全管理部門共同商討確定采購的食品種類（如新鮮蔬菜、肉類、海鮮、糧食、食用油等）、規格（如蔬菜的品種、肉類的部位和等級、糧食的產地和質量等級等）、預計采購量（根據企業的銷售預測、顧客流量等確定）、質量要求（包括新鮮度、營養成分、農藥殘留限量、獸藥殘留限量、微生物指標等）以及交付時間（如每天的送貨時間、特殊活動的供應時間等）。

 

　　根據餐飲企業的定位（如高端餐廳、快餐連鎖、食堂等）、目標客戶群體（如商務人士、學生、普通消費者等）、預算限制等因素確定采購策略，例如是追求高品質食材、成本優先還是兩者兼顧。

 

　　2.規劃篩選流程

 

　　制定涵蓋信息收集、初步評估、實地考察、樣品檢測、最終決策等階段的篩選時間表。例如，信息收集階段為1 -2周，初步評估1周，實地考察1-2周，樣品檢測1-2周，最終決策1周。

 

　　確定參與篩選過程的人員，包括采購專員、食品安全專員、廚房主管（或生產負責人）、財務人員等，并明確各人員的職責。

 

　　采購專員負責整體流程協調、供應商信息收集與初步溝通；

 

　　食品安全專員負責審核供應商的食品安全相關資質和質量控制措施；

 

　　廚房主管（或生產負責人）從使用角度評估供應商的產品適用性；

 

　　財務人員分析價格和成本因素。

 

二、信息收集

 

　　1.內部信息整合

 

　　采購部門收集企業內部各部門（廚房、倉庫、銷售等）對以往供應商的反饋，如食材質量、交貨及時性、服務態度等方面的問題和滿意度情況。

 

　　整理現有的供應商名錄，查看是否有滿足新采購需求的潛在供應商，或者是否有可參考的合作經驗。

 

　　2.外部信息搜索

 

　　利用食品行業展會、研討會等活動收集供應商信息，獲取產品樣本、宣傳資料、聯系方式等。

 

　　在食品行業專業網站、B2B平臺（如食品商務網等）上搜索潛在供應商，查看其產品供應范圍、企業規模、客戶評價等信息。

 

　　向同行企業、食品行業協會咨詢推薦供應商，了解行業內口碑較好、信譽較高的供應商。

 

　　3.建立潛在供應商名單

 

　　將收集到的潛在供應商信息進行整理，建立名單，包含供應商名稱、地址、聯系方式、主營食品種類、企業規模等基本信息。

 

　　根據采購需求初步篩選名單，排除明顯不符合要求的供應商，如不提供所需食品種類、企業規模過小無法滿足采購量的供應商。

 

三、初步評估

 

　　1.資質審核

 

　　要求潛在供應商提供營業執照、食品生產/經營許可證、相關認證（如ISO 22000食品安全管理體系認證）等資質文件副本，并與原件核對。

 

　　由食品安全專員和采購專員共同審核資質文件的真實性、有效性、經營范圍是否符合要求，如食品生產許可證的產品類別是否包含所供應的食品。

 

　　2.基本信息評估

 

　　采購專員通過電話、郵件或在線問卷與潛在供應商溝通，獲取企業成立年限、員工數量、主要客戶等基本信息。

 

　　根據這些信息評估供應商的穩定性和規模是否能滿足企業需求，例如成立年限較長、擁有較多員工和穩定客戶的供應商可能更可靠。

 

　　3.食品安全體系評估

 

　　食品安全專員要求供應商提供食品安全控制體系文件，如質量手冊、操作規范、檢驗檢測標準等。

 

　　評估其食品安全體系是否涵蓋從農田到餐桌的全過程，包括原材料采購、生產加工、包裝運輸、儲存等環節的質量控制措施，如是否有農藥殘留監控計劃、食品添加劑使用規范等。

 

　　4.價格與成本分析

 

　　財務人員與采購專員分析供應商提供的報價單，除了采購價格，還要考慮運輸成本、包裝成本、損耗成本等綜合成本。

 

　　對比市場平均價格評估報價合理性，若報價過低需探究是否存在質量風險，報價過高則分析成本構成原因。

 

　　根據初步評估結果對潛在供應商進行打分（如資質審核30%、基本信息10%、食品安全體系40%、價格與成本20%），篩選出部分供應商進入下一輪。

 

四、實地考察

 

　　1.考察團隊組建

 

　　由采購專員、食品安全專員、廚房主管（或生產負責人）組成考察團隊。

 

　　明確各成員考察重點：采購專員關注企業運營規模、生產能力等；食品安全專員重點考察食品安全控制措施、衛生狀況等；廚房主管（或生產負責人）查看食材的實際質量、新鮮度等。

 

　　2.考察內容

 

　　生產環境與設施

 

　　查看生產車間（或種植基地、養殖場地）的衛生狀況，包括地面、墻面、設備清潔度，是否有防蟲、防鼠、防塵等設施。

 

　　檢查食品加工設備（如切割設備、烹飪設備、包裝設備等）的先進性、維護保養情況，種植/養殖場地的土壤、水質、空氣等環境質量。

 

　　生產流程與質量控制

 

　　觀察食品生產流程是否規范，是否嚴格按照操作規范進行加工、種植或養殖。

 

　　檢查原材料驗收環節，是否對進貨的食材進行嚴格檢驗（如農藥殘留檢測、獸藥殘留檢測等）。

 

　　查看生產過程中的關鍵控制點（如食品加工的溫度、時間控制，儲存的溫濕度控制等）的監控措施。

 

　　了解成品的檢驗檢測流程，是否對每批產品進行抽檢，檢測項目是否涵蓋食品安全標準要求的各項指標。

 

　　庫存管理

 

　　檢查原材料倉庫和成品倉庫，查看庫存管理系統是否完善，能準確記錄食材的出入庫時間、數量、保質期等信息。

 

　　查看食材的存放是否合理，如生鮮食材是否有冷藏、冷凍設施且溫度符合要求，干貨是否防潮防蟲等。

 

　　評估庫存周轉率是否合理，避免庫存積壓導致食材變質或過期。

 

　　企業管理與文化

 

　　與供應商管理層和員工交流，了解企業管理模式，如是否有明確的崗位職責、績效考核制度等。

 

　　感受企業的文化氛圍，是否強調食品安全意識、員工培訓和團隊合作等。

 

　　3.考察報告撰寫

 

　　考察團隊成員分別撰寫考察報告，內容包括考察基本情況、發現的問題、供應商的優勢和劣勢等。

 

　　匯總考察報告形成對供應商的綜合實地考察評價。

 

五、樣品檢測

 

　　1.樣品采集

 

　　根據采購需求，從供應商處采集具有代表性的食品樣品，如不同批次、不同包裝位置的食材。

 

　　記錄樣品的名稱、規格、采集時間、采集地點、供應商名稱等信息，并確保樣品標識清晰。

 

　　2.檢測項目確定

 

　　由食品安全專員根據國家食品安全標準、企業內部質量要求確定檢測項目，如營養成分分析、農藥殘留檢測、獸藥殘留檢測、微生物指標（菌落總數、大腸菌群、致病菌等）檢測等。

 

　　3.檢測機構選擇

 

　　如果企業自身有檢測能力，可在內部實驗室進行檢測；否則選擇具有資質的第三方檢測機構，考察其檢測資質、設備先進性、人員專業水平等因素。

 

　　4.檢測結果分析

 

　　根據檢測結果評估供應商的產品是否符合要求，若不合格分析是個別現象還是普遍問題，是否可改進達到要求。

 

　　將檢測結果作為重要依據決定是否繼續考慮該供應商。

 

六、最終決策

 

　　1.綜合評估

 

　　采購部門組織參與篩選過程的人員召開會議，各人員分別匯報初步評估、實地考察、樣品檢測等情況。

 

　　根據各方面評估結果對供應商進行綜合評分（如初步評估30%、實地考察30%、樣品檢測40%）或排名。

 

　　2.選定供應商

 

　　根據綜合評估結果選擇最符合需求的供應商作為合作伙伴，可確定一家主要供應商和若干備用供應商。

 

　　與選定供應商進行合作洽談，簽訂合同明確采購食品的種類、規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。