一、二方審核與三方審核目的比較
二方審核的主要目的包括:
1、證實基礎設施和管理體系符合委托方合法性評價標準的要求;
2、是委托方選擇、評價、認可供應商的依據;
3、促進供應商改進質量、食品安全管理體系和社會道德規范的要求;
4、加強與供應商的溝通及相互間對質量等的共識。
第三方審核的目的主要包括:
1、得到符合標準的注冊;
2、減少重復審核和不必要的開支;
3、提高組織的信譽和市場競爭力;
4、促進組織質量管理目標的實現。
二、二方審核與三方審核標準及過程的相似點
零售商的二方審核與三方審核的標準存在以下相似點:
1、零售商審核標準中在文件審核部分對質量管理體系的要求基本沿用了ISO9001:2000質量管理體系標準的要求。
2、零售商審核標準中提出了對HACCP風險評估的控制要求,強調了對前提方案的應用和HACCP的七大原理,但與ISO22000:2005食品安全體系標準相比缺乏系統化的要求。
3、在前提方案的應用要求上,零售商審核標準提出了與ISO22000:2005食品安全體系標準的7.2條款“前提方案”基本一致的前提方案的要求。如,提出了“維護保養和設備的控制”、“水的安全控制”、“異物控制”、“食品接觸面的清潔和消毒”、“人員衛生和健康”、“蟲害控制”等要求。
另外,從審核過程看,零售商二方審核與三方審核的過程存在以下相似點:
1、審核實施都是一個抽樣的過程。不管是二方審核還是三方審核,由于審核可利用的資源和時間有限,審核發現不可避免地只能建立在對獲得信息的抽樣基礎上。這就導致了審核過程只能在某一時刻進行,不能跟蹤全過程;只能涉及體系的主要活動和過程,不可能遍及整個體系;只能調查到具有代表性的人和事,不可能審核體系所有環節。所以,不管是二方審核還是三方審核,審核結論均基于抽樣的發現。
2、審核過程基本是一致的。二方審核和三方審核都需要經歷審核策劃、審核準備、審核通知、審核實施、審核報告等五大過程。審核實施的三大要素也是完全一致的:首次會議—現場審核—末次會議。
三、零售商二方審核與三方審核標準及過程的不同點
1、標準的結構不同。如ISO9001:2000質量管理體系標準和ISO22000:2005食品安全管理體系要求均以PDCA循環為基礎描述了整個標準的架構,ISO9001:2000和ISO22000:2005都是體系的標準要求,包括體系總要求、管理職責、資源管理,(安全)產品的實現策劃到測量分析和改進。而零售商審核標準更多地強調現場審核、合法性質詢評估、文件審核三大部分,嚴格地講是一個審核技術規范,包括了具體的方法要求和審核的標準。所謂的現場審核是在現場審核所有的倉庫、生產線、實驗室和員工、設備,以確保產品的生產過程和管理是正確的。而文件審核是一個關于鑒定所制定的流程和文件的步驟,確保發現管理和實際操作的不同處,包括記錄的檢查。而所謂合法性質詢評估,是關于一個或者多個零售商所采購的商品從供應商過去的生產記錄中選擇一項(商品已上市)或者于工廠成品倉庫中(評估過程)單獨挑選的產品的詳細背景資料的追溯實驗,以確保所有產品的生產都合法。一般來說,制造工藝復雜的產品會被首選,以便更廣泛的質詢。
2、標準內容的差異。這種差異表現在兩個方面:一是零售商的審核標準從工廠產品的實現過程出發詳細羅列了從產品開發開始到原料及包裝材料直到檢驗/測試和分析非常具體的控制要求,尤其是對于產品符合性的把握更是強調了“技術規格書”的要求。另外,提出了一些非常具體的、有別于三方審核的標準要求,如要求企業必須進行至少一年一次追溯體系的定期測試、關鍵人員的代理人機制應有明確的文件等。二是零售商審核標準不僅考慮到了對產品質量和食品安全的控制,更涵蓋了對環境和道德規范的審核要求,對審核員的能力提出了更高的挑戰。
從審核過程看,存在以下不同點:
1、在審核策劃階段。第三方審核不可突破認證模式標準(如IS09001)的要求,并且審核范圍的確定以被審核方的申請范圍為準。相比之下,零售商的二方審核可以涉及被審核方與其合作的所有產品。第三方審核面臨的顧客是截然不同的,而二方審核的委托方(顧客)是零售商。由于第三方審核的顧客是被審核方,注定了審核的關注點不同,審核結論的作出方式也有所不同。二方審核的委托方要求與第三方審核的要求不同,委托方希望能查出所有的問題,以減少委托方選擇供應商的風險為最終目的。這種挑刺的角色使審核員如何與被審核方形成較好的溝通氣氛提出了嚴峻的挑戰。
2、在審核準備階段。筆者感受到作為二方審核的入門審核員所面臨的壓力。一是審核依據次序,第二方審核顯然與第三方存在明顯差異。二方審核的審核依據次序是:1、顧客合同;2、通用標準;3、行業法規;4、組織體系文件。第三方審核的次序則為:1、通用標準;2、行業法規;3、組織體系文件;4、顧客合同。可以發現,二方審核的審核依據更關注委托方與被審核方簽訂的技術規格書。委托方與被審核方達成的技術規格書作為商業合同的一部分是二方審核最優先的審核依據。這就要求審核員在監督審核時要對供應商提交的技術規格書進行追蹤審核。二是委托方零售商通知審核的時間通常非常緊迫,審核員往往在事前對被審核方的信息一無所知,這樣的挑戰是前所未有的。審核員必須主動積極地與被審核方迅速取得聯絡,在審核實施之前盡可能地做好與被審核方的溝通,盡可能地取得被審核方的質量和食品安全管理體系文件和其背景信息資料,惟有如此方能作好充分的審核準備。
3、在審核實施階段。二方審核存在有異于三方審核的三個突出之處。一是二方審核更注意對審核時間和進度的有效把握。二是審核抽樣數量的截然不同。三是對不符合性質的判斷的不一致。
眾所周知,在審核報告中不符合性質的分類上,第三方審核的審核發現只有在構成區域性失效、系統性失效和嚴重違法并會導致社會或顧客嚴重不滿意的客觀事實才會構成嚴重不符合。但零售商審核方案中將不符合分為了關鍵不符合、嚴重不符合和一般不符合三種類別。有三種情況會構成關鍵不符合:一是有清楚的證據或者直接觀察到的情況,發現摻雜的產品已進入市場流通領域;二是違法行為可能導致產品召回;三是產品摻雜或違法行為在工廠的控制體系中未被發現或未得到控制。按照該零售商的定義,有五種情形構成嚴重不符合:一是主要的體系都未執行,設計或執行情況較差;二是一個較差的體系,設計差或沒有按照標準來執行;三是多處標準缺失或未執行;四是在操作或記錄中發現多處或者重復的偏離;五是潛在的違反法律、食品安全或質量體系的行為被定義為高風險的行為,但是尚未發生實際的違法或違反行為。在實踐中,筆者在某面包廠成品倉庫的現場審核中發現其成品庫內放置有食品級的機械潤滑油,這樣的審核發現,因為未對食品安全構成實質性威脅,按照ISO22000:2005食品安全管理體系三方審核的觀點基本上會被判斷為操作性的一般不符合,但在此次審核中該零售商的技術經理告訴我們這是一個嚴重不符合,因為其符合嚴重不符合項的第五條判斷準則—是一種危及食品安全的高風險行為。因此,這一點應引起審核員的高度關注。至于一般不符合的判定與第三方審核是基本一致的,都指的是大部分執行情況都符合標準,但是在書面文件或實際表現中都存在一些矛盾和輕微的偏離。
4、在跟蹤驗證階段。零售商的二方審核不要求審核員對不符合項糾正措施的有效性進行跟蹤驗證。審核員僅需將不符合的情況反饋給被審核方及委托方即可,但要求審核員對不符合項提出糾正措施的建議并將建議提交給委托方。