一、 首次會議雙方人員的介紹

 

　　首次會議開始，一般審核組長應簡單介紹審核組的成員。

 

　　規范的介紹應是：×××，國家高級審核員、審核員、實習審核員或技術專家，此時被介紹的審核組成員應起立，向受審核方人員頷首致意。在介紹時不宜給審核員人員冠以原有的職務，如×××處長、局長、科長等，以免其原有的行政職務給審核雙方在心理上帶來影響。

 

　　另外，除技術專家外也不宜稱×××工程師，更不要輕易自稱×××老師。

 

　　當請受審核方介紹出席會議的相關人員時，所有的審核員都應全神貫注，認真、友好地注視被介紹的人員。為便于介紹，在就座時審核組人員應盡量面對受審核方人員；如果受審核方人員不得已坐在審核組背面時，介紹時亦應回頭注視被介紹對象。決不應該表現得漫不經心，甚至只顧埋頭看自己的文件或與其他審核員交頭接耳、竊竊私語。

 

　　二、 關于保密的承諾

 

　　首次會議上，審核組長應申明審核人員的保密守則、承諾保守受審核方的技術、管理、商業乃至本次審核的信息等秘密。但表述的方式應得當，不宜直接在會議上問對方“有沒有保密的信息、部門或區域？”甚至承諾“如果有我們可以不去審核”。

 

　　因為無論什么組織總有這樣那樣不愿意第二方知道的秘密，尤其是一些產品技術含量較高的企業，一般不愿意對外說自己的企業或產品沒有什么技術機密。所以，恰當的做法應是在承諾保密的前提下，對受審核方有不宜對第二方公開的秘密場所、過程、資料等，請陪同人員及時提醒審核員，如果審核員若認為不去涉及上述保密的內容不會影響對體系運行符合性和有效性的評價，審核員可以不去涉及；但是若必須對上述保密的內容實施抽樣核查方能驗證體系運行的符合性和有效性時，還要請受審核方給以配合和支持，但要承諾對看到的所有相關信息嚴格保密。

 

　　三、末次會議的召開

 

　　末次會議之前，一般審核組應與受審核方領導溝通，反饋審核的情況、確認發現的不符合項事實及審核結論，然后再召開審核末次會議。

 

　　無論是末次會議，還是之前的審核情況反饋溝通，均應由組長一人代表審核組向對方反饋和陳述。因此，在正式反饋前，審核組內部的認真、慎重、仔細的交流就非常的必要。

 

　　組長應在內部溝通中集思廣益、準確匯總和取舍各審核員審核活動中的全部審核發現，并確定代表審核組向受審核方正式反饋的結論性的意見。這種正式的反饋不宜由審核組成員分別陳述各自的意見，因為諸多因素使得各審核員在對標準的理解和應用上存在不同程度的差異，尤其是涉及到產品形成過程的具體技術、工藝等問題的個人意見難以把握，往往會因為個人對標準理解不一定準確，從而造成不好的影響。

 

　　因此，要確保審核末次會議的嚴肅性和鄭重性，應嚴格按照規定的流程進行，審核組的成員要自始至終參加末次會議，切忌審核員以各種理由缺席、早退。

 

　　再就是對受審核方體系運行的評價和審核結論的表述應實事求是，要與審核的發現相對應。如，有的審核組長習慣先對受審核方給以過多的褒獎溢美之詞，繼而又宣布了諸多的不符合項和觀察問題，前后很不協調，會使受審核方覺得審核組言不由衷，缺乏誠意。

 

　　另外，審核的結論還是按照規范表述：未發現不符合項，推薦認證通過；發現了不符合項，待其有效糾正后推薦認證通過。不提倡輕易越權宣布“通過了認證”。