1 關于外包過程范圍的確定不準確,認為外包過程主要應用于產品實現過程,其余過程均不屬于外包過程。
2 對外包過程的概念理解不準確,如認為送國家有資質的組織檢定測量設備或進行產品型式試驗等活動屬于國家法規要求,而不屬于外包過程。
3 對外包的控制理解不充分,認為外包過程只需按7.4采購控制進行即可。
上述觀點會影響審核員對組織質量管理體系策劃的充分性、適宜性和運行有效性的判斷,對審核活動的有效性產生不利影響,所以應該予以關注。
以下是筆者對上述幾方面問題的認識,以供探討:
1 關于外包過程的范圍:
GB/T19001-2008 4.1a)中規定: “組織應確定質量管理體系所需的過程及其在整個組織中的應用”
本條款所提到的“確定質量管理體系所需的過程”,也應該包括確定所需的外包過程。
GB/T19001-2008 4.1 注1中明確了:“上述質量管理體系所需的過程包括與管理活動、資源提供、產品實現以及測量、分析和改進有關的過程”
由此可知,組織所確定的外包過程,應考慮與管理活動、資源提供、產品實現以及測量、分析和改進有關的過程,所以組織可能的外包過程可以包括:基礎設施的維護保養外包、影響產品符合性的培訓外包或檢驗外包等等。
2 關于外包過程的概念:
GB/T19001-2008 4.1注2中明確規定:“外包過程是為了質量管理體系的需要,由組織選擇、并由外部方實施的過程” GB/T19001-2008 4.1注3中明確規定:“組織確保對外包過程的控制,并不免除其滿足所有顧客要求和法律法規要求的責任”
由此可知“外包過程”是組織利用外部資源實現組織內部管理需要的過程,雖然組織對某過程進行了外包,但組織仍然是該過程控制結果的責任者,也就是說,假如該過程失控導致產品不能滿足顧客要求或不能滿足適宜于該產品的法律法規要求時,組織應對此承擔責任。
我們據此對上述第二個問題進行分析:確保測量設備按照規定的周期實施檢定或校準,是組織質量管理體系所需的控制要求,組織將測量設備送具有相應資質的機構進行檢定,就是將此過程外包,組織應對測量設備控制結果有效性向顧客承擔責任,同理,委托外部機構對產品進行檢驗和試驗等活動也屬于外包過程。
3 關于外包過程控制的理解:
GB/T19001-2008標準4.1注3中明確:對外包過程控制的類型和程度可受諸如下列因素的影響:
a) 外包過程對組織提供滿足要求的產品的能力的潛在影響;
b) 對外包過程控制的分擔程度;
c) 通過應用7.4實現所需控制的能力。
對外包過程的控制應考慮通過7.4實現所需控制的能力,但不等于說對外包過程的控制只要按照7.4的要求就可實現。
如何實現外包控制也要考慮外包過程對組織提供滿足要求的產品的能力的潛在影響和對外包過程控制的分擔程度;
例如某組織將設計開發進行了外包,根據外包過程控制的分擔程度,組織認為對本公司設計外包過程的控制應該按照7.4和7.3標準的要求對其進行控制,具體控制活動包括:
1) 組織對設計單位的設計資質(適用時)和設計能力,以及設計業績進行評價,并選擇具備能力的單位進行設計(7.4.1);
2)組織對設計階段和適宜的控制要求進行策劃,形成開發計劃(7.3.1)
3)組織與設計單位簽定設計委托協議,明確設計任務,規定設計輸入、交付條件、設計成果驗收要求,履約責任等內容,必要時還可就設計人員資質和設計過程控制提出要求。(7.3.2/7.4.2)
4)組織參與外包單位設計輸出的評審、驗證和確認活動,并最終批準設計成果同時按照委托協議中規定的各項要求進行成果驗收。(7.3.3/7.3.4/7.3.5/7.3.6/7.4.3)
通過以上案例,我們認為,這種設計外包如果只按照7.3去控制或者只按照7.4去控制,都會影響組織質量管理體系的有效性,因此對設計外包按7.3和7.4同時進行控制是適宜的,也是有效的。
因此針對外包的控制要具體情況具體分析,以下是針對不同外包過程通常應考慮的控制要求的案例。
●設備維護外包,可考慮按6.3和7.4實現控制;
●培訓外包,可考慮按6.2和7.4實現控制
●測量設備檢定外包,可考慮按7.6和7.4實現控制
●檢驗外包,可考慮按8.2.4和7.4實現控制
●內部審核外包,可考慮按8.2.2和7.4實現控制。
●焊接過程外包,可考慮按7.5.2和7.4實現控制。
●運輸外包,可考慮按7.5.5和7.4實現控制。
●施工單位工程分包和勞務分包,可考慮按7.5.1、7.5.2(適用時)8.2.3和7.4實現控制。